← На главную

В процессе развития торгового или производственного предприятия часто возникает необходимость оптимизации складской логистики. Одним из наиболее эффективных инструментов для этого является переход на ордерную схему документооборота и адресное хранение товаров (WMS) в программе 1С. Однако при включении этих функций на уже работающем складе пользователи часто сталкиваются с проблемой: старые остатки товаров «теряются», их не видно в ячейках, а стандартные документы поступления не позволяют распределить имеющийся на складе товар.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, чем отличается ордерный склад от адресного, и рассмотрим два рабочих сценария перевода склада на новые правила работы с распределением всех остатков по ячейкам.

Различие между ордерным складом и адресным хранением

Прежде чем переходить к практическим шагам, проанализируем важную теоретическую деталь, которую часто упускают из виду складские работники и администраторы систем. Ордерный склад и адресное хранение — это две разные технологии, хотя в системе 1С они тесно взаимосвязаны:

1. Ордерная схема разделяет финансовый учет и фактическое движение товаров. При ее использовании менеджеры в офисе оформляют финансовые документы (например, Приобретение товаров и услуг или Реализация товаров и услуг), а кладовщики на складе фиксируют фактический прием или отпуск товаров специальными документами — ордерами (Приходный ордер на товары, Расходный ордер на товары).
2. Адресное хранение (ячейки) — это учет товаров в конкретных местах хранения (стеллажах, полках, ящиках). В конфигурациях 1С (УТ 11, КА 2, ERP) полноценное адресное хранение с контролем остатков физически невозможно включить без активации ордерного документооборота.

Когда вы просто устанавливаете в настройках существующего склада флаг «Использовать ордерную схему», система начинает ожидать, что все операции теперь будут подтверждаться ордерами. Но старый товар, который уже лежал на складе до включения этой настройки, зависает в «общем» остатке склада и не попадает в адресную структуру (ячейки) автоматически. Давайте выясним, какими способами можно решить эту задачу.

Вариант 1. Стандартный метод — Переход на адресное хранение на существующем складе

Разработчики фирмы 1С предусмотрели штатный механизм, который позволяет перевести действующий склад на адресное хранение «на лету», без создания новых складских территорий в справочнике. Рассмотрим этот процесс по шагам.

Шаг 1. Настройка топологии склада и создание ячеек

Перед тем как активировать адресное хранение в настройках, необходимо подготовить физическую структуру ячеек в системе. Для этого:

1. Перейдем в карточку нашего склада и настроим области хранения, а также рабочие участки (при необходимости).
2. Сгенерируем структуру ячеек с помощью обработки генерации топологии склада или создадим их вручную.
3. Важное правило: обязательно создайте как минимум одну ячейку с типом «Приемка». Она будет выполнять роль временной буферной зоны, куда будут поступать товары перед распределением по рабочим ячейкам.

Шаг 2. Изменение настроек в карточке склада

После подготовки структуры ячеек зайдем в настройки склада и установим следующие параметры:

• Включим использование ордерной схемы для всех видов операций (поступление, отгрузка, инвентаризация).
• В поле использования ячеек выберем вариант «Использовать для хранения остатков номенклатуры».
• Укажем «Дату начала использования адресного хранения». Начиная с этой даты система заблокирует проведение стандартных документов без указания ячеек и потребует распределения остатков.

Шаг 3. Оформление документа перехода и ввод остатков

Чтобы перенести наши старые остатки, которые ранее учитывались «в целом по складу», в созданную зону приемки адресного склада, воспользуемся специальным документом:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Начальное заполнение — Документы ввода начальных остатков.
2. Создадим новый документ с типом операции «Переход на использование адресного хранения остатков».
3. В документе укажем наш склад и созданную ранее буферную ячейку с типом «Приемка».
4. Нажмем кнопку «Заполнить» — «Остатками товаров». Система автоматически соберет все остатки, которые числятся на складе на дату перехода.
5. Проведем документ. При проведении программа спишет остатки с общего учета склада и оприходует их в виртуальную зону приемки в регистр Товары в ячейках. При этом финансовые показатели (себестоимость, партии) не изменятся.

Шаг 4. Размещение товаров по рабочим ячейкам

Теперь наши товары лежат в зоне «Приемка». Чтобы завершить процесс и разложить их по стеллажам и полкам, выполним следующие действия:

1. Откроем специализированное рабочее место Приемка товаров на склад (находится в разделе Склад и доставка).
2. В списке распоряжений мы увидим наш проведенный документ перехода. На его основании создадим документ «Задание на размещение товаров».
3. Система автоматически распределит товары по конкретным ячейкам хранения в соответствии с правилами размещения (если они настроены по размерам, весу или областям хранения).
4. Передадим задание кладовщику. После фактического раскладывания товара установим статус документа «Выполнено без ошибок» и проведем его.

Процесс завершен. Все остатки успешно перенесены в адресную структуру существующего склада.

Вариант 2. Альтернативный метод — Перемещение на новый ордерный склад

Этот способ часто применяется в компаниях, где хотят начать учет «с чистого листа», провести полную ревизию остатков в процессе перехода или боятся совершить ошибку при изменении настроек действующего склада. Рассмотрим этот алгоритм.

Шаг 1. Создание нового склада

В справочнике Склады и магазины создадим новый элемент, например, «Основной (адресный)». На этом складе сразу активируем ордерный документооборот и адресное хранение. Также создадим топологию ячеек и обязательную зону «Приемка».

Шаг 2. Оформление перемещения

Для переноса остатков воспользуемся стандартным документом перемещения:

1. Создадим документ Перемещение товаров. В качестве склада-отправителя укажем наш старый неордерный склад, а в качестве склада-получателя — новый адресный склад.
2. Заполним табличную часть остатками товаров и проведем документ.
3. На старом складе товары успешно списались, однако на новом складе они еще не появились в свободном остатке. В отчетах они будут отображаться в статусе «В пути».

Шаг 3. Приемка и размещение на новом складе

Теперь складской персонал должен принять товар на новом месте:

1. Кладовщик открывает рабочее место Приемка товаров на склад, выбирает новый склад и видит наше перемещение в качестве распоряжения на поступление.
2. На основании перемещения создается документ Приходный ордер на товары. При его проведении товар фактически приходуется в зону «Приемки» нового склада.
3. После этого на основании приходного ордера создается Задание на размещение товаров, с помощью которого товары распределяются по конечным рабочим ячейкам.

Сравнение методов: какой вариант выбрать?

Выбор конкретного варианта зависит от текущего состояния вашей базы данных и бизнес-процессов:

• Стандартный метод (Вариант 1) является наиболее предпочтительным. Главный его плюс — сохранение истории склада и отсутствие необходимости переоформлять заказы клиентов, заказы поставщикам или спецификации, в которых фигурировал старый склад. Резервы под заказы также сохраняются без изменений.
• Метод с перемещением (Вариант 2) безопаснее с точки зрения возможных ошибок настройки, но он несет за собой большие трудозатраты. Вам придется переоформлять все незакрытые заказы покупателей и заказы поставщикам, меняя в них склад-получатель или склад отгрузки, а также заново распределять резервы товаров.

Важные рекомендации при работе с адресным складом

Давайте обратим внимание на несколько важных нюансов, которые помогут избежать ошибок при дальнейшей работе:

• Контроль отрицательных остатков: Перед переходом на адресное хранение обязательно закройте все отрицательные остатки на складе. Адресный склад физически не умеет работать с «минусами» в ячейках. Любые расхождения приведут к ошибкам проведения документов.
• Справочное хранение как альтернатива: Если вам не требуется строгий контроль остатков в разрезе каждой полки, а ячейки нужны только как подсказки для сборщиков в печатных формах, рассмотрите вариант «Справочное размещение в ячейках». Этот режим не требует включения ордерной схемы и создания сложных документов ввода остатков — адреса ячеек просто привязываются к карточкам товаров.

Используя приведенные инструкции, вы сможете безболезненно перевести складской учет в вашей программе 1С на качественно новый уровень, минимизировать ошибки сборки заказов и ускорить работу кладовщиков.