При работе с договорами гражданско-правового характера (ГПХ) в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом: как правильно отразить ежемесячные выплаты, если окончательный акт будет подписан только в конце срока? Особое внимание привлекает настройка «в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами». В этой статье мы подробно разберем, как работает этот механизм, почему программа начисляет взносы раньше подписания акта и как это соотносится с требованиями Налогового кодекса РФ.
Рассмотрим стандартную ситуацию. Организация заключает договор с физическим лицом на три месяца. По условиям договора предусмотрены ежемесячные выплаты (авансы), но окончательная приемка работ происходит один раз в самом конце. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен специальный переключатель в документе Договор (работы, услуги).
Разберем по шагам, что происходит при выборе этого варианта:
Начисление зарплаты и взносов (или специализированный документ Начисление по договорам), программа автоматически подставляет сумму авансового платежа.Важный момент: при таком подходе документ Акт приемки выполненных работ в программе не создается (за исключением, возможно, финального месяца для фиксации факта окончания работ). Программа рассматривает ежемесячные платежи как объект налогообложения в момент их начисления.
Проанализируем правовую базу. Согласно ст. 424 НК РФ, дата осуществления выплат определяется как день начисления вознаграждения в пользу физического лица. Однако Минфин России в своем письме от 21.07.2017 № 03-04-06/46733 высказывает иную точку зрения относительно взносов.
Выясним причину споров. Специалисты Минфина указывают на следующее:
Таким образом, если мы строго следуем письму Минфина, то при выплате аванса в январе мы должны заплатить НДФЛ, но взносы начислить только в марте, когда будет подписан акт. Но 1С:ЗУП начисляет взносы сразу вместе с авансом. Почему так происходит?
Посмотрим на ситуацию с точки зрения налоговых рисков и технической реализации в 1С. Существует несколько причин, по которым разработчики 1С выбрали именно такой алгоритм:
1. Статус писем Минфина. Как отмечено в обсуждении, письма Минфина не являются нормативными правовыми актами. Они носят информационный характер. В самом НК РФ четко не прописано разделение «аванс» или «оплата по акту» для целей исчисления взносов — важен факт начисления дохода.
2. Контрольные соотношения в отчетности. С 2023 года отчетность по НДФЛ и страховым взносам стала еще более связанной. Если вы отразите доход в 6-НДФЛ в первом месяце, а в РСВ (Расчет по страховым взносам) этот же доход появится только через три месяца, это неизбежно вызовет требование пояснений от ФНС. Налоговая служба сверяет базы обложения, и расхождения между ними — прямой путь к проверке.
3. Изменения 2023 года и Единый тариф. Проанализируем важный аспект: с 1 января 2023 года выплаты по ГПХ облагаются взносами по единому тарифу, включая взносы на социальное страхование (ВНиМ). Теперь данные о застрахованных лицах передаются ежемесячно в составе Персонифицированных сведений. Если не начислять доход ежемесячно, возникнет путаница в страховом стаже и праве физического лица на пособия.
4. Отсутствие штрафов за переплату. Если вы начислите и уплатите взносы раньше (с аванса), это не считается нарушением. Напротив, если налоговая переквалифицирует ваши ежемесячные авансы в «оплату этапов работ» (что случается часто при регулярных платежах), а вы не заплатили взносы вовремя, вам грозят пени и штрафы за недоимку.
Если ваша учетная политика или юридический отдел настаивают на том, что взносы должны быть только после акта, стандартный механизм «с ежемесячными авансами» вам не подойдет. Рассмотрим альтернативный алгоритм действий в 1С:ЗУП:
Договор (работы, услуги) установите способ оплаты «В конце срока» или «По актам выполненных работ».Выплата бывшим сотрудникам или создайте разовое начисление, которое облагается только НДФЛ. Однако это не рекомендуется, так как может «сломать» автоматическое заполнение отчетности.Ведомость с видом выплаты «Аванс», но без оформления документа Начисление.Акт приемки выполненных работ на всю сумму. Программа начислит всю сумму договора, рассчитает взносы со всей суммы и НДФЛ.Внимание: При таком способе возникнет проблема с датой удержания НДФЛ. Согласно текущему законодательству, НДФЛ должен быть исчислен и удержан именно в момент реальной выплаты денег. Без документа-основания (начисления) в ЗУП корректно отразить удержание НДФЛ с аванса ГПХ крайне сложно.
Проанализировав практику ведения учета и возможности 1С:ЗУП 3.1, мы рекомендуем придерживаться стандартного механизма «в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами» по следующим причинам:
1. Автоматизация: Программа сама следит за остатками выплат и корректно заполняет 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.
2. Безопасность: Уплата взносов с авансов исключает претензии налоговой по поводу занижения базы в текущем периоде.
3. Прозрачность: Для проверяющих органов регулярные выплаты с уплатой всех налогов выглядят гораздо чище, чем накопление огромной суммы взносов к концу года.
Если вы все же решили разделять моменты уплаты НДФЛ и взносов, будьте готовы к регулярным запросам от ФНС по поводу расхождений в контрольных соотношениях между вашими отчетами. В большинстве случаев трудозатраты на написание пояснений и ручные корректировки в программе не стоят той призрачной «экономии» на отсрочке платежа по взносам.