Ситуация, когда данные в налоговой отчетности по форме 6-НДФЛ не совпадают с данными привычного отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам», является одной из самых распространенных и трудоемких для бухгалтера. Особенно остро эта проблема проявляется при проведении перерасчетов, таких как отзыв из отпуска. Рассмотрим детально, почему возникают такие расхождения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, и как правильно провести сверку данных.
Для того чтобы разобраться в причинах расхождений, в первую очередь нам необходимо понять, по каким правилам программа собирает данные в каждый из отчетов. Проанализируем два принципиально разных подхода:
Когда происходит отзыв из отпуска, программа сторнирует (уменьшает) ранее начисленный доход. Поскольку этот доход (отпускные) был привязан к конкретной дате выплаты, сторно «откатывается» в налоговом учете именно к той дате, когда были выплачены первоначальные отпускные. В результате сумма в строке 020 уменьшается в том периоде, к которому относилась выплата, в то время как в анализе зарплаты мы видим это изменение в текущем месяце.
Разберем по шагам, что происходит в программе при отзыве сотрудника из отпуска и как это влияет на 6-НДФЛ:
Шаг 1: Первичное начисление. Сотруднику начислили и выплатили отпускные, например, в феврале. В 6-НДФЛ за 1 квартал эта сумма попала в строку 020 по дате выплаты в феврале.
Шаг 2: Отзыв и перерасчет. В марте сотрудника отозвали из отпуска. В программе создается документ-исправление Отпуск. На вкладке «Пересчет прошлого периода» появляются отрицательные суммы (сторно). Эти суммы программа автоматически относит к дате получения дохода первоначальных отпускных.
Шаг 3: Формирование отчетности. В отчете «Анализ зарплаты» за март мы увидим начисленную зарплату минус сторно отпускных. В форме 6-НДФЛ в строке 020 сумма будет рассчитана как: (Все доходы за квартал) минус (Сумма сторнированных отпускных). Если дата сторно и дата выплаты попали в разные отчетные периоды, возникнет расхождение между квартальными итогами в разных отчетах.
Для поиска «потерянных» сумм и проверки корректности заполнения 6-НДФЛ мы рекомендуем использовать не общие зарплатные отчеты, а специализированные инструменты налогового учета. Проанализируем основные из них:
В программе «1С:ЗУП» предусмотрен мощный механизм расшифровки каждой ячейки отчета. Выделите сумму в строке 020 и нажмите кнопку «Расшифровать». Программа откроет детальный список, где будет видно:
Отпуск или Начисление зарплаты и взносов);Сверьте этот список с вашими расчетами по «проблемным» сотрудникам. Именно здесь вы увидите отрицательные суммы сторно, которые уменьшают общую базу дохода.
Перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и выберем отчет Проверка раздела 1 формы 6-НДФЛ. Этот отчет сгруппирован по датам получения дохода и кодам НДФЛ. Сравните данные этого отчета с «Анализом зарплаты», развернув последний до сотрудников и документов-оснований. Разница обнаружится в строках, где документ Отпуск сторнирует начисления прошлых периодов.
Для детального анализа по конкретному сотруднику, который был отозван из отпуска, сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ. Проанализируйте раздел «1. Расчет налога на доходы физического лица». Обратите внимание на колонку «Дата получения дохода». Вы увидите, что сторно отпуска уменьшило доход именно по той дате, когда отпускные были выплачены изначально.
Если вы обнаружили, что суммы расходятся из-за некорректного отражения перерасчетов, рассмотрим следующие действия:
Проверьте даты выплаты в документах. В 1С:ЗУП 3.1 в каждом документе начисления (Отпуск, Больничный лист, Материальная помощь) есть поле «Дата выплаты». Именно эта дата определяет, в какой месяц налогового периода и в какую строку 6-НДФЛ попадет доход. Если в документе-исправлении (отзыве) указана некорректная предполагаемая дата выплаты, это может привести к «перекосу» данных.
Ситуация с отрицательным доходом. Если сумма сторно отпускных в текущем месяце оказалась больше, чем начисленная зарплата, у сотрудника за этот месяц может возникнуть отрицательный доход. По правилам заполнения налоговой отчетности, строка 020 не может быть отрицательной. В этом случае программа может «перебросить» этот минус на будущие периоды или потребовать ручной корректировки, если положительного дохода не хватит для перекрытия минуса внутри одного налогового периода.
Перепроведение документов. Иногда расхождения возникают из-за нарушения последовательности проведения документов. Если вы меняли первичный отпуск после того, как был создан документ отзыва, рекомендуется последовательно перепровести всю цепочку документов по сотруднику и перезаполнить форму 6-НДФЛ.
Помните, что 6-НДФЛ — это налоговый регистр, и он не обязан совпадать с анализом зарплаты до копейки, если в периоде были перерасчеты прошлых периодов или выплаты, переходящие между месяцами. Главное — обеспечить соответствие данных в 6-НДФЛ фактически произведенным выплатам и удержаниям, подтвержденным банковскими или кассовыми документами.