Как в 1С:УПП учитывать ТМЦ в эксплуатации: списание стоимости и количественный учет на забалансе?

← На главную

В процессе работы многих предприятий возникает необходимость выдать сотрудникам или в подразделения материалы и инвентарь, стоимость которых требуется списать сразу при передаче в эксплуатацию, но при этом сохранить количественный контроль за их наличием до момента окончательного списания или возврата. Особенно актуален этот вопрос для малоценных активов, которые не соответствуют критериям основных средств, но при этом должны находиться в подотчете.

Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием (УПП), учитывая различия между разными видами товарно-материальных ценностей (ТМЦ), такими как спецоснастка (например, молоток) и расходные материалы (например, бензин для протирки).

Понимание основной задачи

Исходная проблема заключается в том, что необходимо списать стоимость ТМЦ сразу при передаче в эксплуатацию (например, на затратные счета), но при этом количество должно продолжать числиться за конкретным работником или подразделением. Это позволяет отслеживать наличие и ответственных лиц до фактического потребления или выбытия ТМЦ. Требование о забалансовом учете количества часто возникает для усиления контроля и обеспечения прозрачности.

Стандартный механизм 1С:УПП для ТМЦ в эксплуатации

В 1С:УПП для работы с материалами, передаваемыми в эксплуатацию, предусмотрен документ Передача материалов в эксплуатацию. Этот документ предназначен для инвентаря, хозяйственных принадлежностей, спецодежды и спецоснастки. Он позволяет гибко настроить порядок погашения стоимости:

Сразу при передаче в эксплуатацию: Вся стоимость списывается на указанный счет затрат при проведении документа.
Равномерно в течение срока использования: Стоимость списывается частями в течение заданного срока.
50% при передаче и 50% при списании: Двухэтапное списание стоимости.
0% при передаче (полностью при списании): Вся стоимость списывается только при окончательном выбытии ТМЦ.

Когда мы выбираем опцию Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию, стоимость ТМЦ списывается на указанные счета затрат (например, Дт 20.01, 25, 26, 44), а количество при этом продолжает числиться на счетах учета материалов в эксплуатации (например, 10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации" или 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности").

Дополнительно, для контроля за движением ТМЦ в эксплуатации, в УПП используется отдельный регистр накопления Материалы в эксплуатации. По данным этого регистра формируется отчет Ведомость по материалам в эксплуатации, который позволяет отслеживать количество и стоимость ТМЦ, находящихся на конкретных сотрудниках или в подразделениях.

Различие между "молотком" и "бензином для протирки"

Молоток, как правило, относится к инвентарю или спецоснастке. Для таких объектов механизм Передача материалов в эксплуатацию работает следующим образом:

Вы оформляете документ Передача материалов в эксплуатацию.
Указываете номенклатуру "Молоток", работника, подразделение.
В настройках использования выбираете Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию.
При проведении документа стоимость молотка списывается на счет затрат (например, Дт 26 Кт 10.09 или Дт 20.01 Кт 10.11).
Количество молотков при этом остается на счете 10.09 или 10.11 и отражается в регистре Материалы в эксплуатации.

Таким образом, для инвентаря и спецоснастки стандартный функционал УПП уже позволяет списать стоимость и сохранить количественный учет на балансовых счетах учета материалов в эксплуатации. Однако, это не "забаланс" в строгом бухгалтерском смысле (с использованием счетов типа 012).

Бензин для протирки или другие расходные материалы представляют собой другую категорию ТМЦ. Эти материалы потребляются, а не используются многократно как инвентарь. Стандартный механизм Передача материалов в эксплуатацию хотя и позволяет списать стоимость, оставляет количество на балансовых счетах 10.09/10.11, что может быть нелогично для расходника. Если мы попытаемся использовать счет 10.03 "Топливо", то при передаче (например, через Требование-накладная) спишется как стоимость, так и количество, что не удовлетворяет требованию количественного контроля в подотчете.

Возникает вопрос: как списать стоимость бензина (или подобного расходника), но при этом поместить его количество на забалансовый счет (например, 012), чтобы контролировать его до полного использования по акту?

Ограничения стандартного функционала и потребность в забалансовом учете

Документ Требование-накладная не подходит для нашей задачи, поскольку он предназначен для списания материалов в производство или на собственные нужды и списывает с баланса как стоимость, так и количество. Если же мы хотим контролировать количество выданных расходников на забалансе, то стандартный документ Передача материалов в эксплуатацию в УПП не всегда формирует проводки на забалансовые счета автоматически для всех типов ТМЦ.

Хотя 1С:УПП имеет забалансовые счета для спецодежды (МЦ.02), спецоснастки (МЦ.03) и инвентаря (МЦ.04), их автоматическое использование может требовать дополнительной настройки или доработки, особенно для произвольных ТМЦ, которые не являются классической спецодеждой/оснасткой. Более того, эти счета предназначены для случаев, когда стоимость ТМЦ списывается сразу (например, на счет 10.09/10.11), а затем эти же объекты продолжают учитываться на забалансе по количеству. Однако для "бензина для протирки" такая логика может быть неприменима, если мы хотим использовать *произвольный* забалансовый счет, не связанный со стандартными МЦ.

Решение 1: Использование управленческого учета через регистры накопления

Если цель состоит в управленческом контроле количества выданных ТМЦ за работниками, и не требуется строгое отражение на бухгалтерском забалансовом счете (например, 012), то мы можем полностью использовать стандартный функционал Передача материалов в эксплуатацию и регистр Материалы в эксплуатации.

Настроим номенклатуру: Убедимся, что вид номенклатуры "Бензин для протирки" (или другой расходник) имеет соответствующую настройку для учета в эксплуатации. Возможно, потребуется отнести его к виду "Инвентарь и хозяйственные принадлежности", если это допустимо в вашей учетной политике.
Оформим Передачу материалов в эксплуатацию: Выдаем ТМЦ работнику через этот документ, указывая подразделение и ответственное лицо.
Установим способ погашения стоимости: Выбираем Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию. В результате стоимость спишется на затраты (Дт 20.01, 26 и т.д. Кт 10.09/10.11), а количество останется на 10.09/10.11.
Контролируем с помощью отчета: Для отслеживания количества выданных ТМЦ будем использовать отчет Ведомость по материалам в эксплуатации. Этот отчет формируется по данным регистра накопления Материалы в эксплуатации и позволяет увидеть, какие ТМЦ и в каком количестве числятся за каждым сотрудником или подразделением.
Окончательное списание: Когда ТМЦ (например, бензин) фактически используются, на основании акта использования оформляем документ Списание материалов из эксплуатации. Этот документ спишет ТМЦ с балансовых счетов 10.09/10.11 и из регистра Материалы в эксплуатации.

Преимущества: Это стандартное решение, не требующее доработок. Недостатки: Количество ТМЦ числится на балансовых счетах 10.09/10.11, а не на произвольном забалансовом счете 012, что может не соответствовать строгим требованиям некоторых аудиторов или внутренним регламентам, требующим именно забалансовый учет.

Решение 2: Доработка документа "Передача материалов в эксплуатацию" для автоматического отражения на забалансе

Если требуется строгое отражение количества на произвольном забалансовом счете (например, 012), то наиболее эффективным и автоматизированным подходом будет доработка типового документа Передача материалов в эксплуатацию.

Этот подход позволяет сохранить автоматизацию и избежать ручных операций, при этом полностью удовлетворяя требованию о забалансовом учете.

Шаги по реализации доработки:

Определение забалансового счета:
- В плане счетов бухгалтерского учета необходимо убедиться, что есть подходящий забалансовый счет для учета таких ТМЦ. Если его нет, создайте новый, например, 012 "ТМЦ в подотчете".
- Важно: Утвердите использование этого счета и порядок учета на нем в вашей учетной политике. Для забалансовых счетов обычно достаточно количественного учета, но при необходимости можно добавить и суммовой (хотя для уже списанной стоимости это менее актуально).
- Настройте субконто для этого счета: как минимум, Номенклатура и Сотрудники (или Подразделения), чтобы отслеживать, кто взял ТМЦ.
Модификация документа Передача материалов в эксплуатацию:
- В конфигураторе необходимо открыть модуль объекта документа Передача материалов в эксплуатацию.
- Найдите процедуру проведения документа, которая формирует бухгалтерские проводки (обычно это происходит после формирования движений по регистрам).
- Добавьте логику, которая будет создавать дополнительную бухгалтерскую проводку по дебету забалансового счета 012 для количества переданных ТМЦ.
- Проводка должна выглядеть примерно так:
```
Дт 012.1 "ТМЦ в подотчете" (субконто: Номенклатура, Сотрудник) - количество (в штуках)
```
  (На забалансовых счетах нет корреспондирующего Кт счета, это односторонняя проводка).
- Необходимо учесть условия, при которых эта проводка должна формироваться. Например, можно ввести дополнительный реквизит в документ или в карточку номенклатуры (например, "Вести забалансовый учет по количеству"), чтобы активировать создание забалансовой проводки только для определенных ТМЦ.
Связанные документы для списания:
- Также потребуется доработать документ Списание материалов из эксплуатации (или создать отдельный документ для списания с забаланса).
- При списании ТМЦ из эксплуатации (например, по акту использования бензина), документ должен формировать обратную проводку по кредиту забалансового счета:
```
Кт 012.1 "ТМЦ в подотчете" (субконто: Номенклатура, Сотрудник) - количество (в штуках)
```
- Это обеспечит корректное выбытие количества ТМЦ с забалансового учета.

Преимущества: Полная автоматизация процесса, соответствие требованиям к забалансовому учету, высокая точность данных, прозрачный контроль за выданными ТМЦ. Это является наиболее полным решением для поставленной задачи.

Недостатки: Требует квалификации программиста 1С для доработки конфигурации. Любые доработки усложняют процесс обновления типовой конфигурации.

Решение 3: Ручное отражение на забалансе после "Передачи материалов в эксплуатацию"

Если доработка конфигурации по каким-либо причинам невозможна или нежелательна, можно использовать гибридный подход: списание стоимости через Передачу материалов в эксплуатацию и ручное создание забалансовых проводок.

Оформляем Передачу материалов в эксплуатацию: Как и в стандартном случае, передаем ТМЦ работнику, списывая стоимость на затраты. Количество при этом числится на 10.09/10.11 и в регистре Материалы в эксплуатации.
Создаем ручную операцию: Непосредственно после проведения документа Передача материалов в эксплуатацию создаем новый документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет).
Формируем забалансовую проводку: В этом документе вручную вносим проводку по дебету забалансового счета 012 "ТМЦ в подотчете" с указанием количества, номенклатуры и ответственного сотрудника.
Контролируем: Отслеживаем остатки на счете 012 с помощью стандартных бухгалтерских отчетов (например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету для 012).
Списание с забаланса: При окончательном использовании ТМЦ, помимо оформления Списания материалов из эксплуатации, необходимо создать еще одну ручную Операцию (бухгалтерский и налоговый учет) для проводки по кредиту счета 012 "ТМЦ в подотчете".

Преимущества: Не требует доработки конфигурации, может быть реализовано немедленно. Недостатки: Высокий риск ошибок из-за человеческого фактора, требует дополнительных временных затрат на каждую операцию, сложнее поддерживать актуальность и целостность данных, особенно при больших объемах.

Важные аспекты и рекомендации

Учетная политика: Критически важно прописать выбранный метод учета ТМЦ в вашей учетной политике. Это касается как использования счета 10.09/10.11 для количественного учета, так и введения собственного забалансового счета (например, 012) и порядка работы с ним. Четкие правила помогут избежать вопросов со стороны аудиторов и налоговых органов.
Природа ТМЦ: Всегда анализируйте природу ТМЦ. Для дорогостоящего инвентаря или спецоснастки (даже если стоимость списывается сразу) более уместным будет использование счетов 10.09/10.11 и регистра Материалы в эксплуатации. Для расходных материалов, которые быстро потребляются, но требуют строгого количественного контроля в подотчете до акта списания, забалансовый счет 012 становится более логичным.
Ответственность: Убедитесь, что система учета позволяет четко определить ответственное лицо за ТМЦ, находящиеся в эксплуатации или на забалансе. Субконто "Сотрудники" или "Подразделения" на соответствующих счетах (10.09, 10.11, 012) является обязательным.
Документооборот: Для окончательного списания ТМЦ с забалансового учета (и из регистра Материалы в эксплуатации) необходимо наличие подтверждающих документов, таких как акты на списание, акты выполненных работ, путевые листы (для ГСМ) и т.д.

Выбирая между предложенными решениями, оцените объем ТМЦ, требующих такого учета, сложность внутренних требований и бюджет на возможную доработку. Для большинства компаний, требующих строгого забалансового учета по количеству, доработка документа Передача материалов в эксплуатацию в 1С:УПП будет наиболее оптимальным и долгосрочным решением.