← На главную

При переходе с устаревшей конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на редакции 3.0 или 3.1 (а также Зарплата и кадры государственного учреждения) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда начисления по больничным листам и отпускам начинают рассчитываться некорректно. Например, средний заработок оказывается завышенным в полтора-два раза, либо слетают дни расчетного периода при повторном выборе сотрудника в документе. Разберем по шагам, почему возникает эта проблема, где хранятся исходные данные и как правильно скорректировать базу среднего заработка.

Выясним причину завышения сумм и сброса ручных правок

Проанализируем механику работы документов в редакции 3.x. Когда бухгалтер открывает документ Больничный лист или Отпуск, нажимает на зеленую кнопку с карандашом «Изменить данные» и вносит исправления в форму расшифровки среднего заработка, эти изменения сохраняются только внутри этого конкретного документа. Стоит перевыбрать сотрудника, изменить расчетный месяц или пересчитать документ, как форма заново обращается к учетным регистрам и перезаписывает введенные вручную числа исходными некорректными данными.

Почему же сами данные в регистрах оказываются завышенными? Выделим ключевые причины:

1. Задвоение записей при переносе. Если процедура загрузки из ЗУП 2.5 запускалась несколько раз без предварительной очистки документов Перенос данных, либо применялся устаревший «полный» вариант переноса вместо рекомендованного «краткого», строки с суммами доходов за прошлые месяцы дублируются.
2. Дублирование источников для расчета пособий. Данные могут одновременно считываться из служебных документов переноса и введенных параллельно документов Справка для расчета пособий (входящая).
3. Разбиение по источникам финансирования и подразделениям. В регистрах учета среднего заработка могут сформироваться отдельные строки за один и тот же месяц по разным статьям финансирования или подразделениям, что визуально удваивает базу.

Архитектура хранения среднего заработка в ЗУП редакции 3

В отличие от редакции 2.5, где расчет среднего мог анализировать начисления «на лету» по видам расчетов, в программах ЗУП и ЗКГУ редакции 3 расчетный механизм считывает данные строго из специализированных регистров накопления:

1. Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) — база для расчета больничных листов и пособий по уходу за ребенком.
2. Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — суммы начислений для отпусков, командировок и прочих оплат по среднему.
3. Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) — количество отработанных рабочих дней, часов и учтенных календарных дней расчетного периода.

При переносе данных эти регистры заполняются системными документами Перенос данных. Они имеют характерные префиксы в номерах:

1. ФСС — документы, содержащие базу для расчета пособий за счет средств ФСС.
2. ЗП_СЗ — документы с суммами начислений для общего среднего заработка (отпускные).
3. ЗП_СЗРВ — документы с данными об отработанном времени для расчета общего среднего заработка.

Если требуется исправить базу окончательно, чтобы она не сбрасывалась в последующих документах, корректировки необходимо вносить непосредственно в эти служебные документы переноса, а не в форму калькулятора среднего заработка внутри самого начисления.

Где брать правильные данные в ЗУП 2.5 для расчета отпусков?

Рассмотрим частую ошибку пользователей: попытку взять данные об отработанных днях для отпуска из расчетных листков или табеля учета рабочего времени. Делать этого нельзя, так как табель и расчетный листок показывают фактически отработанные рабочие дни и часы по графику сотрудника. Для отпуска же законодательно требуются календарные дни расчетного периода (29.3 дня при полностью отработанном месяце, либо расчетная пропорция отработанных календарных дней к общему числу дней месяца, умноженная на 29.3, если месяц отработан не полностью).

Посмотрим, где получить верные значения в исходной базе ЗУП 2.5:

1. Расчетные календарные дни: можно сформировать в ЗУП 2.5 тестовый документ Начисление отпуска сотрудникам организаций и открыть его печатную форму «Расчет среднего заработка». В таблице печатной формы выводятся точно рассчитанные дни расчетного периода с учетом всех отклонений (больничных, отпусков за свой счет и командировок). На системном уровне эти данные фиксируются в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций (ресурсы Оплачено дней/часов, Отработано дней/часов и периоды действия начислений).
2. Суммы начислений для отпуска: фиксируются в регистрах расчета Основные начисления сотрудников организаций и Дополнительные начисления сотрудников организаций. В базу среднего попадают только те виды расчетов, у которых в плане видов расчетов включено соответствующее правило. Для сверки в ЗУП 2.5 подходит отчет Анализ начислений работникам организаций.
3. Суммы базы для больничных: облагаемая база для ФСС в ЗУП 2.5 хранится в регистре накопления Страховые взносы сведения о доходах, а сверить ее по сотрудникам удобно через отчет Анализ начисленных налогов и взносов (раздел ФСС).

Обратим внимание на разницу в логике формирования расчетных листков между программами. В ЗУП 2.5 расчетный листок может ориентироваться на дату выплаты (например, зарплата за октябрь, выплаченная в ноябре, отражается с учетом даты выплаты ноябрьского документа). В ЗУП редакции 3 расчетный листок строится строго по периоду регистрации начислений, поэтому сверять базу среднего заработка по расчетным листкам разных версий некорректно — показатели будут не совпадать в 95% случаев.

Рекомендованный порядок действий при переносе

Разберем по шагам правильную стратегию исправления ситуации, если после переноса расчеты расходятся:

1. Переходите сразу на актуальную редакцию 3.1. Редакция 3.0 давно снята с поддержки, поэтому выгрузку и загрузку следует производить исключительно в базы актуальной ветки 3.1.
2. Очистите неудачные результаты переноса. Если перенос уже завершен с ошибками и дублями, не тратьте время на правку 24 документов вручную по каждому сотруднику. Откройте список документов Перенос данных, пометьте на удаление и окончательно удалите все загруженные служебные документы с префиксами ФСС, ЗП_СЗ и ЗП_СЗРВ.
3. Используйте рекомендованный «краткий» перенос. Выполняйте перенос расчетных остатков и кадровой истории на дату среза (рекомендованный вариант), избегая тяжелого переноса расчетных документов за прошлые годы.
4. Ввод базы больничных в пользовательском режиме. Если требуется ввести правильные данные по больничным для конкретных людей без вмешательства в регистры, оформите типовой документ Справка для расчета пособий (входящая), указав в качестве страхователя вашу собственную организацию.