Разберем частую и очень важную задачу, с которой сталкиваются бухгалтеры, экономисты и бизнес-аналитики при работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3. Представим распространенную ситуацию: в марте сотруднику был начислен оклад в размере 10 000 рублей. В апреле по итогам работы за март ему начисляют премию в размере 2 000 рублей. С точки зрения регламентированного бухгалтерского и налогового учета эти операции пройдут разными месяцами регистрации (март и апрель соответственно).
Однако для целей управленческого учета, глубокого экономического анализа или проверки правильности расчета среднего заработка нам необходим отчет, который покажет реальную экономическую картину: в марте сотрудник фактически заработал 12 000 рублей (оклад за март плюс премия, заработанная за этот же месяц).
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3 большинство стандартных зарплатных отчетов по умолчанию ориентированы на месяц начисления (период регистрации дохода). Напрямую «из коробки» готового предопределенного отчета, который бы автоматически переносил суммы премий в их базовый период, в интерфейсе не представлено. На профильных форумах из-за этого часто возникает скепсис, и пользователей уверяют, что без программирования здесь не обойтись.
Выясним, так ли это на самом деле. Проанализируем возможности системы и разберем по шагам три эффективных способа решения этой задачи в пользовательском режиме с помощью гибких настроек компоновки данных и универсальных отчетов.
Рассмотрим, как можно адаптировать стандартный отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) под наши нужды. Основная идея здесь заключается в изменении группировок и переходе от периода регистрации к периоду действия начислений.
Выполним настройку по шагам:
Месяц начисления. Наша задача — заменить его. Найдем и выберем группировку по полю Период действия (или добавим его в структуру из списка доступных полей).Группа со значением Равно "Начислено".Период действия может выводиться в формате полной даты со временем. Перейдем на вкладку Условное оформление, добавим новое оформление для поля Период действия и укажем формат даты: "Месяц, Год" (например, "L=ru_RU; DF='MMMM yyyy'").При такой настройке премия, которая была физически начислена в апреле, но имеет период действия (базовый период) «Март», отобразится в колонке или строке марта рядом с основным окладом сотрудника.
Если возможностей настройки стандартного отчета «Анализ зарплаты» вам показалось недостаточно, обратимся к первоисточнику данных. Все начисления в программе 1С:ЗУП 3 записываются в специализированную таблицу базы данных — регистр расчета Начисления. Этот регистр хранит всю необходимую информацию: и период регистрации (когда начислили физически), и базовый период (за какой период начислена сумма).
Для извлечения этих данных воспользуемся мощным встроенным инструментом — Универсальным отчетом.
Проанализируем ситуацию и настроим отчет по шагам:
Сотрудник — для идентификации работника;Начисление (вид расчета) — чтобы видеть, какое именно начисление перед нами;Период регистрации — это месяц, в котором начисление было фактически проведено в учете (апрель для нашей премии);Результат — числовая сумма начисления.Сотрудник.В результате мы получим детальную таблицу, где все начисления будут сгруппированы строго по экономическому периоду их возникновения. Оклад за март и начисленная в апреле премия за март окажутся в одном блоке "Март", что позволит нам увидеть суммарный доход сотрудника за этот месяц.
Иногда перед расчетчиком стоит более узкая задача: проанализировать исключительно начисленные премии и четко сопоставить их с периодами, за которые они выплачивались, без примеси окладов и других начислений. Для этого отлично подойдет настройка Универсального отчета по конкретному виду документов.
Проделаем эту процедуру вместе:
Начисления.Сотрудник;Сумма (или Результат из табличной части);Базовый период) из табличной части документа.Этот способ покажет точные суммы премий с привязкой к конкретным приказам и тем месяцам, за которые они были фактически заработаны.
На профессиональных форумах часто можно встретить мнение, что если премия отражена в бухгалтерском учете в апреле, то и анализировать ее нужно исключительно в апреле, а любые попытки "перенести" её в март — это пустая трата времени. Однако с точки зрения финансового менеджмента и управленческого учета это в корне неверно.
Рассмотрим подробнее, почему отчет по базовому периоду начислений жизненно необходим успешному предприятию:
1С:ЗУП 3 алгоритмы расчета среднего заработка для отпусков, командировок и больничных листов работают по особым правилам, прописанным в законодательстве. Премии при расчете среднего заработка учитываются именно по их базовому периоду (периоду, за который они начислены), а не по месяцу регистрации. Если базовая премия за март была начислена в апреле, программа должна корректно распределить её при расчете отпуска, начавшегося, например, в мае. Настроенный нами отчет позволяет бухгалтеру-расчетчику быстро проверить правильность распределения сумм в форме расчета среднего заработка и избежать дорогостоящих ошибок при начислении отпускных.Таким образом, мы выяснили, что стандартные механизмы платформы 1С:Предприятие 8.3 предоставляют пользователю всю необходимую гибкость для решения аналитических задач любой сложности без доработки конфигурации силами программистов.