Прием на работу иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность на основании патента, имеет ряд специфических особенностей в части налогообложения. Часто у бухгалтеров и расчетчиков возникает вопрос: как правильно отразить сам патент в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) и каким образом уменьшить исчисленный налог на доходы физических лиц (НДФЛ) на сумму фиксированных авансовых платежей, которые сотрудник уплачивает самостоятельно?
В этой статье мы подробно и по шагам разберем весь процесс настройки программы и ведения учета — от изменения статуса налогоплательщика до автоматического расчета налога при начислении заработной платы.
Прежде чем перейти к работе в программе, проанализируем законодательную сторону вопроса. Иностранный гражданин, прибывший в РФ в безвизовом порядке, самостоятельно оплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ для приобретения или продления срока действия патента. Работодатель не оплачивает эти квитанции за сотрудника. Оплата патента — это личная обязанность иностранного гражданина.
Однако работодатель выступает в роли налогового агента. На основании статьи 227.1 Налогового кодекса РФ работодатель имеет право уменьшить исчисленную сумму НДФЛ с доходов такого сотрудника на сумму уплаченных им фиксированных авансовых платежей за период действия патента в течение налогового периода (календарного года).
Для того чтобы реализовать это право в программе 1С:ЗУП 3.1, нам необходимо выполнить последовательную цепочку действий.
---
Рассмотрим, как правильно классифицировать сотрудника в информационной базе. По умолчанию при приеме на работу всем физическим лицам устанавливается статус резидента РФ. Для иностранного гражданина, работающего по патенту, статус необходимо изменить.
Важный момент: Установление этого статуса принципиально важно, так как именно он сигнализирует системе о необходимости применения ставки НДФЛ 13% (или 15% с доходов, превышающих 5 миллионов рублей в год) к доходам от трудовой деятельности данного сотрудника, несмотря на то, что он является нерезидентом. Для обычных нерезидентов, напомним, ставка составляет 30%.
---
Проанализируем ситуацию: сотрудник принес чеки об оплате патента. Можем ли мы сразу уменьшить его налог? Нет, не имеем права. Работодатель может уменьшать НДФЛ только после получения официального подтверждения от налогового органа. Схема взаимодействия выглядит следующим образом:
После того как бумажное или электронное уведомление из ИФНС получено, его реквизиты обязательно нужно зарегистрировать в 1С:ЗУП 3.1. Сделать это можно двумя способами:
---
Выясним, каким именно документом в 1С отражается сам оплаченный патент. Для этого в конфигурации предназначен специальный документ.
Практический совет: Если сотрудник оплачивал патент помесячно и принес несколько квитанций, настоятельно рекомендуется на каждую квитанцию заводить отдельную строку в документе (или отдельный документ) Авансовый платеж по НДФЛ с указанием соответствующей даты операции из каждого чека. Это позволит избежать расхождений в учете дат фактического получения доходов и уплаты налога.
---
Посмотрим, как происходит магия зачета в программе. Нам не нужно производить никакие расчеты вручную — система сделает все автоматически при расчете зарплаты за месяц.
Проанализируем пример. Допустим, сотруднику начислено 50 000 рублей. Исчисленный НДФЛ составляет 6 500 рублей. По документу Авансовый платеж по НДФЛ у него зарегистрирован платеж за патент в размере 4 000 рублей.
Программа на вкладке НДФЛ рассчитает налог в размере 6 500 рублей, зачтет аванс в сумме 4 000 рублей, и к удержанию при выплате зарплаты предъявит только 2 500 рублей (6 500 - 4 000). На руки сотрудник получит 47 500 рублей. Остаток авансовых платежей в этом месяце полностью исчерпан.
---
Рассмотрим несколько неочевидных тонкостей, с которыми часто сталкиваются практикующие бухгалтеры, и выясним, как ведет себя программа в нестандартных ситуациях.
Важно помнить, что ставка 13% (15%) применяется к доходам иностранцев на патенте только в части доходов от осуществления трудовой деятельности. Если такому сотруднику выплачиваются нетрудовые доходы (например, материальная помощь, подарки, дивиденды или разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда), то программа рассчитает налог с этих сумм по ставке 30%.
Зачесть авансовые платежи по патенту в счет НДФЛ, рассчитанного по ставке 30%, программа 1С:ЗУП 3.1 не позволит. В современных релизах этот механизм работает строго в соответствии с законодательством: зачет авансов применяется исключительно к доходам, облагаемым по ставкам 13% и 15% (по трудовой деятельности).
Если иностранный гражданин оплатил патент сразу на несколько месяцев вперед (например, в ноябре оплатил за 4 месяца вперед), то период оплаты затрагивает два разных календарных года. Поскольку НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом в пределах одного налогового периода (календарного года), перенести неиспользованный остаток авансовых платежей на следующий год напрямую нельзя.
Чтобы зачесть январские и февральские платежи в новом году, работодателю придется:
1С:ЗУП 3.1 уже в рамках нового налогового периода.Бывают ситуации, когда сотрудник устроился на работу, но уведомление из ИФНС пришло только через три месяца. Все это время работодатель удерживал с его доходов НДФЛ в полном объеме по ставке 13%. После получения уведомления мы имеем право уменьшить налог с начала текущего года. Как это сделать в программе?
Авансовый платеж по НДФЛ, указав в нем все квитанции за прошедшие месяцы.Начисление зарплаты и взносов программа автоматически пересчитает налог с начала года и в графе Зачтено авансов отразит всю сумму переплаты. При этом исчисленный НДФЛ за текущий месяц может стать отрицательным или нулевым.Таким образом, мы пошагово изучили весь цикл работы с патентами иностранных граждан в 1С:ЗУП 3.1. Соблюдение этой последовательности гарантирует корректное заполнение регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ и отсутствие расхождений с налоговой инспекцией.