← На главную

При переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 с предыдущих редакций с помощью стандартного переноса данных часто переносятся только сотрудники, числящиеся работающими на дату среза. Если на предприятии остался невыплаченный долг по заработной плате перед уволенными работниками, они не попадают в справочники автоматически, а документ Начальная задолженность по зарплате по умолчанию скрывает неработающий персонал. Разберем, как правильно отразить такую задолженность в программе, чтобы начальное сальдо совпало с бухгалтерским счетом 70, и как провести последующую выплату.

Выясним причину проблемы. При типовом переносе данных регистры кадровой истории по уволенным сотрудникам не заполняются, а в интерфейсе подбора документов по умолчанию включен фильтр, скрывающий уволенных. Кроме того, ситуация может осложняться тем, что подразделение, в котором числился работник, было расформировано еще в старой базе. Рассмотрим доступные и корректные варианты решения этой задачи.

Способ 1. Использование универсального документа «Перенос данных»

Проанализируем наиболее технически чистый способ, который позволяет внести остатки по взаиморасчетам без создания фиктивных кадровых документов (приемов и увольнений).

1. Создадим физическое лицо и элемент справочника Сотрудники для уволенного работника (кадровые приказы проводить не обязательно).
2. Перейдем в раздел Администрирование и откроем журнал документов Перенос данных.
3. Создадим новый документ с датой ввода начальных остатков (например, 31 декабря предшествующего года).
4. По кнопке Настройка состава регистров отметим необходимые регистры накопления:
   1. Взаиморасчеты с сотрудниками — формирует аналитическое «зарплатное» сальдо и данные расчетных листков;
   2. Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — обеспечивает совпадение взаиморасчетов со счетом 70;
   3. Зарплата к выплате — регистрирует сумму долга, чтобы программа увидела ее при автоматическом заполнении платежных ведомостей.
5. На соответствующих вкладках добавим строки с видом движения Приход, указав организацию, сотрудника, подразделение, период взаиморасчетов и сумму задолженности.

Способ 2. Ввод через документ «Начальная задолженность по зарплате»

Рассмотрим порядок действий при использовании штатного документа ввода начального сальдо:

1. Создадим уволенного сотрудника в справочнике Сотрудники.
2. Откроем документ Начальная задолженность по зарплате в разделе Выплаты или Главное.
3. В табличной части нажмем кнопку Подбор. В открывшейся форме выбора снимем флаг Скрывать неработающих сотрудников.
4. Выберем нужного сотрудника, укажем месяц образования долга, подразделение и сумму задолженности.
5. Проведем документ. При этом автоматически сформируются необходимые движения по регистрам взаиморасчетов.

Работа с расформированными подразделениями

Если подразделение, в котором работал уволенный сотрудник, было закрыто до переноса данных, создавать его задним числом с последующим удалением не требуется. Разберем правильный порядок учета:

1. В справочнике Подразделения создадим нужное подразделение с историческим наименованием.
2. В карточке подразделения установим флаг Подразделение расформировано и не используется после... и укажем дату его ликвидации.
3. В документах с датой ранее момента расформирования это подразделение будет доступно для выбора и отражения сальдо, а в текущей повседневной кадровой работе оно автоматически скроется из списков и не будет загромождать структуру компании.

Выплата задолженности и особенности учета НДФЛ

Разберем, как отразить факт выплаты долга уволенному сотруднику:

1. Сформируем ведомость на выплату (в банк, кассу или на счета) в разделе Выплаты.
2. В поле Выплачивать укажем Зарплата за месяц и выберем месяц образования задолженности.
3. В форме подбора ведомости обязательно отключим фильтр скрытия уволенных работников и добавим сотрудника. Сумма долга подтянется автоматически из регистра Зарплата к выплате.
4. Обратите внимание на налоговый учет: документы ввода начальной задолженности регистрируют только сумму к выплате. Если налог с данной задолженности не был удержан в старой базе или требует отражения в текущем налоговом периоде по правилам статьи 223 НК РФ, для фиксации налога используем документ Операция учета НДФЛ либо проверим корректность заполнения колонки НДФЛ непосредственно в ведомости.