Вопрос корректного заполнения формы ОДВ-1, которая с 2023 года преобразована в Подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1, является частой причиной затруднений для бухгалтеров и специалистов по кадрам. Особенно остро проблема встает, когда сотрудник в течение года менял льготные позиции или занимал несколько таких мест. В этой статье мы подробно разберем, как следует заполнять данный подраздел, учитывая требования законодательства и практику работы с программой 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1.
Прежде чем углубляться в детали заполнения, давайте выясним, для чего вообще предназначен Подраздел 2 Раздела 1 ЕФС-1 (ранее Раздел 5 формы ОДВ-1). Этот подраздел служит для отражения оснований, дающих право застрахованным лицам на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона № 400-ФЗ "О страховых пенсиях". По своей сути, он является своего рода перечнем рабочих мест, профессий и должностей, занятость на которых дает право на льготное пенсионное обеспечение.
Мы помним, что ранее существовало специальное программное обеспечение под названием "Перечень льготных профессий предприятия", которое помогало страхователям формировать этот список. Однако фирма 1С ранее высказывала позицию, что требование такого "Перечня льготных профессий" зачастую было незаконным. Тем не менее, соответствующая информация сейчас включена в один из разделов формы ОДВ-1, а затем трансформировалась в Подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1.
Основной вопрос возникает, когда типовая конфигурация 1С заполняет информацию в Подразделе 2 только по последнему льготному рабочему месту сотрудника за отчетный период. Рассмотрим, соответствует ли это официальным требованиям и как действовать в такой ситуации.
Мы обратимся к официальным порядкам заполнения, утвержденным Социальным фондом России (СФР) (ранее ПФР), чтобы понять, как должна выглядеть информация в Подразделе 2.
Если в Подразделе 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ), представленном одновременно с Подразделом 2, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных частью 1 статьи 30 и статьей 31 Закона № 400-ФЗ, то обязательно заполняется Подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 (пункты 3.7 раздела III, 6.7.3 раздела VI Порядка заполнения, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п).
Давайте разберем ключевые моменты заполнения:
Периоды работы в Подразделе 1.2: Если сотрудник в течение года занимал несколько льготных позиций, то в Подразделе 1.2 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ) необходимо отдельными строками указывать весь период работы с выделением каждого периода работы в особых условиях труда. Это означает, что для каждого уникального периода льготного стажа с разными условиями труда или кодами должны быть отдельные записи.
Информация в Подразделе 2: Подраздел 2 Раздела 1 ЕФС-1 содержит общие сведения по страхователю в целом и представляется одновременно с Подразделом 1.2. В этом подразделе отражается следующая информация:
Критически важными являются графы 4 и 5 Подраздела 2:
Что это означает на практике?
Типовая программа 1С, заполняя в Подразделе 2 информацию только по последнему рабочему месту, не совсем корректно отражает агрегированные данные по всем льготным рабочим местам предприятия. Если сотрудник в течение года был, например, электрогазосварщиком (льготная профессия) полгода, а потом был переведен на нельготную должность, то в Подразделе 1.2 ЕФС-1 льготный стаж будет отражен. Однако, если после этого позиция электрогазосварщика была закрыта или на ней больше никто не занят, Подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 может остаться пустым или отразить только другие, возможно, неактуальные данные.
Официальные порядки подчеркивают необходимость отражения всех периодов льготной работы в Подразделе 1.2. В то же время, Подраздел 2 должен содержать агрегированную информацию по страхователю о наличии таких льготных рабочих мест и занятости на них. Это означает, что если в течение года у вас были льготные рабочие места, то информация о них (даже если они уже не заняты или позиция закрыта, но по ней были льготные периоды) должна быть отражена в Подразделе 2, хотя акцент делается на "количество работников, занятых" на текущий момент.
Позиция 1С, как было озвучено на партнерском форуме, указывает, что если УПФР (ныне СФР) выдвигает дополнительные требования при приеме СЗВ-СТАЖ/ЕФС-1, необходимо документировать подобные ситуации. Это может быть письменный отказ в приеме по причине отсутствия корректного перечня. Мы рекомендуем собирать такую документацию для дальнейшего взаимодействия с СФР и/или с разработчиками 1С для доработки функционала.
Давайте рассмотрим, как СФР проверяет корректность сведений о льготном стаже сотрудников и выявляет возможные нарушения.
Мы выяснили, что СФР в основном ориентируется на дополнительные взносы, уплачиваемые работодателем за сотрудников, занятых на работах, дающих право на досрочное назначение пенсии. Если уплачиваются допвзносы, это является одним из ключевых сигналов о наличии льготного стажа.
Однако, СФР не ограничивается только фактом уплаты взносов. Мы должны учитывать следующие аспекты:
Соответствие сумм допвзносов: СФР проверяет, соответствуют ли суммы уплаченных допвзносов заявленному льготному стажу. Например, если сотрудник переведен на льготную профессию на один день, а допвзносы уплачиваются за весь месяц, это будет сразу заметно. СФР увидит, что допвзносы копеечные и не соответствуют даже минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) при месячном стаже. Следовательно, попытки "искусственно" создать льготный стаж путем краткосрочных переводов и уплаты минимальных взносов будут выявлены.
Данные специальной оценки условий труда (СОУТ): Графы 11 "Индивидуальный номер рабочего места" и 12 "Класс (подкласс) условий труда" подраздела "Результат специальной оценки условий труда" Подраздела 1.2 ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ) являются обязательными к заполнению, если у страхователя проведена СОУТ и в Подразделе 1.2 заполнены графы 8 "Особые условия труда (код)" и (или) 9 "Основание (код)" подраздела "Условия досрочного назначения пенсии". Если по результатам СОУТ присвоен вредный или опасный класс условий труда (классы 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 и 4), эти сведения также должны быть указаны.
Мы видим, что данные СОУТ играют ключевую роль в подтверждении права на льготный стаж. Отсутствие или некорректность этих данных может привести к отказу в признании льготного стажа или запросам СФР на уточнение информации.
Проверка документов пенсионера: СФР активно работает с самим застрахованным лицом, которое претендует на досрочную пенсию. Мы часто сталкиваемся с тем, что фонд "трясет" новоявленного пенсионера по каждому поводу, если есть малейшие сомнения в корректности представленных сведений о стаже.
В случае выявления ошибок или неполных сведений, которые могут привести к занижению суммы взносов или неправомерному предоставлению льгот, необходимо представить уточненные сведения в СФР.
Учитывая все вышеизложенное, мы можем сформулировать следующие практические рекомендации для заполнения Подраздела 2 Раздела 1 ЕФС-1 в ЗУП 3.1:
Контроль Подраздела 1.2: В первую очередь, убедитесь, что Подраздел 1.2 "Сведения о страховом стаже" подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1 заполнен абсолютно корректно и полно. Все периоды работы в особых условиях труда должны быть четко выделены отдельными строками с указанием соответствующих кодов условий труда и оснований. Обязательно проверяйте наличие и корректность данных СОУТ в графах 11 и 12, если СОУТ проводилась.
Корректировка Подраздела 2: Если типовая программа 1С заполняет Подраздел 2 Раздела 1 ЕФС-1 только по последнему рабочему месту, а в течение года у вас были другие льготные позиции, которые давали право на досрочную пенсию (и по ним были начислены допвзносы), мы рекомендуем ручную корректировку или доработку системы. Необходимо внести в Подраздел 2 агрегированную информацию по всем таким рабочим местам, которые существовали в отчетном году и давали право на льготный стаж. Ориентируйтесь на графы 4 ("общее число рабочих мест") и 5 ("количество работников, занятых") — они должны отражать общую картину по страхователю, а не только по одной должности или сотруднику.
Ведение перечня льготных профессий: Продолжайте внутренне вести учет льготных профессий предприятия. Хотя старого программного обеспечения "Перечень льготных профессий предприятия" уже нет, логика проверки СФР по-прежнему подразумевает наличие у страхователя систематизированных данных о рабочих местах, дающих право на льготы.
Соответствие допвзносов: Мы должны постоянно проверять, что суммы уплаченных дополнительных взносов строго соответствуют периодам и условиям льготного стажа. Любые расхождения будут поводом для проверки со стороны СФР.
Документирование отказов: Если при подаче отчетности СФР выдвигает необоснованные, на ваш взгляд, требования или отказывает в приеме формы из-за расхождений, связанных с Подразделом 2, обязательно документируйте эти ситуации. Получайте письменные отказы или запросы. Эта информация будет полезна для взаимодействия с разработчиками 1С и для формирования единой позиции по правилам заполнения.
Следите за обновлениями: Форма ЕФС-1, включая ее подразделы, постоянно обновляется. Мы должны всегда руководствоваться актуальными порядками заполнения, утвержденными СФР, так как правила могут меняться.
Таким образом, для корректного заполнения Подраздела 2 Раздела 1 ЕФС-1 требуется внимательный подход. Мы должны не только следовать логике программы 1С, но и четко понимать официальные требования СФР, чтобы избежать проблем с подтверждением льготного стажа и начислением пенсий нашим сотрудникам.