← На главную
В бухгалтерской практике часто возникает ситуация, когда сотрудник приносит больничный лист за прошлый период (например, за декабрь) уже в текущем месяце (в январе). При проведении такого документа программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом сторнирует ранее начисленный оклад за декабрь и рассчитывает страховые взносы с отрицательными значениями. Разберем по шагам, как эти перерасчеты должны отражаться в регламентированной отчетности и по каким правилам программа распределяет суммовые показатели.
Суть проблемы: возникновение отрицательных сумм
Когда документ временной нетрудоспособности вводится в январе с месяцем начисления «Январь», но перекрывает дни декабря, программа автоматически делает сторнирование декабрьских начислений. При последующем расчете страховых взносов формируются строки перерасчета, где в качестве месяца расчетного периода указывается «Декабрь», а суммы базы и взносов имеют отрицательное значение.
Возникает вопрос: должны ли эти отрицательные результаты попадать в годовой отчет за прошлый год (РСВ-1 / Расчет по страховым взносам) или они подлежат отражению в 1 квартале текущего года?
Требования законодательства и контрольные соотношения
Проанализируем основные нормативные требования к заполнению персонифицированных сведений и расчета по взносам:
- Запрет на отрицательные показатели: В соответствии с контрольными соотношениями контролирующих органов персонифицированная отчетность (в частности, сведения по застрахованным лицам) не может содержать отрицательные суммы базы для исчисления страховых взносов и отрицательные суммы исчисленных взносов.
- Правило перекрытия дохода в текущем периоде: Если у сотрудника в текущем отчетном периоде (в 1 квартале) есть достаточный положительный доход, превышающий сторнируемую сумму, сторно уменьшает базу текущего периода. В таком случае отрицательные суммы не показываются отдельно, а уменьшают итоговые начисления 1 квартала.
- Необходимость подачи корректировки: Если у сотрудника в 1 квартале отсутствуют начисления или текущего дохода недостаточно для перекрытия отрицательной суммы сторно (например, работник уволился), отразить минус в текущей отчетности невозможно. В этой ситуации законодательно требуется подавать уточненную (корректирующую) отчетность за прошлый период.
Алгоритмы работы программ 1С при перерасчетах
Выясним, как программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом обрабатывает перерасчеты прошлого периода:
- Автоматическое смещение периода: Программа анализирует наличие текущего положительного дохода сотрудника. Если положительная база текущего месяца перекрывает сторно, то результат сторнирования выплат и взносов относится к отчетности текущего периода (1 квартала), а месяц расчетного периода для страховых взносов устанавливается как текущий месяц (январь).
- Правило заполнения Разделов отчетности: В исходные формы персонифицированных сведений отчета за текущий период попадают суммы, у которых совпадают месяцы получения дохода и начисления, а также исправления текущего периода, зарегистрированные в нем. Сторно прошлого года, учтенное в текущем периоде, уменьшает показатели выплат с начала года.
- Разделение учета НДФЛ и страховых взносов: Обратите внимание, что учет НДФЛ и страховых взносов отличается. Для НДФЛ сторнированный оклад за декабрь строго относится к дате первоначального дохода (декабрю). Для страховых взносов допускается перенос сторно в текущий период при наличии покрытия.
Регулирование сумм через документ «Перерасчет страховых взносов»
Если автоматический расчет сформировал некорректное распределение периодов или в отчетность попадает отрицательная база, используем специализированный документ Перерасчет страховых взносов.
Рассмотрим порядок действий для ручной или автоматической корректировки сведений:
- Откроем журнал документов расчетных документов и создадим документ
Перерасчет страховых взносов.
- Перейдем на закладку учета доходов и взносов.
- Если необходимо перенести сторно декабря в текущий период, укажем строку с отрицательной суммой по декабрю и компенсирующую строку с месяцем расчетного периода «Январь» (либо отразим результат суммарно в январе, если база положительна).
- Выполним автоматический перерасчет взносов по кнопке расчета.
Правила отражения сумм самого больничного листа
Рассмотрим, как сам больничный лист за январь должен попадать в отчетность по страховым взносам:
- Пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя (первые 3 дня) относится к выплатам, не подлежащим обложению страховыми взносами. Оно отражается в отчете за 1 квартал в общей сумме выплат и одновременно в строке необлагаемых сумм.
- Пособие, выплачиваемое за счет средств Социального фонда (ФСС), не включается в базу для исчисления страховых взносов работодателя.
Таким образом, при суммировании всех данных за 1 квартал начисления сотрудника должны оставаться положительными. При соблюдении этого условия сторно декабрьского оклада корректно уменьшит базу 1 квартала 2017 года без необходимости подачи уточненного расчета за 2016 год.