← На главную

Разберем частую ситуацию, с которой сталкиваются обслуживающие специалисты и системные администраторы. В рамках одной локальной вычислительной сети (ЛВС) работают несколько юридических лиц. Программа 1С и договор на информационно-технологическое сопровождение (ИТС) оформлены только на одну главную организацию. Остальные юридические лица также ведут учет в базах 1С, используя эту инфраструктуру. Вы, как исполнитель, должны провести обновление баз всех компаний. Возникает резонный вопрос: как правильно и безопасно документально оформить эти работы, чтобы не нарушить лицензионные требования 1С и не подставить заказчиков под налоговые риски?

Проанализируем эту ситуацию со всех сторон: от позиции вендора до отношения проверяющих органов, и рассмотрим рабочие схемы легального решения проблемы.

Позиция правообладателя: можно ли использовать одну поставку в сети?

Посмотрим на правила лицензирования фирмы 1С. Правообладатель официально допускает использование одной основной поставки программного продукта несколькими юридическими лицами, если они работают в рамках единой локальной сети и по факту принадлежат к одной структуре (организации, холдингу).

В рамках стандартного лицензионного соглашения вы не имеете права предоставлять доступ к базам "третьим лицам" (за исключением аудиторов, налоговых органов или передачи копии для резервного хранения с обязательным уведомлением о нераспространении). Таким образом, с технической и лицензионной точки зрения, если базы разных юрлиц холдинга физически находятся в одной ЛВС, обновление этих баз с использованием подписки ИТС, оформленной на компанию-владельца лицензии, является допустимым. Вы, как специалист-обновлятор, при прямом доступе к ЛВС клиента ничего не нарушаете.

Налоговые и правовые риски (ФНС и ОЭБиПК)

Несмотря на лояльность правообладателя к структурам в единой ЛВС, основные проблемы возникают в плоскости бухгалтерского и налогового учета. Выясним причину.

С точки зрения Гражданского кодекса РФ, законным владельцем экземпляра программы является только та фирма, на которую он официально зарегистрирован. Если у юридического лица "Б" нет на балансе программы 1С, то у него не может быть и затрат на ее обновление и обслуживание.

Если вы выставите компании "Б" акт с текстом "Обновление информационной базы 1С" или "Услуги по договору ИТС", возникнет коллизия:

1. Риски по налогу на прибыль: Налоговая служба (ФНС) не признает такие расходы обоснованными, так как программы у компании нет.
2. Риск доначислений: ФНС может расценить работу компании "Б" в программе компании "А" как безвозмездное получение имущественной выгоды. За бесплатное использование инструмента для ведения бизнеса могут доначислить налоги.
3. Проверки правоохранительных органов: Любая передача прав пользования без специального разрешения (даже в пределах одной сети) может трактоваться полицией как нарушение ГК РФ, так как стандартное лицензионное соглашение запрещает сдачу программы в аренду или прокат.

Рабочие варианты документального оформления работ

Рассмотрим подробнее несколько практических схем, которые позволяют легализовать процесс оказания услуг и закрытия документов.

Способ 1. Оказание услуг через компанию-владельца (Перевыставление услуг)

Это самый юридически чистый путь в рамках стандартной лицензии. Все действия с применением 1С оформляются на компанию-владельца основной поставки.

1. Вы, как Исполнитель, заключаете договор обслуживания с компанией "А" (владельцем 1С).
2. Все акты (за обновление баз, настройку, консультации) выставляются на компанию "А". Компания "А" легально принимает эти расходы, так как у нее есть ПО и подписка ИТС.
3. Компания "А" заключает с остальными юридическими лицами сети договор на ведение бухгалтерского учета или аутсорсинг учетных функций.
4. В конце месяца компания "А" выставляет остальным юрлицам счета за свои услуги, куда негласно закладывает и компенсирует расходы на ваше обслуживание. При этом сама 1С в актах между юрлицами холдинга никак не фигурирует.

Способ 2. Обобщенные формулировки в актах

Если заказчик настаивает, чтобы счета выставлялись на разные юридические лица (например, у владельца лицензии УСН, а другой компании нужен НДС к зачету), специалисты прибегают к туманным формулировкам.

В актах выполненных работ вместо упоминания 1С пишут:

• «Информационные услуги для ведения бухгалтерского учета»;
• «Консультационные услуги»;
• «Абонентское обслуживание вычислительной техники»;
• «Настройка программного обеспечения».

Важно: При таком подходе у клиента болит голова о том, как обосновать эти услуги перед налоговой. Вы свою работу выполнили, но заказчик берет налоговые риски на себя.

Способ 3. Официальный договор «Аренда ПО»

Если компания-владелец фактически выступает провайдером услуг для своих "дочек" и хочет сдавать им в аренду рабочие места с установленной 1С (сдавать помещения вместе с компьютерами и софтом), стандартная лицензия это запрещает. Однако можно обратиться к правообладателю и заключить специализированный договор «Аренда ПО». Это легализует передачу доступа другим юрлицам и позволяет официально перевыставлять им счета за использование софта, снимая вопросы у ФНС.

Способ 4. Лицензии для филиалов и облачные сервисы

Для минимизации любых рисков можно рассмотреть два альтернативных пути:

1. Лицензии для дочерних обществ и филиалов. Для корпоративных систем (например, ERP или Комплексная автоматизация) 1С продает специальные именные лицензии, которые стоят значительно дешевле основной поставки. Они приобретаются именно для того, чтобы юридически легализовать базы новых ИНН вокруг главной лицензии центрального офиса.
2. Переход в облако (SaaS). Перенос баз в официальные облачные сервисы (например, 1С:Фреш). В облачных тарифах, как правило, допускается ведение учета любого количества организаций в рамках оплаченных сеансов. Отпадает нужда обосновывать услуги по обновлению конкретной базы — клиент просто оплачивает доступ к сервису.

Важный нюанс: ИТС и привязка сервисов к ИНН

Завершая разбор ситуации, обратим внимание на использование сервисов 1С. Подписка ИТС привязывается к регистрационному номеру основной поставки. И если техническое обновление платформы и конфигураций в рамках ЛВС работает для всех баз, то полезные сервисы (1С-ЭДО, 1С-Отчетность, автозаполнение реквизитов контрагентов) жестко привязываются к ИНН организации.

Активировать эти сервисы по умолчанию для юридического лица без лицензии не получится. Заказчику потребуется либо докупать отдельные пакеты расширений для каждого дополнительного ИНН, либо проходить сложную бюрократическую процедуру согласования с фирмой 1С через письма, доказывая, что все компании работают в единой ЛВС и относятся к одному предприятию.