Как объяснить собственнику бизнеса разницу между прибылью и деньгами в 1С:УТ 11 и настроить отчеты по оплате?

Каждый специалист по внедрению и сопровождению систем 1С рано или поздно сталкивается с классической дилеммой собственника бизнеса: «Если на бумаге (в отчетах) у нас отличная прибыль, то почему на расчетном счете нет денег и нечем платить поставщикам?». Это классический конфликт между кассовым методом учета доходов и расходов и методом начисления (по отгрузке).

В этой статье мы подробно разберем, как грамотно выстроить диалог с владельцем бизнеса, какие весомые аргументы привести, чтобы защитить правильную методологию учета, и как с помощью стандартного функционала конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (а также 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP) решить технические требования руководства без привлечения программистов для написания «непонятных» нетиповых отчетов.

Методологический тупик: почему нельзя смешивать продажи и оплаты в одном отчете

Проанализируем ситуацию, описанную в обращении. Собственник хочет видеть в отчете «Доходы и расходы» сумму оплаченных клиентами денег и уплаченных поставщикам сумм. Его аргумент: «Мы продали на большую сумму, но клиенты еще не оплатили. А вдруг они вообще никогда не заплатят? Поэтому показатели выручки по отгрузке нельзя считать эффективностью бизнеса».

С точки зрения здравого смысла предпринимателя этот страх абсолютно оправдан. Однако с точки зрения финансового менеджмента попытка объединить эти показатели в один отчет приведет к созданию нечитаемого «винегрета». Выясним, почему так происходит:

1. Искажение финансового результата во времени. Если компания закупила товар в январе, продала (отгрузила) его в феврале, а деньги получила в марте, то при кассовом методе («по оплате») январь покажет глубокий убыток, февраль — нулевой результат, а март — сверхприбыль. Принимать стратегические решения на основе таких «качелей» невозможно. Метод начисления (по отгрузке) сопоставляет доходы и расходы в одном периоде (в феврале): мы видим чистую маржинальность сделки.
2. Разделение зон ответственности. Продажи (выручка и себестоимость) — это показатель эффективности коммерческой службы (маркетинга и отдела продаж). То, что клиент не оплатил вовремя — это зона ответственности финансового отдела, службы безопасности или отдела логистики, занимающегося дебиторской задолженностью. Смешивание этих показателей размывает ответственность сотрудников.
3. Оплаты прошлых периодов. Деньги, поступившие в текущем месяце, очень часто являются оплатой за отгрузки прошлых месяцев. Их привязка к текущей прибыли полностью исказит реальную картину рентабельности сегодняшней работы.

Три кита управленческой отчетности: БДР, БДДС и Баланс

Для того чтобы собственник перестал требовать «всё в одном отчете», необходимо презентовать ему стандартную мировую практику управления финансами. Объясним руководителю, что бизнес невозможно контролировать по одной кнопке. Для полноценного понимания ситуации нужны три взаимосвязанных отчета:

1. Бюджет доходов и расходов (БДР / P&L — Profit and Loss). Отвечает на вопрос: «Насколько эффективна наша бизнес-модель и сколько мы заработали?». Строится строго по отгрузке (методу начисления).
2. Бюджет движения денежных средств (БДДС / Cash Flow). Отвечает на вопрос: «Где наши деньги физически и хватит ли их для оплаты текущих счетов?». Строится строго по оплате (кассовому методу). Именно здесь собственник увидит все поступления от клиентов и выплаты поставщикам.
3. Управленческий баланс. Самый важный отчет, который связывает первые два. Он отвечает на вопрос: «Где застряла наша прибыль?». Баланс наглядно показывает, что заработанная прибыль превратилась не в живые деньги на счете, а «зависла» в виде долгов клиентов (дебиторская задолженность), товаров на складах или оборудования.

Рассмотрим пример простого объяснения для собственника: «Если мы купили товар за 50 000 рублей, продали его за 100 000 рублей, но клиент нам еще не заплатил, то наша прибыль составляет 50 000 рублей (это зафиксировал БДР). Но живых денег у нас нет. Куда делась прибыль? Она превратилась в актив — дебиторскую задолженность клиента в размере 100 000 рублей (это показывает Баланс). Наша бизнес-модель сработала отлично (рентабельность 50%), но теперь нужно доработать вопрос сбора долгов».

Решение проблемы «вдруг не оплатят»: резервы по сомнительным долгам

Как снять главный аргумент собственника о риске невозврата денег? Вместо того чтобы ломать отчет по прибыли, предложим ему внедрить механизм резервирования сомнительных долгов (в управленческом учете):

• Мы анализируем отчет по дебиторской задолженности по срокам долга.
• Если долг клиента просрочен более чем на, допустим, 60 дней, мы признаем его сомнительным и в управленческом учете создаем резерв: списываем эту сумму в прочие расходы текущего месяца. Наша прибыль уменьшается на сумму риска.
• Если клиент в итоге платит, мы восстанавливаем этот резерв, увеличивая прибыль текущего периода.

Такой подход позволяет сохранить правильный метод начисления, но при этом оперативно корректировать прибыль на величину реальных финансовых рисков.

Техническое решение в 1С:УТ 11: встроенные отчеты по оплате продаж

Вопреки распространенному среди многих специалистов мнению, в современных версиях 1С:Управление торговлей 11 присутствует встроенный механизм оценки прибыли по оплаченным сделкам. Вам не придется писать отчеты с нуля.

Перейдем в раздел Продажи — Отчеты по продажам. Там мы можем обнаружить два специализированных варианта отчета:

• «Валовая прибыль по оплате отгрузок». Этот отчет рассчитывает показатели выручки и себестоимости пропорционально поступившей от клиентов оплате. Рассмотрим пример: мы отгрузили товар себестоимостью 60 000 рублей на сумму 100 000 рублей. Клиент оплатил только 50% (50 000 рублей). Отчет покажет выручку 50 000 рублей и себестоимость 30 000 рублей (ровно половину). Чистая прибыль в отчете составит 20 000 рублей.
• «Валовая прибыль по полной оплате отгрузок». В данный отчет попадают исключительно те сделки (документы реализации или заказы), по которым зафиксирована 100% оплата от покупателя. Если клиент недоплатил хотя бы один рубль, сделка вообще не будет признана прибыльной в рамках этого отчета.

Покажите эти два отчета собственнику бизнеса. В большинстве случаев это именно то, что он хочет видеть под словосочетанием «прибыль по оплате».

Важные условия для корректной работы отчетов по оплате в 1С

Перед тем как сдать эти отчеты руководству, необходимо понимать технические особенности их формирования в системе. Чтобы данные сошлись, в базе должна быть идеальная дисциплина ведения учета:

1. Детализация расчетов. Отчеты работают корректно только тогда, когда система может однозначно сопоставить платеж и отгрузку. Настройки договоров с контрагентами должны предусматривать ведение взаиморасчетов «По договорам» (с обязательной автоматической или ручной детализацией до документов расчетно-платежных пар) или «По заказам / По накладным». Если взаиморасчеты ведутся «По договору в целом» без указания конкретных накладных в платежных поручениях, распределение оплат может происходить некорректно.
2. Регламентные операции и распределение взаиморасчетов. Данные в отчетах по оплате становятся актуальными только после проведения процедуры Закрытие месяца. Именно во время закрытия месяца запускаются фоновые задания по расчету себестоимости и распределению расчетов с клиентами по ФИФО (если не указана ручная привязка).
3. Развернутое сальдо и авансы. Если в базе присутствуют нераспределенные авансы от клиентов или незачтенные переплаты, алгоритмы отчетов могут сбоить. Необходимо регулярно контролировать состояние взаиморасчетов с помощью отчета «Ведомость расчетов с клиентами».

Связующее звено: ДДС косвенным методом

Если собственник все еще сомневается, предложите ему составить Отчет о движении денежных средств косвенным методом. Этот отчет идеально иллюстрирует, как прибыль трансформируется в деньги. Схема расчета выглядит следующим образом:

Чистая прибыль (из отчета о доходах и расходах)
+ Амортизация (расход, не связанный с оттоком денег)
- Увеличение дебиторской задолженности (прибыль, которую нам не отдали деньгами)
+ Увеличение кредиторской задолженности (наша прибыль, полученная за счет задержки выплат поставщикам)
- Увеличение запасов на складах (деньги, замороженные в товаре)
==================================================
= Чистый денежный поток (реальное изменение остатка денег на счетах)

Посмотрев на этот расчет, собственник наглядно увидит: мы заработали 1 000 000 рублей, но дебиторская задолженность выросла на 800 000 рублей, а склады пополнились на 300 000 рублей. В итоге живых денег стало меньше на 100 000 рублей. Вопрос об эффективности работы бизнеса снимется сам собой, и фокус внимания руководителя сместится на управление оборотным капиталом.

Резюмируя, отметим: не спешите браться за программирование сложных кастомных отчетов по первому требованию. Повышайте финансовую грамотность заказчика, демонстрируйте возможности типовых решений 1С и разделяйте учет эффективности продаж и движение реальных денежных средств.