При ведении учета спецодежды, спецоснастки, инструмента и хозяйственного инвентаря бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом: каким типовым документом оформляется инвентаризация ТМЦ, находящихся у физических лиц (в эксплуатации)? Разберем архитектурные особенности конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 1.3», выясним, почему типового документа нет, и рассмотрим практические способы решения этой задачи.
Проанализируем структуру хранения данных по материалам, выданным сотрудникам. В типовой конфигурации учет спецодежды и инвентаря ведется в двух параллельных контурах:
МЦ.04 («Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации») либо на субсчетах счета 10.11 («Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»).Материалы в эксплуатации и Партии материалов в эксплуатации.Документ Инвентаризация незавершенного производства для этих целей не подходит, так как он предназначен исключительно для фиксации остатков прямых затрат по счетам 20/23 и производственным регистрам (НЗП и затраты), а не по переданному сотрудникам имуществу.
Типового документа «Инвентаризация материалов в эксплуатации» в 1С:УПП 1.3 разработчиками не предусмотрено. В типовой поставке блок рассчитан только на регистрацию жизненного цикла ТМЦ: выдачу, перемещение между физлицами, возврат на склад и списание по истечении срока полезного использования или износу.
Рассмотрим, как получить учетные данные для проведения ревизии у материально ответственных лиц:
Ведомость по материалам в эксплуатации с группировкой по физическим лицам, подразделениям и номенклатуре. Полученную ведомость можно распечатать в качестве бланка для фиксации фактического наличия комиссией.Материалы в эксплуатации и Партии материалов в эксплуатации в унифицированные печатные формы (например, приближенные к формам ИНВ-3 или ИНВ-8а) с пустой колонкой «Фактическое количество» для заполнения вручную.Если в процессе сверки учетных и фактических данных выявлены расхождения, отразим их с помощью стандартного набора документов 1С:УПП 1.3.
1. Отражение недостачи (порчи, утери):
Списание материалов из эксплуатации. В табличной части укажем сотрудника, номенклатуру, количество и обязательный реквизит — исходный документ партии (Передача материалов в эксплуатацию). Это спишет количество со счета МЦ.04 (или 10.11) и закроет регистры накопления.73.02), создадим документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет), так как типовой документ списания относит затраты на счета расходов предприятия.2. Отражение излишков:
Прямого документа для ввода излишка сразу на сотрудника в программе нет. Оформим операцию в два последовательных шага:
Оприходование товаров, указав склад и отразив внереализационный доход на счете 91.01.Передача материалов в эксплуатацию, передав оприходованный инвентарь или спецодежду со склада на соответствующее физическое лицо.3. Отражение пересортицы между сотрудниками:
Если обнаружено, что числящийся за одним сотрудником инвентарь фактически находится у другого, введем документ Перемещение материалов в эксплуатации. Он скорректирует ответственное лицо и подразделение в регистрах без необходимости оформления возврата на склад.
Критически важно: не корректируйте остатки по материалам в эксплуатации только ручными проводками через Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Ручная проводка изменит сальдо по счету МЦ.04, но не сделает движений по регистрам накопления Материалы в эксплуатации и Партии материалов в эксплуатации. В дальнейшем при плановом списании этих материалов система выдаст ошибку о нехватке остатков по партиям. Если ручная корректировка неизбежна, обязательно продублируйте движения в регистрах с помощью документа Корректировка записей регистров.