Как произвести начисление уволенному сотруднику, который не отображается в ЗУП 3.1 после переноса данных

При переходе с устаревших версий (например, ЗУП 2.5) или других систем на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники, уволенные до даты начала эксплуатации новой базы, «исчезают». Это создает сложности, когда возникает необходимость сделать доначисление, выплатить премию или материальную помощь бывшему коллеге. Разберем детально, почему это происходит и какими способами можно «вернуть» человека в программу для оформления документов.

Причина отсутствия сотрудников: особенности «краткого» переноса

Для начала проанализируем техническую сторону вопроса. В ЗУП 3.1 существует два основных способа переноса данных: «полный» и «рекомендованный» (краткий). При рекомендованном переносе программа переносит только те данные, которые необходимы для дальнейшего расчета: остатки по взаиморасчетам, данные для расчета среднего заработка и НДФЛ за текущий год.

Сотрудники, уволенные задолго до даты переноса, обычно не попадают в справочник Сотрудники, так как система считает их неактуальными для текущего учета. Однако их данные (ФИО, ИНН, СНИЛС) сохраняются в справочнике Физические лица, так как они необходимы для исторической отчетности.

Способ 1. Настройка фильтров в справочнике Сотрудники

Прежде чем приступать к сложным манипуляциям, проверим самые простые настройки интерфейса. Иногда сотрудники перенесены, но скрыты настройками списка. Рассмотрим, как их отобразить:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники.
2. В нижней части формы или в меню «Настройки» найдем флажок Скрывать сотрудников, по которым работа завершена.
3. Снимем этот флажок.
4. Если сотрудник был перенесен в базу, он появится в списке, выделенный зачеркнутым шрифтом.

Если после снятия галочки нужный человек так и не появился, значит, объект Сотрудник действительно не был создан при переносе.

Способ 2. Использование функционала «Выплата бывшим сотрудникам»

Это наиболее корректный метод с точки зрения методологии ЗУП 3.1, если вам нужно начислить выплату, не связанную с выполнением трудовых обязанностей в текущем периоде (например, сохраняемый заработок на период трудоустройства или материальная помощь). Разберем шаги:

1. Зайдем в меню Настройка — Расчет зарплаты.
2. Проверим наличие галочки Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. Если она не установлена — включим её.
3. Теперь в разделе Выплаты появится документ Выплаты бывшим сотрудникам.
4. При создании документа мы выбираем человека не из справочника Сотрудники, а напрямую из справочника Физические лица. Поскольку данные всех физлиц при переносе сохраняются, вы легко найдете нужного человека.

Этот способ позволяет избежать создания лишних кадровых документов и не «засоряет» штат фиктивными приемами на работу.

Способ 3. Создание карточки сотрудника на основании Физического лица

Если вам необходимо сделать именно зарплатное начисление (например, доначислить премию за прошлый период), которое требует наличия сотрудника в ведомостях, выполним следующие действия:

1. Перейдем в справочник Кадры — Физические лица.
2. Найдем нашего уволенного сотрудника.
3. Нажмем кнопку Оформить документ — Прием на работу или просто создадим нового сотрудника в справочнике Сотрудники, начав вводить его ФИО.
4. Важно: Когда программа предложит выбрать существующее физлицо («Найден человек с похожими данными»), обязательно выберем «Да, это тот, кто мне нужен». Это свяжет новую карточку сотрудника со старыми данными НДФЛ и СНИЛС.
5. Укажем дату приема и дату увольнения, соответствующие реальным датам из старой базы (даже если они были до даты начала эксплуатации в ЗУП 3.1).

После этого сотрудник станет доступен в документах Начисление зарплаты и взносов или Премия. Обратите внимание: если перенос был сделан в середине месяца (например, 16-го числа), а сотрудник уволился 10-го, вам придется вручную проверить документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации, чтобы программа понимала, за какой период делать расчет.

Способ 4. Регистрация прочих доходов

Если выплата не является оплатой труда (например, аренда автомобиля у бывшего сотрудника или выплата дивидендов), воспользуемся документом Регистрация прочих доходов. Рассмотрим алгоритм:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Прочие доходы.
2. В поле «Вид дохода» выберем подходящую категорию.
3. В табличную часть добавим получателя, выбрав его из справочника Физические лица.

Этот метод также не требует наличия записи в справочнике Сотрудники и корректно отразит доход в отчетности по НДФЛ и страховым взносам.

Техническая корректировка через «Перенос данных»

В исключительных случаях, когда нужно отразить сальдо (долг) за сотрудником, которого нет в базе, специалисты используют технический документ Перенос данных. Выясним причину необходимости этого метода: если в документе Данные на начало эксплуатации нет записи по конкретному человеку, программа не «видит» задолженность перед ним.

Проанализируем работу с регистрами:

1. Зайдем в раздел Администрирование — Перенос данных.
2. Создадим новый документ или отредактируем существующий с кодом ЗП (Зарплата) или ВЗ (Взаиморасчеты).
3. Добавим запись в регистр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками или Зарплата к выплате.

Пример заполнения регистра (условно):

РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате:
Сотрудник = [Созданный_нами_объект]
ПериодВзаиморасчетов = '2023-03-01'
СуммаКВыплате = 5000

Как получить справку о доходах по таким сотрудникам?

Часто после переноса уволенные сотрудники обращаются за справками для субсидий. Поскольку типовой «Свод» может не выводить данные за периоды до переноса (если перенос был «кратким»), рекомендуется:

1. Использовать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период).
2. В настройках отчета добавить группировку по полю Период регистрации (с детализацией по месяцам).
3. Если данные в базе отсутствуют (не переносились), единственный выход — формировать такие справки в старой программе (ЗУП 2.5) или использовать внешние печатные формы, которые объединяют данные из двух баз (если такая интеграция была настроена).

Подводя итог, отметим: если сотрудник не виден в списке — это не ошибка программы, а следствие оптимизации данных при переносе. Используйте справочник Физические лица как основной источник данных для восстановления необходимых объектов Сотрудники или проведения выплат бывшим работникам.