← На главную

При ведении налогового учета по УСН с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов» пользователи 1С:Бухгалтерии нередко сталкиваются с ситуацией: документы по начислению заработной платы и выплаты проведены, однако в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) затраты на оплату труда и страховые взносы не попадают. Разберем архитектурные особенности механизмов конфигурации, выясним истинные причины такого поведения системы и рассмотрим практические способы решения проблемы.

Главное условие признания затрат на оплату труда в расходах по УСН согласно Налоговому кодексу РФ — это факт их начисления и фактической выплаты сотрудникам. Страховые взносы признаются в расходах только после их начисления и перечисления в бюджет. Однако программа не включает эти суммы в расходы автоматически, если нарушены базовые принципы аналитического учета.

Архитектурные причины проблемы в типовой конфигурации

Проанализируем программный механизм, заложенный в алгоритмы 1С:Бухгалтерии. Для автоматического отражения расходов при УСН система использует регистры накопления Расходы при УСН, Книга учета доходов и расходов (раздел I) и Прочие расчеты.

В типовом общем модуле НалоговыйУчетУСН (в процедурах обработки начислений и выплат, таких как НачислениеЗП) запросы к данным строятся с обязательным обращением к аналитике счета 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»). Ключевым измерением регистра является конкретное физическое лицо из субконто Работники организаций.

Если в базе данных выбран сводный учет зарплаты (без детализации по сотрудникам), субконто на счете 70 отсутствует. В этом случае происходит следующее:

1. В процедурах общего модуля НалоговыйУчетУСН запрос по пакету начислений возвращает пустой результат, поскольку система не может сопоставить начисление конкретному лицу.
2. Срабатывает кассовый контроль переплат: программа обязана отсекать авансы и переплаты, чтобы не завысить принимаемые расходы. Если учет ведется «котловым» методом, система технически не может определить, кому выплачен аванс сверх начисления, а по кому имеется недоплата.
3. В результате алгоритм конфигурации полностью пропускает сводные документы, и записи в регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I) не формируются. Пытаться переписывать типовой модуль не рекомендуется, так как это нарушит целостность налогового партионного учета.

Способ 1. Переход на детализированный учет по каждому сотруднику

Рассмотрим основной штатный вариант, позволяющий восстановить автоматический расчет и заполнение КУДиР. Для этого необходимо включить персонифицированный учет расчетов с персоналом в параметрах программы.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Перейдем в раздел «Главное» → «План счетов» → «Настройка плана счетов». В блоке «Учет расчетов с персоналом» переключим переключатель в положение «По каждому работнику». Это подключит ведение субконто Работники организаций на счете 70.
2. В программе, из которой выполняется выгрузка (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом), изменим режим выгрузки данных по проводкам со сводного на вариант с детализацией по сотрудникам.
3. Обеспечим передачу ведомостей на выплату (в банк или кассу). При проведении банковских выписок (Списание с расчетного счета) обязательно выберем вид операции Перечисление заработной платы работнику или Перечисление заработной платы по ведомостям с привязкой конкретной ведомости.
4. Выполним хронологическое перепроведение документов за отчетный налоговый период. При проведении выплат программа автоматически сопоставит начисленные суммы по каждому работнику и зафиксирует расход в КУДиР.

Важное ограничение: переключать настройку плана счетов рекомендуется с начала нового налогового периода (с 1 января). Если включить аналитику в середине года в рабочей базе с накопленными данными, на счете 70 по старым операциям образуется пустое субконто, что потребует ручной корректировки входящих остатков.

Способ 2. Ручной ввод расходов через специальный документ

Если специфика предприятия или требования конфиденциальности не позволяют выгружать персональные данные сотрудников в бухгалтерскую базу, автоматический учет невозможен. Рассмотрим альтернативный регламентированный способ фиксации затрат.

Для отражения расходов вручную используем документ Запись книги доходов и расходов УСН (раздел «Отчеты» → «Записи книги доходов и расходов УСН»). Разберем порядок его заполнения:

1. Создадим новый документ и перейдем на вкладку «I. Доходы и расходы».
2. Добавим строку, где укажем дату и номер первичного документа (платежного поручения или расходного кассового ордера на фактическую выплату).
3. В графе содержания операции укажем текстовое пояснение (например, «Выплата заработной платы за месяц»).
4. В колонке «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы» вручную укажем сумму, рассчитанную по правилу «начислено и фактически выплачено» (за вычетом несанкционированных переплат и авансов).

Данный документ делает прямую запись в регистр КУДиР в обход сложных механизмов модуля НалоговыйУчетУСН и не требует наличия аналитики по физлицам на счете 70.

Особенности отражения страховых взносов

Проанализируем порядок включения в расходы страховых взносов по счету 69. В отличие от заработной платы, по страховым взносам аналитика по сотрудникам не ведется — учет строится в разрезе видов платежей в фонды.

Для корректного признания взносов должны соблюдаться условия:

1. Начисление должно быть отражено типовым документом Отражение зарплаты в бухучете. Если начисление взносов заведено через Операция, введенная вручную, оно не сформирует необходимых движений по специальным регистрам УСН, и взносы не попадут в КУДиР автоматически.
2. В банковской выписке (Списание с расчетного счета) вид операции должен строго соответствовать перечислению налога или взноса в бюджет.
3. Только при совпадении обоих событий (начислено на счете 69 и списано с расчетного счета) сумма попадает в расходы в день списания денежных средств.

Диагностика ошибок

Чтобы выяснить, на каком этапе прерывается цепочка признания затрат, используем встроенные инструменты системы:

1. Отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН» (раздел «Отчеты»). В разделах «Оплата труда» и «Налоги, взносы и пособия» отчет детально визуализирует соотношение начисленных, оплаченных и непринятых остатков.
2. Отчет «Универсальный отчет» по регистру накопления Расходы при УСН. Он позволяет увидеть статусы партий расходов (например, Не списано или Не оплачено) и определить первичный документ, вызвавший зависание остатков.