При работе в группе компаний часто возникает ситуация, когда одна организация (например, головная или владелец ИТ-инфраструктуры) приобретает программный продукт, а пользуются им несколько юридических лиц. В этом случае возникает закономерный вопрос: как распределить расходы на ИТС, обновления, консультации и доработки программного комплекса так, чтобы это не вызвало претензий со стороны налоговых органов (ФНС) и соответствовало лицензионной политике правообладателя.
Рассмотрим подробнее правовые и налоговые аспекты этой проблемы, а также разберем по шагам наиболее жизнеспособные схемы взаимодействия между организациями.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения лицензирования. Согласно правилам правообладателя, если несколько юридических лиц работают в рамках одной локальной сети (в одной или нескольких информационных базах), им достаточно иметь одну основную поставку («коробку») и один действующий договор информационно-технологического сопровождения (ИТС), оформленный на одно из этих лиц. С точки зрения «1С» это не является нарушением, так как лицензируется не юридическое лицо, а рабочие места в локальной сети.
Однако, как мы увидим далее, это создает налоговую коллизию: расходы по ДоговорыКонтрагентов (в данном случае с обслуживающим франчайзи) ложатся только на одну компанию, в то время как другие получают экономическую выгоду безвозмездно, что является риском для обеих сторон.
Выясним причину, по которой простое «оплатил один за всех» не работает в налоговом учете. Согласно Налоговому кодексу РФ, любые расходы должны быть экономически обоснованы и направлены на извлечение прибыли конкретным налогоплательщиком. Если ООО «Рога и копыта» оплачивает доработку отчета, который использует исключительно ООО «Пупкин и компания», налоговая инспекция может исключить эти затраты из базы по налогу на прибыль ООО «Рога и копыта».
Более того, для второй компании (ООО «Пупкин и компания») безвозмездное использование ПО и услуг по его поддержке может быть квалифицировано как получение внереализационного дохода. Налоговики вправе доначислить налог на прибыль исходя из рыночной стоимости аренды аналогичного ПО и услуг.
Проанализируем самый простой способ — разделение платежей по их экономическому смыслу. Если с обновлением конфигурации (ИТС) все сложно (так как договор ИТС привязан к регистрационному номеру основной поставки), то консультации и программные доработки можно разделить юридически.
Разберем, как это оформить:
Важно: В этом случае Номенклатура в закрывающих документах должна четко указывать на то, что услуги оказаны именно этому заказчику и связаны с его деятельностью.
Рассмотрим более фундаментальный подход, который решает вопрос законности использования программы вторым юридическим лицом. ООО «Рога и копыта» как правообладатель (на основании лицензионного договора с «1С») может передать часть своих прав по сублицензионному договору.
Посмотрим на алгоритм действий:
В бухгалтерском учете это отражается через СтатьиЗатрат, связанные с программным обеспечением. Это дает второй компании полное законное основание списывать расходы на 1С в уменьшение налоговой базы.
Разберем ситуацию, когда одна компания выступает в роли «оператора» ИТ-услуг для группы. ООО «Рога и копыта» закупает все услуги у внешнего подрядчика, а затем перевыставляет их ООО «Пупкин и компания» как «услуги по обработке информации» или «предоставление доступа к базе данных».
Проанализируем риски этого варианта:
Чтобы налоговая не признала это схемой по искусственному завышению расходов, необходимо, чтобы цена «перевыставления» была рыночной. Также желательно, чтобы ООО «Рога и копыта» имело в штате хотя бы одного специалиста (например, системного администратора), который якобы курирует этот процесс, или имело соответствующие коды ОКВЭД.
В актах следует использовать формулировки типа:
Предоставление удаленного доступа к информационной системе «1С:Предприятие» для ведения бухгалтерского учета за период [Месяц].
Если мы хотим, чтобы все было максимально прозрачно, можно использовать агентский договор. ООО «Пупкин и компания» (Принципал) поручает ООО «Рога и копыта» (Агент) заказать и оплатить от своего имени, но за счет Принципала услуги по обслуживанию 1С.
Рассмотрим шаги реализации:
Независимо от выбранного варианта, обратите внимание на следующие моменты:
1С:Фреш или другие облачные сервисы. Там каждое юридическое лицо оплачивает свои подписки отдельно, что автоматически снимает все вопросы разделения затрат.Таким образом, мы выяснили, что наиболее безопасным с точки зрения налогов является сочетание сублицензионного договора (для обоснования права пользования) и прямых договоров на конкретные доработки. Это позволяет четко идентифицировать, какая компания получила выгоду от конкретных услуг программиста или консультанта.