В период пандемии 2020 года законодательство в сфере кадрового учета претерпело стремительные изменения. Одним из ключевых нововведений стало Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 №460, которое в пункте 6 установило обязанность для работодателей представлять сведения о приеме и увольнении сотрудников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Позже эти нормы были закреплены и уточнены Постановлением №590. Разберем подробно, как эти изменения отразились на работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 и как правильно организовать процесс отчетности.
Ранее отчетность по форме СЗВ-ТД подавалась ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца). Однако для оперативного мониторинга ситуации на рынке труда и возможности назначения пособий по безработице в упрощенном порядке правительство пересмотрело эти сроки. Теперь для двух видов кадровых событий — Прием на работу и Увольнение — установлен жесткий дедлайн: один рабочий день после издания приказа.
Важно понимать, что для всех остальных мероприятий (переводы, переименования, подача заявлений о ведении трудовой книжки) в 2020 году сохранялся прежний ежемесячный порядок. Это создало определенную специфику работы в 1С, так как бухгалтерам и кадровикам пришлось формировать отчеты гораздо чаще.
Проанализируем ситуацию с «нерабочими днями», установленными указами Президента. Возникает закономерный вопрос: если организация официально не работает, когда сдавать отчет? Рассмотрим два сценария:
СЗВ-ТД должна уходить в ПФР на следующий день после приказа.Если же организация полностью приостановила деятельность и приказы не издаются, отчетность подается в первый официальный рабочий день после окончания периода ограничений.
Выясним, требуются ли специальные доработки программы для выполнения новых требований. На самом деле, механизм формирования СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 3.1 изначально был спроектирован достаточно гибко. Программа не накладывает ограничений на количество создаваемых документов отчетности в течение месяца.
Посмотрим на алгоритм работы с программой в новых условиях:
Прием на работу или Увольнение, событие автоматически регистрируется в системе как готовое к отправке.Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.Проанализируем критически важный момент, позволяющий избежать дублирования данных. В условиях ежедневной отправки отчетов легко запутаться в том, какие сведения уже ушли в фонд, а какие — нет. В программе 1С для этого реализован механизм состояний документа.
Обязательно соблюдайте следующий порядок:
1С-Отчетность или выгрузили файл и получили положительный протокол от ПФР, в документе СЗВ-ТД необходимо установить флажок «Пачка принята в ПФР (не редактируется)».Только после этого мероприятия, включенные в данный отчет, будут считаться «закрытыми». При создании следующего отчета (например, на следующий день при новом увольнении), программа увидит, что старые записи уже приняты, и не будет дублировать их в новую пачку.
Рассмотрим, как автоматизировать контроль за сроками. В последних версиях 1С:ЗУП 3.1 на начальной странице в блоке Текущие дела реализованы специальные напоминания. Если в информационной базе зарегистрированы проведенные кадровые приказы, по которым еще не сформированы сведения для ПФР, программа выведет уведомление о необходимости подготовить СЗВ-ТД.
Рекомендуем ежедневно проверять этот список, чтобы не пропустить сроки, установленные Постановлением №460. Это особенно актуально, так как сведения из этих отчетов напрямую влияют на скорость получения гражданами социальных выплат через портал «Работа в России».
Представим ситуацию: 14 апреля вы приняли сотрудника, а 15 апреля — уволили другого. Разберем по шагам действия бухгалтера:
Прием на работу. Создаем СЗВ-ТД, заполняем, отправляем в ПФР. Как только придет подтверждение, ставим флаг «Пачка принята в ПФР» и проводим.Увольнение. Создаем новый документ СЗВ-ТД. При нажатии Заполнить в него попадет только увольнение от 15 апреля, так как прием от 14 апреля уже помечен как принятый.Если же вы не поставите флаг принятия на первый отчет, то 15 апреля в новый отчет попадут оба сотрудника, что приведет к ошибке при приеме файла в ПФР (дублирование мероприятий).
Несмотря на то, что полноценные штрафы по статье 15.33.2 КоАП РФ за нарушение сроков СЗВ-ТД начали массово применяться позже, ПФР осуществляет жесткий контроль сопоставления дат приказов и дат подачи сведений. Использование функционала 1С:ЗУП 3.1 в части автоматического заполнения и отслеживания статусов принятия пачек позволяет свести риск ошибок к минимуму и обеспечить соблюдение законодательства в условиях оперативной отчетности.