В процессе ведения учета или при возникновении спорных ситуаций (например, при выявлении фиктивного сотрудника, подготовке претензий или расчете реальной стоимости содержания персонала) перед бухгалтером встает задача: собрать абсолютно все затраты на конкретного работника за определенный период. Сюда входят не только выданная на руки зарплата, но и все начисления, налог на доходы физических лиц (НДФЛ), страховые взносы, а также сопутствующие расходы, такие как командировочные или подотчетные средства.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП) аккумулирует все сведения по оплате труда и налогам, а в связке с 1С:Бухгалтерией предприятия (БП) мы можем получить полную картину расходов. В этой статье мы подробно разберем, как стандартными и расширенными средствами систем получить эти данные быстро и без привлечения программистов.
Для того чтобы узнать, какие суммы были начислены сотруднику и сколько фактически выплачено ему на руки, воспользуемся специализированными зарплатными отчетами.
Рассмотрим порядок действий для формирования отчета по начислениям:
Анализ начислений по сотрудникам. Этот отчет наглядно показывает структуру начислений, удержаний и выплаченных сумм в разрезе сотрудников.Сотрудник, выберем вид сравнения Равно и укажем ФИО интересующего нас работника. Нажмем кнопку Закрыть и сформировать.В сформированном отчете мы увидим подробную детализацию: оклад, премии, отпускные, больничные, сумму удержанного НДФЛ, а также графу Выплачено, которая отражает реальный отток денежных средств по кассе или банку в адрес этого физлица.
Расходы предприятия на сотрудника не ограничиваются его чистым доходом. Организация обязана уплачивать страховые взносы в фонды. Чтобы оперативно получить информацию о начисленных взносах по конкретному человеку, выполним следующие шаги:
Анализ взносов в фонды.В результате мы получим детальную таблицу по фондам: пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы на травматизм (НС и ПЗ). Эти данные будут сгруппированы помесячно.
Работать с двумя разными отчетами («Анализ начислений» и «Анализ взносов») не всегда удобно, особенно если данные нужны для руководства или суда. Мы можем настроить вывод всех этих показателей в рамках одного отчета.
Проанализируем возможности отчета Налоги и взносы (кратко):
Налоги и взносы (кратко). Он по умолчанию содержит информацию и о доходах, и о начисленных взносах.Полная стоимость. В поле Выражение детальных записей пропишем простую математическую формулу сложения доступных полей ресурсов. Нам понадобятся поля, отвечающие за начисленный доход и начисленные взносы:
[Начислено] + [Единый тариф] + [Взносы на травматизм]Полная стоимость, чтобы оно выводилось в финальной таблице. Нажмем Завершить редактирование и сформируем отчет.Теперь перед нами единая таблица, где по каждому месяцу выведена итоговая сумма реальных затрат предприятия на оплату труда и налоги данного сотрудника.
Альтернативный вариант в ЗУП — использовать специализированный отчет Сведения для отражения зарплаты в бухучете (раздел Зарплата -> Отчеты по зарплате). Он формируется на основании документов отражения и собирает в единую форму абсолютно все статьи расходов, включая взносы и НДФЛ, привязывая их к конкретным счетам затрат.
Если собранные сведения необходимы для официальной претензии, досудебного урегулирования или судебного разбирательства, обычные аналитические отборы могут не подойти. Требуется официальный регламентированный документ.
В этом случае лучшим решением будет распечатать Карточку учета по страховым взносам (индивидуальную карточку учета). Этот документ формируется в ЗУП в разделе отчетности по налогам. Он содержит все персональные данные физического лица, базу для начисления взносов помесячно и нарастающим итогом, а также суммы начисленных взносов во все фонды. Заверенная подписью руководителя и печатью организации карточка является весомым доказательством понесенных предприятием расходов в суде.
Если речь идет о фиктивном сотруднике, злоумышленники могли выводить средства не только через прямые начисления заработной платы, но и с помощью других финансовых инструментов. Поскольку ЗУП фиксирует только трудовые доходы, для поиска иных затрат нам обязательно нужно обратиться к базе 1С:Бухгалтерия.
Разберем по шагам, какие счета бухгалтерского учета необходимо проверить через Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по субконто или карточку счета с отбором по нашему физлицу:
Это первое, что необходимо проверить. На фиктивного сотрудника могли оформляться поддельные авансовые отчеты. Выясним, выдавались ли физлицу наличные или безналичные денежные средства под отчет (на покупку материалов, канцтоваров, бензина) и были ли они возвращены или закрыты фиктивными документами.
Проанализируем данный счет. Сюда относятся не связанные с оплатой труда операции: компенсации за использование личного транспорта, компенсация мобильной связи, материальная помощь, не подлежащая налогообложению, или выданные займы, которые могли быть списаны или не возвращены.
76.05 или 76.10).
Если по документам сотрудник направлялся в служебные поездки, организация могла оплачивать билеты, проживание в гостиницах или услуги трансфера напрямую сторонним контрагентам. В ЗУП эти расходы не отражаются, но они напрямую увеличивают сумму ущерба предприятия. Сформируем карточку по контрагентам-поставщикам услуг и проверим, фигурирует ли там фамилия нашего сотрудника.
Выясним, не включался ли сотрудник в списки по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС), страхования жизни или на обучение персонала. Если организация оплачивала групповые полисы или курсы повышения квалификации, стоимость обучения или страхования фиктивного лица также относится к прямым убыткам.
Для получения гарантированно точного и полного расчета затрат на сотрудника за период придерживайтесь следующего алгоритма совместной работы в базах:
Налоги и взносы (кратко) с отбором по сотруднику для фиксации фонда оплаты труда и налогов.Карточку учета по страховым взносам для придания юридической силы расчетам по налогам.71, 73 и анализируем расчеты по счету 76.05, чтобы прибавить к сумме ущерба командировочные, подотчетные средства и иные незарплатные выплаты.Такой комплексный подход позволит вам подготовить безупречную доказательную базу и увидеть полную структуру расходов на любого сотрудника предприятия.