← На главную

В практике бухгалтера нередко возникает ситуация, когда сотруднику уже начислили и выплатили отпускные, но по производственной необходимости или по личным обстоятельствам работник решает не уходить в отпуск и продолжает трудиться. Если это происходит в рамках одного отчетного периода (месяца), стандартный механизм «Сторнирование» в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 не подходит, так как он предназначен для исправления ошибок прошлых периодов. В этой статье мы разберем, как корректно «откатить» отпуск, не нарушив логику учета и взаиморасчетов.

Анализ проблемы: почему нельзя просто нажать «Сторно»

Проанализируем техническую сторону вопроса. Документ Сторнирование в ЗУП 2.5 создает записи в регистрах расчета, которые перекрывают начисления предыдущих периодов. Если же мы находимся в мае и пытаемся отменить майский же отпуск, программа может выдать ошибку или создать некорректные записи, дублирующие текущий период. Наша задача — сделать так, чтобы за рабочие дни сотруднику начислился полноценный оклад, а выплаченные отпускные были учтены как аванс.

Шаг 1. Отмена проведения первичного документа

Рассмотрим порядок действий. Первым делом необходимо отменить проведение документа Начисление отпуска сотрудникам организаций. Это действие удалит записи из регистров расчета, и программа «забудет», что сотруднику полагались отпускные дни.

Важный нюанс: при этом документ Зарплата к выплате организаций и сопутствующие ему платежные документы (Расходный кассовый ордер или Выписка из банка) трогать не нужно. Рассмотрим, почему это важно:

1. Выплата уже фактически произошла, деньги выданы или перечислены на карту.
2. Если мы распроведем выплату, у нас возникнет «красное» сальдо в кассе или банке.
3. Программа ЗУП 2.5 в документе Зарплата к выплате хранит связь с документом-основанием (отпуском). Даже если само начисление отменено, запись о выплате в регистрах накопления (например, Взаиморасчеты с сотрудниками организаций) останется.

Шаг 2. Корректировка взаиморасчетов и начисление зарплаты

Разберем, как программа поведет себя при окончательном расчете за месяц. Когда мы создадим документ Начисление зарплаты сотрудникам, система увидит, что вытеснение оклада отпуском исчезло. Следовательно, оклад будет начислен в полном объеме за все рабочие дни месяца.

Посмотрим на примере:

• Сотруднику выплатили 10 000 рублей отпускных.
• В конце месяца ему начислен оклад 30 000 рублей.
• Также был выплачен аванс в середине месяца — 5 000 рублей.

Когда вы создадите финальный документ Зарплата к выплате с видом «Зарплата», программа автоматически проанализирует регистр взаиморасчетов. Она увидит общую сумму начисления (30 000) и все произведенные выплаты (10 000 отпускных + 5 000 аванса). В итоге к выплате «на руки» будет предложена сумма 15 000 рублей (за вычетом НДФЛ). Таким образом, выплаченные ранее отпускные автоматически трансформируются в межрасчетную выплату (аванс).

Шаг 3. Сложности с НДФЛ и кодами доходов

Выясним причину возможных проблем с налоговой отчетностью. Это самый тонкий момент в данной схеме. У отпускных код дохода — 2012, а у зарплаты — 2000. Кроме того, дата фактического получения дохода для них определяется по-разному:

• Для отпуска — это дата выплаты денег.
• Для зарплаты — последний день месяца, за который она начислена.

Если мы просто отменим начисление отпуска, в регистрах НДФЛ может возникнуть перекос. Сумма выплаты будет числиться под кодом 2012, хотя фактически это уже оплата труда. Проанализируем ситуацию: в отчете 6-НДФЛ эта сумма может попасть в блок с датой выплаты отпускных, что технически неверно для зарплаты.

Рекомендация: Чтобы избежать претензий со стороны налоговой, после отмены отпуска и начисления полной зарплаты, стоит зайти в документ Зарплата к выплате, которым платили отпускные, и попробовать перевыбрать вид выплаты или очистить ссылку на документ-основание. Если это невозможно сделать «красиво», опытные бухгалтеры используют документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, чтобы перебросить суммы налога и дохода на правильный код и дату.

Шаг 4. Документальное оформление

С точки зрения трудового законодательства, удержание выплаченных отпускных из будущей зарплаты без согласия сотрудника — процедура рискованная. Чтобы обезопасить организацию, необходимо получить от сотрудника заявление следующего содержания:

«В связи с отменой моего отпуска в период с... по..., прошу считать выплаченную мне сумму отпускных в размере... авансом в счет заработной платы за май.»

На основании этого заявления вы имеете полное право зачесть выплату при итоговом расчете месяца.

Резюме действий в 1С:ЗУП 2.5:

1. Находим документ Начисление отпуска и отменяем его проведение (правой кнопкой мыши — «Отмена проведения»).
2. Документы выплаты (ведомость, РКО, выписка) оставляем проведенными.
3. В конце месяца заполняем документ Начисление зарплаты — проверяем, что оклад рассчитан за полный месяц.
4. При создании итоговой ведомости на выплату зарплаты убеждаемся, что сумма отпускных вычлась из суммы «к выдаче».
5. Проверяем расчетный листок: в нем не должно быть вида расчета «Отпуск», но в разделе выплат должна фигурировать сумма, выданная ранее в межрасчетный период.

Рассмотренный метод является наиболее оптимальным для текущего периода, так как он не загромождает учет лишними записями сторнирования и позволяет корректно сформировать сальдо по сотруднику на конец месяца.