← На главную

При подготовке регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или получающие только необлагаемые пособия за счет ФСС, отражаются в первых разделах отчета, но полностью отсутствуют в Разделе 3 («Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»).

Проанализируем нормативные требования, выясним техническую причину такого поведения программы и рассмотрим по шагам, как исправить заполнение отчета.

Нормативные требования к заполнению Раздела 3

Согласно порядку заполнения формы РСВ, утвержденному ФНС, в Раздел 3 должны включаться все застрахованные лица, в пользу которых в отчетном периоде действовали трудовые договоры или договоры ГПХ. Это правило распространяется на следующие категории сотрудников:

1. Работники в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 и до 3 лет).
2. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам.
3. Работники, находившиеся весь квартал в отпуске без сохранения заработной платы (за свой счет).
4. Сотрудники, временно не получавшие начислений, но числящиеся в штате организации.

Если в Разделе 1 указано общее количество застрахованных лиц, а в Разделе 3 количество справок меньше (отсутствуют сотрудники с нулевыми базами или необлагаемыми пособиями), отчет не пройдет проверку контрольных соотношений ФНС и будет отклонен налоговым органом.

Причины ошибки при автозаполнении в 1С

Выясним причину, по которой программа может пропускать таких сотрудников при автозаполнении отчета:

1. Логика запроса заполнения отчета в ранних релизах. Алгоритм заполнения Раздела 3 производил выборку физических лиц из регистра накопления УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов (или СтраховыеВзносыСведенияОДоходах) с жестким условием наличия базы для начисления страховых взносов. Если у сотрудника была сумма пособия, полностью освобожденная от взносов, либо база была нулевой, он отсекался условием запроса.
2. Неверная настройка вида расчета (начисления). Если начисление (например, пособие) настроено со статусом страховых взносов Не является объектом обложения страховыми взносами, документ начисления вообще не создает записей в регистрах учета взносов. Для правильного учета выплата должна относиться к категории Пособия по обязательному социальному страхованию... или Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами согласно ст. 422 НК РФ.
3. Отсутствие расчетных документов при непрерывном отсутствии. Если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет и начисления в расчетном периоде отсутствуют вовсе, документ Начисление страховых взносов по ней не формирует записей, и срез кадровых данных не подтягивался в отчет.

Способы решения проблемы

Разберем подробнее варианты исправления ситуации в зависимости от используемой конфигурации и версии релиза.

Способ 1. Обновление конфигурации

В типовых конфигурациях 1С разработчики исправили ошибку выборки данных для Раздела 3. В актуальных релизах алгоритм опирается не только на наличие облагаемой базы в регистрах накопления, но и на кадровые данные о действующих трудовых договорах застрахованных лиц за отчетный период. Поэтому в первую очередь рекомендуется обновить конфигурацию 1С до актуального релиза.

Способ 2. Проверка настроек начислений и видов доходов

Проанализируем настройки видов расчетов, по которым сотрудникам начисляются пособия:

1. Перейдем в план видов расчета Основные начисления организации.
2. Откроем используемое начисление (пособие) и проверим закладку «Взносы» (или «Налоги»).
3. Убедимся, что в поле «Страховые взносы» выбран статус Государственные пособия обязательного социального страхования, выплачиваемые за счет ФСС или Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий....
4. Пересчитаем и проведем документ Начисление страховых взносов за месяцы отчетного периода, чтобы движения корректно зафиксировались в регистре накопления УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов.

Способ 3. Регистрация данных корректирующим документом

Если обновление конфигурации временно невозможно, а сотрудника необходимо включить в регистры учета взносов, применим специализированный документ:

1. Создадим документ Учет доходов для исчисления страховых взносов (в некоторых версиях — Операция учета взносов).
2. Укажем организацию, отчетный месяц и выберем сотрудника.
3. На закладке «Сведения о доходах» внесем строку с необлагаемой суммой пособия или нулевой строкой с указанием соответствующего вида дохода.
4. Проведем документ и перезаполним регламентированный отчет «Расчет по страховым взносам».

Способ 4. Ручное добавление сведений в Раздел 3 отчета

В ситуации, когда отчет необходимо сдать срочно, добавим сотрудника непосредственно в Раздел 3 регламентированного отчета:

1. Откроем сформированный отчет РСВ и перейдем в Раздел 3.
2. Нажмем кнопку «Добавить» для создания новой страницы (справки) на сотрудника.
3. В подразделе 3.1 заполним персональные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН, данные документа, удостоверяющего личность, а также установим признак застрахованного лица (значение 1 в системе ОПС, ОМС, ОСС).
4. В подразделе 3.2 укажем код категории застрахованного лица (например, НР) с суммами выплат за соответствующие месяцы либо оставим строки сумм пустыми, если начислений не было вовсе (в соответствии с правилами заполнения текущей редакции формы).
5. Выполним проверку контрольных соотношений по кнопке «Проверить».