Рассмотрим ситуацию подробно. В организации работает иностранный сотрудник, который был принят на работу как иностранец, работающий на основании патента. В 1С:ЗУП по нему введены документы Авансовый платеж по НДФЛ, поэтому программа при расчете зарплаты уменьшает исчисленный НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей. Позже сотрудник получает вид на жительство, а затем подходит к концу срок действия патента. После этого бухгалтеру нужно, чтобы программа перестала зачитывать авансы по патенту и начала удерживать НДФЛ с выплат сотруднику.
Главная причина проблемы в том, что одного изменения статуса налогоплательщика в карточке сотрудника часто недостаточно. В ЗУП зачет авансов по патенту зависит не только от текущего статуса сотрудника, но и от зарегистрированных документов Авансовый платеж по НДФЛ, уведомления на уменьшение налога и остатков авансовых платежей в учете НДФЛ. Если в программе введен авансовый платеж на весь год или на большой период, ЗУП может продолжать использовать остаток аванса, пока он не будет исчерпан.
Поэтому разберем решение по шагам: сначала проверим налоговый статус, затем остановим будущий зачет авансов, потом исправим уже зачтенные суммы, если они были зачтены ошибочно, и в конце проверим расчет через отчеты.
Проанализируем важный момент. Вид на жительство и налоговый статус по НДФЛ — это не одно и то же. Вид на жительство относится к миграционному статусу иностранного гражданина. А налоговый статус для НДФЛ определяется по правилам НК РФ, прежде всего по фактическому нахождению физического лица в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Поэтому в 1С не нужно автоматически выбирать Резидент только потому, что сотрудник получил ВНЖ. Сначала определите, каким он является именно для целей НДФЛ:
Резидент.Нерезидент.Нерезидент, работающий по найму на основании патента.Нерезидент, работающий по найму на основании патента использовать не нужно.Важно: в рассматриваемой ситуации нужно не просто «заменить патент на ВНЖ», а правильно определить дату, с которой сотрудник больше не считается работающим на основании патента для целей расчета НДФЛ в ЗУП.
Разберем первый обязательный шаг в программе. Откройте карточку сотрудника:
Кадры.Сотрудники.Налог на доходы.История изменения статуса налогоплательщика.В истории должен быть отражен не один текущий статус, а последовательность статусов по датам. Например, если организация считает, что сотрудник работает по патенту до 13 мая 2026 года включительно, а с 14 мая 2026 года уже не работает на основании патента, настройка может выглядеть так:
Нерезидент, работающий по найму на основании патента.Резидент, если сотрудник является налоговым резидентом.Нерезидент, если сотрудник не является налоговым резидентом.Если организация считает, что право применять патентный порядок прекратилось не с 14 мая, а с даты получения ВНЖ в марте, тогда новый статус нужно поставить с даты, следующей за датой прекращения работы на основании патента. В этом случае март и апрель придется дополнительно перепроверить, потому что авансы по патенту могли быть зачтены уже неправомерно.
Ключевой вывод: статус Нерезидент, работающий по найму на основании патента должен действовать только на тот период, за который вы действительно применяете патентный порядок расчета НДФЛ.
Теперь выясним причину поведения ЗУП. В программе фиксированные авансовые платежи регистрируются документом Авансовый платеж по НДФЛ. Этот документ сообщает программе, что у сотрудника есть сумма авансов, которую можно зачесть в текущем налоговом периоде.
Обычно документ находится здесь:
Налоги и взносы.Все документы по НДФЛ.Авансовый платеж по НДФЛ.В документе указываются сотрудник, налоговый период, данные уведомления и сумма фиксированного авансового платежа. Если вы ввели сумму за весь период действия патента или за весь год, программа видит не «помесячный лимит», а общий остаток авансового платежа, который можно использовать для уменьшения НДФЛ.
Поэтому возникает типовая ситуация: статус сотрудника уже изменили, уведомление в карточке поправили или удалили, а программа все равно зачитывает авансы. Это происходит потому, что в регистрах учета НДФЛ осталась сумма авансового платежа, доступная для зачета.
Именно поэтому нужно проверять не только карточку сотрудника, но и документы Авансовый платеж по НДФЛ.
Разберем практический порядок проверки. Откройте список всех документов по НДФЛ и установите отбор по сотруднику и по налоговому периоду 2026 года. Найдите все документы Авансовый платеж по НДФЛ, которые введены по данному сотруднику.
Проверьте в каждом документе:
Если документ введен на большую сумму, программа будет продолжать зачет до тех пор, пока весь введенный остаток не будет использован. ЗУП не всегда может сама понять, что после определенной даты зачет применять уже нельзя, особенно если сумма аванса введена одной общей строкой.
Рассмотрим основной вариант решения. Если нужно, чтобы начиная с определенной даты программа больше не зачитывала авансы по патенту, проверьте, нет ли в программе лишней суммы авансового платежа.
Если авансовые платежи введены отдельными документами по месяцам, действуйте так:
Начисление за первую половину месяца и Начисление зарплаты и взносов за месяц изменения статуса.НДФЛ: колонка Зачтено авансовых платежей больше не должна заполняться после даты прекращения зачета.Если авансовый платеж введен одним документом общей суммой за большой период, рассмотрим более аккуратный порядок:
Авансовый платеж по НДФЛ: дату, сумму, реквизиты уведомления, сотрудника и налоговый период.Авансовый платеж по НДФЛ только на сумму, которую можно использовать до даты прекращения патентного порядка.Важно: в ЗУП документ Авансовый платеж по НДФЛ не всегда удобно сторнировать частично. Поэтому на практике часто используют прием: распроводят старый документ с полной суммой и вводят новый документ только на корректную сумму. Но после этого обязательно проверяют прошлые месяцы, потому что программа может убрать ранее выполненный зачет.
Если после распроведения или изменения документов Авансовый платеж по НДФЛ программа изменила НДФЛ за прошлые месяцы, используйте документ Перерасчет НДФЛ.
Документ находится в разделе Налоги и взносы. Он позволяет вручную зарегистрировать корректировки по НДФЛ, в том числе суммы зачтенных авансовых платежей.
Рассмотрим два варианта.
Вариант А: нужно сохранить ранее правомерный зачет. Например, январь, февраль, март и апрель были рассчитаны правильно, а остановить зачет нужно только после 13 мая. Тогда после изменения документов авансовых платежей проверьте, не исчез ли зачет за прошлые месяцы. Если исчез, восстановите его через Перерасчет НДФЛ по датам получения дохода и категориям доходов.
Вариант Б: нужно отменить ошибочный зачет. Например, выяснили, что с даты получения ВНЖ в марте патентный порядок уже не должен был применяться, а ЗУП зачла авансы за март и апрель. Тогда в документе Перерасчет НДФЛ нужно ввести отрицательные суммы в колонке Зачтено авансовых платежей по тем датам, где авансы были зачтены ошибочно.
Разберем порядок исправления ошибочного зачета:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Перерасчет НДФЛ за месяц, в котором выполняете исправление.НДФЛ добавьте строки по сотруднику.Зачтено авансовых платежей укажите отрицательные суммы ошибочного зачета.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте, что сумма к удержанию увеличилась.Смысл корректировки: отрицательная сумма в колонке Зачтено авансовых платежей отменяет ранее выполненный зачет. После этого у сотрудника появляется НДФЛ, который нужно удержать при ближайших выплатах.
Теперь рассмотрим май 2026 года, когда патент действует до 13 мая, а после этой даты зачет авансов уже применять не нужно. В ЗУП важно смотреть не только на календарный месяц, но и на даты получения дохода для целей НДФЛ.
Если в мае есть две выплаты, например выплата за первую половину месяца и выплата окончательного расчета за месяц, программа может сформировать разные строки НДФЛ по разным датам получения дохода. Именно по этим датам нужно проверять статус и зачет авансов.
Разберем порядок:
Начисление за первую половину месяца.НДФЛ.Начисление зарплаты и взносов за май.НДФЛ.Зачтено авансовых платежей.Перерасчет НДФЛ.Практический ориентир: если ЗУП зачитывает аванс в документе Начисление зарплаты и взносов за май, хотя по этой выплате налог уже нужно удерживать, очистите или уменьшите сумму в колонке Зачтено авансовых платежей. После этого НДФЛ к удержанию должен появиться в ведомости на выплату.
В теме указано, что ближайшую выплату уже поправили руками. Разберем, как делать это правильно, чтобы не возникло расхождений в учете НДФЛ.
Если вы исправляете документ начисления, работайте не только с суммой к выплате, но и с налоговой вкладкой. Проверьте:
НДФЛ в документе начисления;Исчислено;Зачтено авансовых платежей;НДФЛ к перечислению в ведомости.Если просто уменьшить сумму к выплате или вручную изменить НДФЛ в ведомости, но не исправить учет НДФЛ в документе начисления или в Перерасчет НДФЛ, можно получить расхождение: деньги удержали, а в налоговом учете ЗУП сумма будет отражена некорректно.
Поэтому действуйте так:
Перерасчет НДФЛ.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Чтобы понять, почему программа продолжает зачет, сформируйте отчеты и проверьте технический регистр.
В пользовательском режиме используйте отчеты:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Анализ НДФЛ по датам получения доходов.Регистр налогового учета по НДФЛ.Расчетный листок.В отчете Подробный анализ НДФЛ по сотруднику обратите внимание на показатели:
Если доступен режим технического специалиста, проверьте регистр Авансовые платежи иностранцев по НДФЛ. Обычно он доступен через Сервис и настройки — Функции для технического специалиста. Сделайте отбор по сотруднику, организации и налоговому периоду. Так можно увидеть, какие движения по авансовым платежам остались в базе.
Но не меняйте регистры вручную без крайней необходимости. Правильнее исправлять ситуацию документами Авансовый платеж по НДФЛ, Перерасчет НДФЛ и начислениями зарплаты. Ручная правка регистров может привести к ошибкам в 6-НДФЛ и справках о доходах.
В карточке сотрудника есть раздел Уведомление на авансовые платежи по патентам. Там указываются реквизиты уведомления ИФНС, подтверждающего право уменьшать НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.
Если вы удалили или изменили уведомление только в карточке сотрудника, это может не остановить зачет. Данные уведомления также могли быть заполнены в документе Авансовый платеж по НДФЛ. Кроме того, уже проведенный документ мог сформировать движения, которые продолжают влиять на расчет.
Поэтому разберем правильную проверку:
Налог на доходы.Авансовый платеж по НДФЛ по сотруднику.Вывод: уведомление в карточке сотрудника — это только часть настройки. Основная сумма, которую программа зачитывает, находится в учете через документы авансовых платежей.
Рассмотрим наиболее близкий к вопросу вариант. Патент действует до 13.05.2026, за январь, февраль, март, апрель и часть мая зачет авансов признается корректным, а после 13 мая зачет применять не нужно.
В этом случае выполните такой порядок:
Нерезидент, работающий по найму на основании патента до даты окончания применения патентного порядка.Резидент или Нерезидент в зависимости от фактического налогового статуса.Авансовый платеж по НДФЛ.Перерасчет НДФЛ отрицательными суммами.НДФЛ в майских документах.Зачтено авансовых платежей должна быть нулевая сумма.Если программа не может автоматически разделить май так, как нужно именно вашей ситуации, используйте ручную корректировку в документе начисления или документ Перерасчет НДФЛ. Для сложного переходного месяца это нормальный рабочий вариант.
Теперь рассмотрим более строгий вариант. Если организация после анализа документов пришла к выводу, что с даты получения ВНЖ в марте сотрудник уже не должен считаться работающим по патенту, тогда зачет авансов за март и апрель нужно отменить.
Порядок будет таким:
Авансовый платеж по НДФЛ, чтобы программа не продолжала будущий зачет.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за 2026 год.Перерасчет НДФЛ.НДФЛ внесите отрицательные суммы зачета по датам получения дохода марта и апреля.Осталось удержать.После такой корректировки программа должна показать, что ранее зачтенный налог теперь нужно удержать с сотрудника. Если вся сумма не удерживается одной выплатой, удерживайте ее частями при последующих выплатах, контролируя суммы в ведомостях.
Иногда кажется, что самый простой вариант — удалить все документы Авансовый платеж по НДФЛ. Но это может привести к новой проблеме: ЗУП уберет зачет не только за будущие выплаты, но и за прошлые месяцы, где он был правомерным.
Поэтому перед удалением или распроведением документов обязательно определите, какие периоды нужно сохранить:
Перерасчет НДФЛ.Главная задача: не просто остановить зачет, а получить правильную картину по НДФЛ: сколько было исчислено, сколько зачтено, сколько удержано и сколько осталось удержать.
После всех изменений обязательно сделайте контрольную проверку. Разберем минимальный набор действий:
Начисление за первую половину месяца и Начисление зарплаты и взносов за месяц изменения статуса.НДФЛ в этих документах.Зачтено авансовых платежей не заполняется.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.НДФЛ к перечислению.Если в отчете Подробный анализ НДФЛ по сотруднику видно, что зачет авансов после нужной даты все еще есть, вернитесь к документам Авансовый платеж по НДФЛ. Значит, в программе остался доступный остаток авансового платежа.
Проанализируем частые ошибки, из-за которых проблема повторяется.
Ошибка 1. Изменили статус, но оставили авансовый платеж. В результате программа продолжает видеть остаток фиксированных авансов и зачитывает его в следующих начислениях.
Ошибка 2. Удалили уведомление только из карточки сотрудника. Если реквизиты уведомления есть в документе Авансовый платеж по НДФЛ, этого может быть недостаточно.
Ошибка 3. Удалили все авансы и не проверили прошлые месяцы. Программа может убрать правомерный зачет за уже рассчитанные периоды.
Ошибка 4. Поправили только ведомость на выплату. Деньги могли быть удержаны, но налоговый учет в ЗУП остался некорректным.
Ошибка 5. Не проверили даты получения дохода. При смене статуса внутри месяца важно смотреть не только месяц начисления, но и даты дохода, по которым программа рассчитывает НДФЛ.
Ошибка 6. Поставили статус Резидент только из-за ВНЖ. Для НДФЛ резидентство определяется не самим фактом ВНЖ, а фактическим сроком нахождения в России. Если сотрудник еще не является налоговым резидентом, выбирайте корректный статус.
Для решения задачи используйте следующие объекты и инструменты ЗУП:
Справочник Сотрудники — карточка сотрудника.Налог на доходы — форма настройки НДФЛ по сотруднику.История изменения статуса налогоплательщика — история статусов по датам.Авансовый платеж по НДФЛ — документ регистрации фиксированных авансов по патенту.Начисление за первую половину месяца — расчет аванса и НДФЛ с выплаты за первую половину месяца.Начисление зарплаты и взносов — основной расчет зарплаты и НДФЛ за месяц.Перерасчет НДФЛ — документ для ручной корректировки НДФЛ и зачета авансов.Ведомость в банк или Ведомость в кассу — документ удержания НДФЛ при выплате.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — основной отчет для проверки НДФЛ.Анализ НДФЛ по датам получения доходов — отчет для проверки сумм по датам дохода.Регистр налогового учета по НДФЛ — отчет для итоговой проверки налогового учета.Авансовые платежи иностранцев по НДФЛ — технический регистр для анализа остатков авансов, если доступен режим технического специалиста.Код 1С в этой задаче обычно не требуется. Решение выполняется типовыми документами и отчетами ЗУП. Доработки конфигурации не нужны, если объем операций небольшой и бухгалтер готов вручную проверить переходный месяц.
Соберем решение в один алгоритм.
Налог на доходы.История изменения статуса налогоплательщика внесите новый статус с правильной даты.Налоги и взносы — Все документы по НДФЛ.Авансовый платеж по НДФЛ по сотруднику за 2026 год.НДФЛ в документах начисления.Перерасчет НДФЛ.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.В рассматриваемой ситуации программа продолжает зачитывать авансовые платежи не потому, что статус сотрудника обязательно указан неправильно, а потому что в базе остались проведенные документы Авансовый платеж по НДФЛ и доступный остаток авансов по патенту. Чтобы ЗУП перестала зачитывать авансы, нужно не только изменить статус через История изменения статуса налогоплательщика, но и скорректировать сами авансовые платежи.
Если зачет нужно прекратить с 14 мая 2026 года, настройте новый статус с этой даты, ограничьте сумму авансов, доступную для зачета, и проверьте майские начисления. Если программа уже зачла лишние суммы, отмените их через Перерасчет НДФЛ отрицательными значениями в колонке Зачтено авансовых платежей. После этого налог появится к удержанию в ближайшей ведомости.
Самый надежный контроль — отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Именно по нему проверяйте, что после даты прекращения патентного порядка авансы больше не зачитываются, а НДФЛ корректно исчисляется и удерживается.
Информация носит справочный характер