Почему больничный лист не попадает в отчет 4-ФСС и как исправить заполнение

При подготовке регламентированной отчетности по страховым взносам бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией: сотрудник находился на больничном либо получал государственные пособия, но начисленные суммы упорно не попадают в таблицу 1 отчета 4-ФСС (в строку 1 «Суммы выплат и иных вознаграждений» и строку 2 «Суммы, не подлежащие обложению»). При этом в регистре накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов записи присутствуют, а при вызове расшифровки ячейки программа показывает правильные суммы с учетом выплат по временной нетрудоспособности. Разберем детально, почему возникает подобная ошибка алгоритма заполнения и какими способами ее можно исправить в программах 1С.

Анализ причин расхождения данных в отчете и расшифровке

Для понимания корня проблемы проанализируем ситуацию, которая чаще всего приводит к сбою. Предположим, в декабре сотруднику была начислена заработная плата за полный месяц. В январе выясняется, что работник болел в конце декабря, и бухгалтер регистрирует входящий листок нетрудоспособности. В результате проведения расчетного документа возникают следующие движения:

1. Начисляется пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя и ФСС со знаком «плюс».
2. Сторнируется оплата по окладу за неотработанные дни декабря со знаком «минус».
3. Облагаемая база по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ) за декабрь уменьшается.

Если в январе и последующих месяцах сотрудник продолжает болеть и у него нет положительных облагаемых начислений (оклада, премий, надбавок), результирующая облагаемая база по физическому лицу становится отрицательной либо равной нулю. Рассмотрим техническую причину расхождения между расшифровкой и основной ячейкой отчета:

1. Алгоритм расшифровки ячейки: формирует прямой запрос к записям регистра накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов с отбором по виду дохода (например, «Государственные пособия обязательного социального страхования, выплачиваемые за счет ФСС»). Он выводит абсолютно все зарегистрированные строки, не анализируя общую облагаемую базу сотрудника за период.
2. Алгоритм автоматического заполнения таблицы 1: регламентированный отчет оперирует сгруппированными выборками по физическим лицам. Если за расчетный месяц у сотрудника облагаемая база отрицательна или отсутствует положительный доход, покрывающий сторно, типовой алгоритм платформы 1С считает базу некорректной и полностью исключает физическое лицо из выборки отчета. В итоге отсекаются не только облагаемые начисления, но и полностью необлагаемые выплаты (строка 2 таблицы 1).

Разработчики фирмы 1С подтверждают, что такое поведение системы является штатным: формат выгрузки и контрольные соотношения фонда не допускают отрицательных значений базы в строке 3 в разрезе месяцев. В то же время невозможность автоматического пересчета взносов по травматизму при отсутствии текущей облагаемой базы зарегистрирована как системная ошибка с кодом 30019977.

Способ 1. Ручная корректировка строк отчета

Самый быстрый и официально рекомендованный разработчиками способ в ситуации, когда период закрыт и пересчитывать прошлый год нельзя — ручное внесение данных непосредственно в форму расчета 4-ФСС. Выполним следующие действия:

1. Откроем регламентированный отчет 4-ФСС за требуемый отчетный период.
2. Нажмем кнопку Заполнить для автоматического сбора данных по остальным сотрудникам.
3. В командной панели формы отключим автоматический расчет ячеек (кнопка настройки или отключения авторасчета), чтобы программа не перетирала ручные правки.
4. Перейдем в Таблицу 1. В строке 1 (выплаты в пользу физлиц) и строке 2 (не подлежащие обложению суммы) вручную прибавим сумму больничного листа и государственных пособий к значениям соответствующих месяцев.
5. Проверим строку 3 (база для начисления взносов). Поскольку сумма больничного листа одновременно увеличивает строку 1 и вычитается в строке 2, результирующая база останется неизменной и не уйдет в минус.
6. Проверим контрольные соотношения отчета по соответствующей кнопке на панели управления и сохраним документ.

Важно: Обратите внимание на нарастающий итог. Так как ручные правки вносятся только в экранную форму отчета и не меняют движения регистров, при заполнении отчетов за последующие периоды расчетного года (полугодие, 9 месяцев, год) суммы пособий за прошлые кварталы не подтянутся автоматически. Их потребуется прибавлять вручную в графу «Всего с начала расчетного периода» во всех последующих отчетах текущего года.

Способ 2. Перенос сторнирования в период возникновения ошибки

С точки зрения методологии учета и требований контролирующих органов, сторнирование зарплаты за декабрь при отсутствии январских доходов должно уменьшать базу того периода, в котором был излишне начислен доход. Разберем алгоритм исправления:

1. Откроем документ начисления зарплаты за прошлый период (декабрь) или воспользуемся механизмом исправления документа.
2. Уменьшим начисленную сумму за декабрь на величину дней болезни.
3. Пересчитаем страховые взносы за декабрь с помощью документа Начисление страховых взносов.
4. В текущем периоде (январе) начислим больничный лист. В результате в январе будет присутствовать только положительная сумма пособия без отрицательного сторно оклада.
5. Сформируем и подадим в фонд уточненный расчет 4-ФСС (или ЕРСВ) за прошлый год с уменьшенной базой.
6. Заполним отчет 4-ФСС за первый квартал текущего года. Поскольку отрицательное сальдо по сотруднику устранено, алгоритм заполнит строки 1 и 2 в автоматическом режиме без ручных корректировок.

Способ 3. Выравнивание базы документом «Расчеты по страховым взносам»

Если в базе данных зависли непересчитанные копейки или отрицательные остатки по взносам на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ, используем специализированный корректирующий документ:

1. Перейдем в раздел интерфейса по учету налогов и взносов и откроем журнал документов Расчеты по страховым взносам.
2. Создадим новый документ с видом операции Начисление взносов.
3. Укажем организацию, месяц расчетного периода и выберем проблемного сотрудника.
4. На вкладках документа вручную зафиксируем корректировку облагаемой базы и исчисленную сумму взносов по травматизму.
5. Проведем документ и проверим движения по регистрам Учет доходов для исчисления страховых взносов и Страховые взносы исчисленные.

Способ 4. Доработка алгоритма во внешнем регламентированном отчете

В организациях с большим штатом сотрудников постоянный ручной контроль показателей нарастающего итога может приводить к ошибкам. Для автоматизации процесса программист может вынести регламентированный отчет во внешнюю форму:

1. Выгрузим модуль регламентированного отчета 4-ФСС через режим «Конфигуратор» либо сохраним схему как внешний отчет.
2. Найдем в модуле отчета процедуру сбора данных для заполнения Таблицы 1 (запрос к виртуальным таблицам регистров страховых взносов).
3. Скорректируем условие соединения выборки по физическим лицам: снимем ограничение, исключающее сотрудников с нулевой или отрицательной базой, если по ним есть обороты по необлагаемым начислениям (пособиям).
4. Подключим полученный файл через справочник Регламентированные отчеты (раздел Дополнительные внешние формы отчетов).
5. Заполним форму. Программа автоматически заполнит строки 1 и 2 таблицы 1 на основании записей регистров, корректно сформировав контрольные соотношения и файл выгрузки.