Трудоустройство иностранных граждан, работающих на основании патента, накладывает на бухгалтера и кадровика дополнительные обязанности по ведению учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1). Необходимо не только правильно зафиксировать личные данные сотрудника и сведения о его патенте, но и корректно рассчитать налог на доходы физических лиц (НДФЛ), учесть страховые взносы, а также своевременно отразить авансовые платежи для уменьшения исчисленного налога. Для ведения миграционного учета сотрудников можно использовать расширение для добавления миграционных данных в 1С:ЗУП 3.1.
Давайте подробно, шаг за шагом, разберем весь процесс настройки программы для учета иностранных рабочих на патенте, начиная от заполнения карточки сотрудника и заканчивая проведением перерасчетов и возвратов НДФЛ.
Для того чтобы программа корректно определяла правила расчета НДФЛ для иностранного гражданина, работающего по патенту, нам необходимо задать соответствующий статус налогоплательщика. Выполним следующие действия:
Налог на доходы.Записать и закрыть.Благодаря этой настройке доходы сотрудника от трудовой деятельности будут облагаться по ставке 13% (или 15% при превышении лимита доходов в 5 миллионов рублей), несмотря на то, что фактически он может оставаться налоговым нерезидентом РФ.
Помимо НДФЛ, нам необходимо правильно настроить расчет страховых взносов. В противном случае программа может применить неверные тарифы. Проанализируем настройки страхового статуса:
Страхование.Согласно действующему законодательству, такие сотрудники подлежат всем видам обязательного страхования. Взносы за них рассчитываются по единому тарифу, аналогично гражданам РФ, что программа и будет делать автоматически после настройки этого статуса.
Работодателю необходимо хранить реквизиты патента непосредственно в программе. Давайте выясним, как добавить этот документ в личную карточку:
Физические лица напрямую).Все документы.Виды документов физических лиц, добавим новый элемент с наименованием «Патент». Обратите внимание: коды ФНС и ПФР (СФР) для этого документа заполнять не требуется, оставьте эти поля пустыми.Работодатель имеет право уменьшить исчисленный НДФЛ сотрудника на сумму фиксированных авансовых платежей, которые тот самостоятельно уплатил за патент. Однако делать это можно только после получения официального подтверждения от налоговой инспекции. Запрос на такое подтверждение мы можем сформировать прямо из программы:
Создать и выберем документ «Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ» (также этот документ доступен в рабочем месте 1С-Отчетность).Подбор. Программа перенесет туда данные наших иностранных сотрудников на патенте.После того как налоговый орган пришлет вам уведомление, подтверждающее право на зачет, эти данные необходимо зарегистрировать в системе. Никаких платных сторонних расширений для этого приобретать не нужно — весь функционал уже заложен в типовом решении 1С:ЗУП 3.1.
Рассмотрим по шагам регистрацию документа:
Создать и выберем документ «Авансовый платеж по НДФЛ».Проанализируем примерную логику, по которой программа производит уменьшение исчисленного налога при расчете заработной платы:
// Примерный алгоритм расчета НДФЛ с зачетом авансовых платежей по патенту
ИсчисленныйНалог = Округлить(БазаНДФЛ * СтавкаНалога);
ДоступноКЗачету = СуммаАвансовыхПлатежейПоПатенту;
Если ДоступноКЗачету >= ИсчисленныйНалог Тогда
ЗачтеноАвансов = ИсчисленныйНалог;
НалогКУдержанию = 0;
ОстатокАванса = ДоступноКЗачету - ИсчисленныйНалог;
Иначе
ЗачтеноАвансов = ДоступноКЗачету;
НалогКУдержанию = ИсчисленныйНалог - ДоступноКЗачету;
ОстатокАванса = 0;
КонецЕсли;
При расчете НДФЛ в документах начисления зарплаты программа автоматически учтет введенный документ Авансовый платеж по НДФЛ. Однако важно помнить о некоторых законодательных и технических ограничениях:
Часто возникает ситуация, когда сотрудник уже работает и с его доходов удерживается НДФЛ, а подтверждающее уведомление из ФНС поступает в организацию лишь спустя несколько месяцев. В этом случае работодатель должен вернуть сотруднику излишне удержанный налог. Давайте разберем, как это оформить:
Авансовый платеж по НДФЛ перейдем в раздел Налоги и взносы и создадим документ «Перерасчет НДФЛ» за соответствующий период. Программа автоматически пересчитает налог с начала года с учетом зачтенных авансов.При заполнении личной карточки иностранца обратим внимание на важные детали, которые уберегут нас от ошибок при сдаче отчетности в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР):
Используя данный системный подход, мы сможем без труда вести полноценный и корректный учет иностранных сотрудников на патенте в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 без привлечения внешних доработок.