При переходе с устаревшей программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную версию ЗУП 3.1 многие пользователи выбирают так называемый «краткий» или «свернутый» перенос данных. При таком переносе в новую базу не переносятся первичные кадровые документы (такие как Прием на работу или Кадровый перевод) за прошлые годы — вместо них создаются документы начальной штатной расстановки и технические записи в регистрах.
В связи с этим возникает серьезная проблема: при подготовке отчета СЗВ-ТД (а также пришедшего ему на смену подраздела 1.1 формы ЕФС-1) программа не видит исторических кадровых событий сотрудников, произошедших до 1 января 2020 года. Поскольку физических документов приема в новой базе нет, бухгалтер не может зайти в них и установить флажок Отразить в трудовой книжке. Без этого отчет по сотрудникам, у которых происходит первое кадровое событие после 2020 года, отправляется в контролирующие органы некорректно, так как по закону мы обязаны передать сведения о последнем кадровом событии на начало 2020 года у данного работодателя.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем механизмы работы конфигурации и рассмотрим четыре эффективных способа решения этой задачи — от штатных инструментов до автоматизированного импорта старых отчетов.
---
Проанализируем ситуацию с технической точки зрения. При свернутом переносе данных сведения о приказах прошлых лет записываются в специальный регистр сведений — Реестр кадровых приказов. Это текстовые и ссылочные данные, необходимые для формирования печатных форм и справок.
Однако регламентированный отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) при заполнении обращается к другому регистру — Мероприятия трудовой деятельности. Этот регистр в штатном режиме заполняется только тогда, когда в программе проводится кадровый документ с установленным флагом Отразить в трудовой книжке. Так как при переносе документов создано не было, записи в регистре мероприятий отсутствуют. Следовательно, отчет автоматически заполнить невозможно.
Рассмотрим подробнее четыре практических метода, которые помогут нам оперативно решить эту проблему.
---
Разработчики фирмы 1С предусмотрели специальный инструмент для отражения исторических событий без необходимости создавать фиктивные документы приема на работу. Разберем по шагам, как им воспользоваться:
При нажатии этой кнопки система автоматически обратится к техническим регистрам переноса данных (в частности, к регистру Реестр кадровых приказов), найдет последнее актуальное событие по каждому сотруднику на дату 31.12.2019 и перенесет эти данные в документ Регистрация трудовой деятельности.
После проведения этого документа все необходимые записи попадут в регистр Мероприятия трудовой деятельности, и при заполнении очередного отчета СЗВ-ТД (ЕФС-1) исторические приемы и переводы подтянутся автоматически.
---
Если сотрудников в базе очень много, а данные переноса из ЗУП 2.5 по какой-то причине содержат ошибки или заполнены не полностью, мы можем использовать еще один мощный штатный механизм — загрузку ранее отправленных файлов отчетности.
Этот способ идеален, так как он не просто воссоздает записи о приеме, но и сопоставляет их с уникальными идентификаторами (UUID или GUID) мероприятий, которые уже хранятся в базе Социального фонда РФ (ранее ПФР). Это гарантирует отсутствие дублирования сведений и исключает ошибки сопоставления при последующих увольнениях сотрудников.
Рассмотрим этот процесс подробнее:
СЗВ-ТД за прошлые периоды (2020-2022 гг.) из старой базы ЗУП 2.5 или скачаем их из личного кабинета оператора отчетности (СБИС, Контур-Экстерн, 1С-Отчетность и др.) в формате XML.XML, и нажмем кнопку загрузки.СНИЛС и автоматически создаст проведенные документы регистрации с установленным признаком Принято в ПФР.Важный нюанс при импорте: перед загрузкой обязательно проверьте карточку организации. Дата действия регистрационного номера фонда в настройках организации должна быть установлена более ранним числом, чем даты загружаемых исторических документов, иначе программа выдаст ошибку импорта.
---
Как упоминалось на форуме, для версий ЗУП 3.1 существуют готовые внешние обработки (например, доступные на портале Инфостарт), которые автоматизируют перенос сведений из технических таблиц в кадровые мероприятия.
Такой инструмент считывает информацию напрямую из регистра сведений РегистрСведений.РеестрКадровыхПриказов. Посмотрим на упрощенный пример алгоритма, который заложен в подобных обработках:
ВыборкаПриказов = РегистрыСведений.РеестрКадровыхПриказов.Выбрать();
Пока ВыборкаПриказов.Следующий() Цикл
Если ВыборкаПриказов.ДатаСобытия < ДатаНачала2020 Года Тогда
// Создаем или дополняем документ "Регистрация трудовой деятельности"
// Записываем Сотрудника, Вид мероприятия (Прием/Перевод), Дату и Номер приказа
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Использование обработки оправдано в случаях, когда штатное автозаполнение по кнопке Данные до 2020 года работает некорректно из-за специфических особенностей переноса данных конкретной информационной базы.
---
Если перенос данных был выполнен некорректно, технические регистры пусты, а файлов отправленной отчетности в формате XML не сохранилось, мы можем прибегнуть к ручному восстановлению записей. Для этого выполним следующие действия:
Прием).После ручного ввода данных отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) успешно заполнится по данному сотруднику.
---
Важно помнить, что отсутствие исторических сведений влияет не только на сдачу регламентированной отчетности в СФР, но и на выдачу обязательной формы СТД-Р сотрудникам при увольнении. Если в базе отсутствуют зарегистрированные мероприятия до 2020 года, увольняющийся сотрудник получит пустой бланк СТД-Р, в котором будет отражено только само увольнение, что является нарушением трудового законодательства.
Чтобы решить эту проблему в современных версиях 1С:ЗУП 3.1, проанализируем настройки программы:
При включении этой опции программа начнет выводить в печатную форму СТД-Р все внесенные нами ранее (одним из четырех вышеописанных способов) исторические записи кадровой деятельности сотрудника.
Таким образом, своевременное восстановление кадровой истории сотрудников после переноса данных из ЗУП 2.5 гарантирует корректность сдачи отчетности и полное соответствие требованиям законодательства.