Хотя программа 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) изначально не предназначена для полноценного бухгалтерского и кадрового учета заработной платы, она позволяет отражать факт выплаты зарплаты и связанные с этим расходы. Более того, при грамотной настройке мы можем вести некоторый управленческий учет взаиморасчетов с сотрудниками. Давайте вместе разберем различные подходы к решению этой задачи.
Прежде всего, важно понимать, что 1С:Управление торговлей 11 ориентирована на торговые и управленческие операции, а не на расчет заработной платы, кадровый или полноценный бухгалтерский учет. Для этих целей существуют специализированные конфигурации, такие как 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия Предприятия (БП). Если вашей организации требуется детальный учет начислений, удержаний, налогов, формирование расчетных листков и ведомостей, то наилучшим решением будет использование одной из этих специализированных систем, возможно, в интеграции с УТ 11.
Однако, если задача сводится лишь к отражению факта выплаты наличных денежных средств из кассы как расхода на оплату труда и, возможно, к ведению базовых взаиморасчетов по сотрудникам для управленческих целей, то УТ 11 может быть адаптирована. Давайте рассмотрим несколько вариантов, которые помогут нам в этом.
Этот вариант является наиболее простым и подходит для небольших фирм, где не требуется подробный учет задолженности или переплат по каждому сотруднику непосредственно в УТ 11. Он фокусируется исключительно на фиксации факта расхода денежных средств.
Используем документ «Расходный кассовый ордер» (РКО): Переходим в раздел Казначейство → Касса → Расходные кассовые ордера. Создаем новый документ РКО.
Выбираем вид операции «Прочие расходы»: В поле Вид операции мы устанавливаем значение Прочие расходы. Этот вид операции позволяет нам отразить любые неторговые расходы из кассы.
Создаем статью расходов «Заработная плата»: Для того чтобы четко классифицировать этот расход, необходимо создать новую Статью расходов. Мы можем назвать ее, например, «Заработная плата». В настройках этой статьи мы можем указать Тип расходов как Прочие операционные и внереализационные расходы.
Для создания статьи расходов переходим в раздел Финансовый результат и контроллинг → Настройки и справочники → Статьи расходов.
Заполняем статью движения денежных средств (ДДС): Обязательно выбираем соответствующую Статью ДДС, например, «Выдача заработной платы». Если такой статьи нет, мы создаем ее в справочнике Статьи движения денежных средств (Казначейство → Настройки и справочники → Статьи движения денежных средств), указывая ее Вид движения как Оплата труда или Прочие выплаты.
Указываем сотрудника в основании платежа: В поле Основание платежа документа РКО мы рекомендуем вручную вписать имя сотрудника, которому выдается заработная плата. Например, «З/П Продавец Петров А.А.». Это позволит нам легко идентифицировать получателя при просмотре списка РКО.
Отражение в отчетах: При таком подходе общая сумма расходов на заработную плату будет видна в отчетах по доходам и расходам предприятия (Финансовый результат и контроллинг → Отчеты по финансовому результату → Доходы и расходы предприятия). Если нам нужна детализация по суммам и датам выплат конкретным сотрудникам, мы можем сформировать список всех РКО за месяц, отсортировать его по полю Основание платежа и распечатать. Это очень удобно для небольшого числа сотрудников.
Важный нюанс (из сообщения 32): Если вы где-то еще ведете начисление зарплаты (например, в Excel или другой программе), а затем используете РКО с видом операции Прочие расходы для выплаты, существует риск двойного отражения расхода. Расход будет отражен один раз документом начисления и второй раз – документом выплаты. Кроме того, РКО с видом операции Прочие расходы по умолчанию обычно относит все расходы на статью баланса «Расходы текущего периода». Это может привести к искажению данных, если нам требуется более точное отражение в бухгалтерском балансе.
Этот вариант является более продвинутым и позволяет не только отражать расходы, но и вести управленческий учет задолженности или переплат по каждому сотруднику непосредственно в УТ 11. Он использует функционал, который появился в более поздних версиях УТ 11 и предназначен для более корректного отражения таких операций.
Начисление заработной платы:
Для отражения начисления заработной платы мы используем документ Отражение прочих доходов и расходов. Найдем его в разделе Финансовый результат и контроллинг → Доходы и расходы, финансовый результат → Отражение прочих доходов и расходов. Нажимаем Создать → Регистрация расходов.
На вкладке «Основное»: Заполняем Организацию, Валюту. В поле Комментарий можно указать, каким сотрудникам регистрируется заработная плата в данном документе.
На вкладке «Расходы»:
Создаем новую «Статью расходов»: Мы должны создать новую Статью расходов, например, «Заработная плата». При ее создании указываем Тип расходов как Прочие операционные и внереализационные расходы. Для Распределения выбираем, например, На финансовый результат, способ Пропорционально расходам.
Устанавливаем «Тип аналитики расходов»: Критически важно установить Тип аналитики расходов как Физическое лицо. Это позволит нам детализировать расходы по каждому конкретному сотруднику. Также рекомендуем включить опцию Контролировать заполнение аналитики для обеспечения полноты информации в отчетах.
Выбираем «Кор. статью активов и пассивов»: Здесь мы можем выбрать существующую статью Расходы текущего периода. Однако для более точного управленческого учета взаиморасчетов с персоналом, мы можем создать специальную Кор. статью активов и пассивов, например, «Оплата труда», также с Типом аналитики Физическое лицо и с проверкой заполнения аналитики. Эта статья будет выступать в качестве корреспондирующего счета для учета задолженности по заработной плате.
Заполняем аналитику и сумму: В строке расхода выбираем созданную Статью расходов, заполняем Аналитику расходов (выбираем сотрудника из справочника Физические лица, например, Петров Александр) и указываем Сумму расхода.
Для нескольких сотрудников: Если начисление производится для нескольких сотрудников, мы добавляем дополнительные строки в документ, указывая ту же Статью расходов, но выбирая другого сотрудника и соответствующую сумму.
Проводим документ. Движения, созданные этим документом, будут отражать начисление задолженности перед сотрудниками по оплате труда и регистрировать соответствующий расход.
Выплата заработной платы из кассы:
После начисления мы оформляем фактическую выдачу денег. Для этого используем Расходные кассовые ордера.
Создаем РКО: Переходим в раздел Казначейство → Касса → Расходные кассовые ордера и создаем новый документ.
Выбираем вид операции «Выплата заработной платы работнику»: Это специализированный вид операции, появившийся в более поздних версиях УТ 11, который позволяет корректно связать выплату с предварительным начислением. Если такой опции нет, то в вашей версии УТ 11 она может быть не активирована, либо потребуется обновление, либо придется использовать другие варианты.
Если в константах системы есть опция Использовать начисление зарплаты, попробуйте снять с нее галочку, а затем в РКО выбрать Выплата заработной платы работнику. Это может помочь корректно отразить данные в балансе по оплате труда.
Заполняем поля РКО:
Указываем Кассу, из которой производится выплата.
Выбираем соответствующую Статью ДДС, например, «Выплата заработной платы» (создаем, если нет).
Заполняем Сумму выплаты.
Выбираем Сотрудника (из справочника Физические лица), которому производится выплата.
При необходимости, указываем Номер и дату ведомости на выплату зарплаты, а также Комментарий. Для контроля документов оплаты используйте анализ заявок на расходование денежных средств по выплате зарплаты.
Для нескольких сотрудников: Создаем отдельный РКО для каждого сотрудника. Либо, если используется расширенный функционал (или внешний модуль), можно сначала сформировать документ Ведомость в кассу (который детализирует суммы по каждому сотруднику), а затем на его основании создать РКО с видом операции Выплата по ведомости через кассу, который проведется одной общей суммой, но с привязкой к ведомости.
Движения документа: Этот документ сторнирует ранее начисленную задолженность по «прочим активам и пассивам» (то есть уменьшает обязательство по начислению) и списывает денежные средства из кассы.
Учет взаиморасчетов и отчетность:
Для контроля задолженности по заработной плате или переплат по каждому сотруднику (пофамильно) мы можем использовать отчет Оборотно-сальдовая ведомость по активам и пассивам. Найдем его в разделе Казначейство → Отчеты по фин результату → Все отчеты. Формируем отчет, выбирая в качестве аналитики Физическое лицо, и смотрим сальдо по статье, которую мы использовали для учета задолженности (например, «Оплата труда»). Это позволит нам увидеть, кому мы остались должны или кому переплатили.
Такой подход обеспечивает корректное отражение как расходов, так и взаиморасчетов, приближая управленческий учет зарплаты в УТ 11 к тому, как это делается в специализированных системах.
Этот обходной путь является рабочим, хоть и не соответствует прямому назначению УТ 11 для расчетов с персоналом. Он позволяет видеть сальдо по сотрудникам, используя стандартные механизмы взаиморасчетов с поставщиками.
Создание сотрудника-контрагента: Для каждого сотрудника, которому будет выплачиваться зарплата таким способом, необходимо создать отдельного Партнера (и Контрагента на его основе) с Типом отношений «Поставщик». Это будет наш «виртуальный поставщик».
Отражение начисления (как закупка услуг): Для начисления заработной платы мы будем использовать документ Приобретение услуг и прочих активов. Найдем его в разделе Закупки → Документы закупки (все). В этом документе мы указываем созданного сотрудника-поставщика, сумму начисления и Статью расходов «Заработная плата». Поле Направление деятельности также необходимо заполнить. Этот документ будет формировать задолженность перед нашим «поставщиком».
В сообщении 37 пользователи высказывают пожелание о доработке этого документа, чтобы можно было одним документом проводить начисление для нескольких «виртуальных партнеров» (сотрудников) через табличную часть, что упростило бы массовые начисления.
Выплата (как оплата поставщику): Для выплаты заработной платы используем Расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции Оплата поставщику. В нем мы указываем нашего сотрудника-поставщика и сумму выплаты. Статью ДДС выбираем «Выплата заработной платы».
Учет взаиморасчетов: Сальдо по таким взаиморасчетам можно будет увидеть в стандартных отчетах по взаиморасчетам с поставщиками (Закупки → Отчеты по закупкам → Взаиморасчеты с поставщиками). Это позволяет отслеживать долги перед сотрудниками.
Этот метод может быть использован для некоторого упрощенного учета, но требует дополнительных действий и не отражает напрямую зарплату как расход без последующего авансового отчета.
Используем документ «Расходный кассовый ордер» (РКО): Создаем новый РКО.
Выбираем вид операции «Выдача денег подотчетнику»: В поле Вид операции устанавливаем значение Выдача денег подотчетнику.
Выбираем сотрудника: В качестве подотчетного лица мы выбираем сотрудника из справочника Физические лица.
Заполняем Статью ДДС: Выбираем соответствующую Статью ДДС, например, «Выдача средств подотчетнику». Если такой статьи нет, создаем ее.
Последующие действия: Для того чтобы эти деньги стали расходом на заработную плату, сотруднику потребуется предоставить Авансовый отчет, в котором он отчитается о расходовании выданных средств на цели, связанные с выплатой заработной платы (что не является стандартным сценарием использования авансового отчета для этих целей).
Этот вариант менее предпочтителен для прямого учета заработной платы, так как он больше подходит для учета денежных средств, выданных на хозяйственные нужды, и требует дополнительных усилий по «закрытию» аванса.
Независимо от выбранного нами метода, ключевым моментом является возможность отслеживать, кому и сколько мы выплатили, остались ли мы должны или, наоборот, переплатили. Для этого важно при настройке статей расходов и активов/пассивов включать аналитику по Физическим лицам. Как мы уже выяснили:
Для простых расходов: Мы можем распечатывать список Расходных кассовых ордеров за период, сортируя его по полю Основание платежа, где мы вручную указывали имя сотрудника. Это позволяет быстро получить детализацию выплат.
Для начислений и выплат с взаиморасчетами (Вариант 2): Мы используем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по активам и пассивам (Казначейство → Отчеты по финансовому результату → Все отчеты). Важно формировать этот отчет с отбором по той Кор. статье активов и пассивов (например, «Оплата труда») и Аналитике (Физическое лицо), которые мы использовали при начислении и выплате. Этот отчет покажет нам текущее сальдо по каждому сотруднику.
Для учета через контрагента-поставщика (Вариант 3): Мы используем стандартные отчеты по взаиморасчетам с поставщиками (Закупки → Отчеты по закупкам → Взаиморасчеты с поставщиками). Они покажут нам сальдо по каждому сотруднику, зарегистрированному как поставщик.
Если представленных стандартных механизмов УТ 11 оказывается недостаточно для ваших потребностей в учете заработной платы, существуют внешние модули и "готовые решения", разработанные для 1С:Управление торговлей 11, которые значительно расширяют ее возможности. Такие модули позволяют:
Вести полноценный учет начислений (по окладу, мотивации, сдельной выработке, выполнению показателей) и удержаний.
Регистрировать отработанное время с помощью документов, таких как Ежедневный отчет или Учет отклонений (для отпусков, больничных, прогулов).
Автоматически рассчитывать налоги и взносы.
Формировать платежные ведомости и расчетные листки.
Выбирать момент отражения расходов в управленческом учете: при начислении или при выплате.
Использование таких модулей или интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) является наиболее полным и корректным решением для организаций, которым требуется детализированный и соответствующий законодательству учет труда и заработной платы.
При организации выплаты заработной платы мы должны учитывать не только внутренние правила учета, но и действующее законодательство. Например, в Российской Федерации для временно проживающих и временно пребывающих иностранных сотрудников (за исключением постоянно проживающих), выплата заработной платы должна производиться через расчетный счет, а не через кассу. Всегда консультируйтесь с квалифицированным бухгалтером или юристом, чтобы убедиться, что выбранный вами метод соответствует всем применимым нормам.
Таким образом, для базового отражения выплат и расходов на зарплату в УТ 11 мы можем использовать документ Отражение прочих доходов и расходов для начисления и РКО с видом операции Выплата заработной платы работнику или Выплата по ведомости через кассу для выдачи денег. Для более полного и детализированного учета, включая расчеты, табелирование и отслеживание взаиморасчетов, мы рекомендуем использовать специализированные внешние модули для УТ 11 или интегрировать ее с 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).