В практике работы с договорами гражданско-правового характера (ГПХ) часто возникает ситуация, когда исполнителю необходимо выплатить аванс до момента окончательного подписания акта выполненных работ. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этих целей традиционно используется документ Начисление по договорам. Однако бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что суммы таких авансов сразу попадают в колонку «Облагаемая база» отчета «Анализ взносов», хотя сами взносы еще не рассчитаны. Рассмотрим детально, почему так происходит, и какими способами можно привести отчетность в соответствие с требованиями учета.
Проанализируем ситуацию с точки зрения механизмов 1С. Документ Начисление по договорам предназначен для фиксации дохода в межрасчетный период. Его основная задача — рассчитать сумму к выплате и удержать НДФЛ, чтобы компания могла исполнить обязанности налогового агента в момент фактической передачи денег.
При проведении этого документа программа делает записи в регистры накопления, в частности в регистр Сведения о доходах для расчета страховых взносов. Именно данные из этого регистра попадают в отчет «Анализ взносов». При этом важно понимать: расчет самих взносов (конкретных сумм к уплате в бюджет) в этом документе не производится. Программа «откладывает» это действие до конца месяца, когда будет создан итоговый документ Начисление зарплаты и взносов.
В результате возникает временной разрыв: облагаемая база уже зафиксирована в учете (так как доход начислен), а суммы взносов в отчете равны нулю. С точки зрения методологии 1С это не является ошибкой, но для управленческого или промежуточного контроля такая картина может быть неудобной.
Если учетная политика вашей организации или требования бухгалтерии категорически запрещают отражение аванса в базе взносов до момента закрытия работ актом, воспользуемся методом ручной корректировки регистров. Разберем по шагам, как это сделать правильно, чтобы не нарушить целостность данных для регламентированной отчетности (РСВ, ЕФС-1).
Договор ГПХ) и введем сумму аванса со знаком «минус».Анализ взносов перестанет «видеть» эту сумму в облагаемой базе текущего периода.Операция учета взносов и вводим ту же сумму, но уже со знаком «плюс». Это «вернет» базу в систему для итогового расчета взносов в конце месяца.Рассмотрим пример того, как данные регистрируются в системе. Если мы хотим вручную скорректировать запись, мы фактически воздействуем на структуру данных, аналогичную следующей логике:
// Псевдокод записи в регистр сведений о доходах
Запись = РегистрыНакопления.СведенияОДоходахДляРасчетаСтраховыхВзносов.СоздатьНаборЗаписей();
НоваяСтрока = Запись.Добавить();
НоваяСтрока.Период = ДатаАванса;
НоваяСтрока.Сотрудник = СсылкаНаСотрудника;
НоваяСтрока.СуммаДохода = -5000; // Сторно базы аванса
Запись.Записать();
Выясним, можно ли решить проблему, не прибегая к опасным ручным правкам регистров. Зачастую требования бухгалтерии касаются именно визуального отображения данных в отчете «Анализ взносов». В современных релизах ЗУП (начиная с 3.1.23 и выше) мы можем настроить отчет так, чтобы он временно игнорировал документы начисления по договорам.
Регистратор.Не в списке или Не равно.Начисление по договорам.Таким образом, мы получим «чистый» отчет по заработной плате, где база будет соответствовать реально рассчитанным взносам, при этом системные данные в регистрах останутся нетронутыми. Это гораздо безопаснее для последующего формирования отчетности в налоговую.
Проанализируем ситуацию с учетом реформы страховых взносов. С 1 января 2023 года выплаты по договорам ГПХ облагаются взносами по единому тарифу, включая социальное страхование (ВНиМ). Это означает, что теперь правила признания доходов по ГПХ стали максимально близки к правилам для трудовых договоров.
Согласно законодательству, датой фактического получения дохода для страховых взносов является дата начисления этого дохода в бухгалтерском учете. Если вы провели документ Начисление по договорам мартом, то с точки зрения ФНС эта сумма обязана попасть в облагаемую базу марта. Попытка скрыть её ручными операциями (как описано в Методе 1) может привести к расхождениям между отчетом РСВ и Персонифицированными сведениями.
Рассмотрим риски: если вы выплатили аванс и удержали НДФЛ, налоговая увидит эту выплату через уведомления и 6-НДФЛ. Если при этом в РСВ за тот же период облагаемая база будет меньше на сумму этого аванса, система контроля ФНС выдаст ошибку о несовпадении баз между НДФЛ и страховыми взносами.
Подведем итог и определим наиболее корректную последовательность действий в 1С:ЗУП:
Начисление по договорам для авансов без закрывающих документов. Вместо этого можно использовать выплату через Ведомость с видом «Аванс», если предварительно настроить возможность такой выплаты для договорников (хотя в типовой конфигурации это ограничено).Начисление зарплаты и взносов.Помните, что любое ручное вмешательство в регистры через Операции учета взносов должно быть строго обосновано, так как эти данные напрямую влияют на формирование регламентированных отчетов, которые сдаются в электронном виде и проходят жесткую автоматизированную проверку на стороне контролирующих органов.