← На главную

В процессе производственной или строительной деятельности за работниками часто закрепляются различные материальные ценности: инструменты, спецодежда, защитные приспособления и мелкий инвентарь. Разберем подробно, какими документами оформляется выдача ТМЦ сотрудникам, на каких счетах организуется контроль за их сохранностью и как отслеживать остатки в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

Особенности бухгалтерского учета малоценного инвентаря и спецодежды

Согласно действующим стандартам бухгалтерского учета (ФСБУ 5/2019), стоимость инструментов, спецодежды и инвентаря списывается на затраты производства или текущие расходы в момент их передачи в эксплуатацию. При этом сама физическая ценность не исчезает: организация обязана вести количественный контроль за материально ответственными лицами.

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 этот механизм реализован автоматически при помощи забалансовых счетов:

1. Счет МЦ.04 («Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации») — используется для количественного учета дрелей, перфораторов, измерительных приборов и прочего инвентаря в разрезе номенклатуры и сотрудников.
2. Счет МЦ.02 («Спецодежда в эксплуатации») — предназначен для контроля выданной спецодежды, обуви и средств индивидуальной защиты.

Передача инструмента и спецодежды сотруднику

Рассмотрим по шагам, как отразить выдачу материальных ценностей со склада конкретному работнику:

1. Перейдем в раздел «Склад» или «Производство» и откроем журнал документов Передача материалов в эксплуатацию (в более новых релизах доступен также документ Расход материалов с соответствующим видом операции).
2. Создадим новый документ, укажем организацию, склад списания и подразделение затрат.
3. На закладке «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (или «Спецодежда») добавим строки с выданными предметами.
4. В табличной части в обязательном порядке заполним поле «Физическое лицо» (выбрав сотрудника из справочника).
5. Укажем способ отражения расходов, количество и счет учета (например, 10.09 или 10.10).
6. Проведем документ. При проведении программа спишет балансовую стоимость инструмента со счета 10 на счета затрат (20, 25, 26, 44), и одновременно сформирует проводку по дебету забалансового счета МЦ.04 (или МЦ.02) с аналитикой по сотруднику.

Из документа можно распечатать регламентированные формы, подтверждающие факт передачи: требование-накладную М-11, ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7 или карточку учета МБ-2.

Перемещение инструмента между сотрудниками

Проанализируем ситуацию, когда инструмент передается от одного работника другому (например, от одного прораба или мастера к другому) без возврата на центральный склад:

1. Перейдем в раздел «Склад» — Перемещение товаров, материалов.
2. Выберем вид операции «Передача между сотрудниками».
3. В шапке документа укажем передающего сотрудника (отправителя), а в строках табличной части — принимающих сотрудников (получателей) и наименования позиций.
4. После проведения программа автоматически перенесет остатки по счету МЦ.04 с одного физлица на другое. Из документа доступна печать накладной ТОРГ-13.

Возврат и списание инструмента из эксплуатации

Если сотрудник увольняется, сдает исправный инструмент на склад или имущество полностью изнашивается, используются следующие документы:

1. Возврат на склад: Оформляется документом Возврат материалов из эксплуатации. В нем указывается сотрудник, склад оприходования и возвращаемые предметы. Проводка спишет остаток с кредита счета МЦ.04 и восстановит количество на балансовом счете 10.
2. Окончательное списание: Если инструмент сломан или пришел в негодность, оформим документ Списание материалов из эксплуатации (либо документ Списание товаров, материалов с операцией «Списание с сотрудника»). По кредиту забалансового счета МЦ.04 будет снят количественный остаток без формирования дополнительных финансовых проводок.

Контроль остатков и инвентаризация

Для того чтобы быстро проверить, какое имущество числится за конкретным человеком, сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

1. Откроем раздел «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
2. Укажем счет МЦ.04 (или МЦ.02) и нужный период.
3. В настройках отчета на вкладке «Группировка» включим аналитику: «Работники организаций» и «Номенклатура».
4. Сформируем отчет. В результате получим полный список сотрудников с перечнем находящихся у них инструментов и их количеством.

Для проведения плановой ревизии можно использовать документ Инвентаризация товаров: если оставить поле «Склад» незаполненным, а в поле «Ответственное лицо» выбрать работника, табличная часть заполнится забалансовыми остатками числящихся за ним инструментов.