При совместном использовании программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда начисленная и фактически выплаченная зарплата, а также перечисленные страховые взносы упорно не хотят отражаться в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) по УСН (режим «Доходы минус расходы»).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроены механизмы налогового учета УСН в программах 1С, и пошагово пройдем по всем контрольным точкам для восстановления корректного отражения расходов.
Для начала вспомним нормы налогового законодательства. Согласно Налоговому кодексу РФ, расходы на оплату труда и уплату страховых взносов при упрощенной системе налогообложения признаются только при выполнении двух ключевых условий:
В программе 1С для выполнения этих условий должна быть сформирована цепочка документов. Если хотя бы одно звено цепи выпадает или содержит некорректную аналитику, программа не признает расход, и строки в КУДиР останутся пустыми. Проанализируем, какие именно документы должны присутствовать в системе:
Отражение зарплаты в бухучете — документ, который переносится из 1С:ЗУП и фиксирует факт начисления обязательств.Ведомость в банк или Ведомость в кассу — документ-согласование выплаты, содержащий детальный список сотрудников и причитающихся им сумм.Списание с расчетного счета или Выдача наличных — финансовый документ, подтверждающий фактическое движение денежных средств.Это одна из самых коварных и частых причин возникновения проблемы. Если в базах настроен разный уровень аналитики, программа 1С не сможет автоматически сопоставить начисления с выплатами.
Выясним, где проверить эти настройки в обеих базах:
Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты. Откроем ссылку Расчеты с персоналом и проверим, как ведется учет расчетов по оплате труда. Доступно два варианта: По каждому работнику или Сводно по всем работникам.Администрирование — Синхронизация данных — Настройки синхронизации. Посмотрим, в каком режиме выгружаются данные для формирования проводок.Критически важно: настройки аналитики должны полностью совпадать! Если в Бухгалтерии включен детальный учет (По каждому работнику), а из ЗУП данные выгружаются в режиме Сводно по всем сотрудникам, то при проведении выплаты программа Бухгалтерии просто не поймет, кому именно и за какой период переводятся деньги. Автоматического сопоставления не произойдет, и расходы «зависнут».
Даже если настройки аналитики верны, связь между начислением и выплатой может прерваться из-за некорректного заполнения документов оплаты.
Рассмотрим стандартную цепочку действий бухгалтера:
Списание с расчетного счета (при выплате через банк) или Выдача наличных (при выплате через кассу).Проанализируем частую ошибку: если платежное поручение или списание с расчетного счета создаются вручную, бухгалтер может забыть привязать к ним выгруженную ведомость либо случайно создать новую ведомость непосредственно в Бухгалтерии. В результате программа расценивает данный платеж как «аванс под отчет» или неопределенный аванс, который не закрывает начисленную ранее задолженность по конкретной ведомости. В итоге начисление остается «неоплаченным» для целей налогового учета УСН.
Для исправления ситуации откроем документ Списание с расчетного счета, убедимся, что вид операции установлен как Перечисление заработной платы по ведомостям (или аналогичный для конкретного случая), а в табличной части выбрана именно та ведомость, которая пришла по синхронизации из ЗУП.
Для технического понимания проблемы нам необходимо заглянуть «под капот» программы 1С. Все движения для КУДиР формируются не напрямую из проводок бухгалтерского учета, а на основании записей специальных регистров накопления. Главным для нашей задачи является регистр Расходы при УСН.
Выясним, как программа делает движения по этому регистру:
Отражение зарплаты в бухучете формируется запись с видом движения Приход (+) и статусом Не оплачено. Это штатное поведение системы: программа зафиксировала возникновение расхода, но ждет подтверждения его оплаты.Списание с расчетного счета) должна сформироваться запись с видом движения Расход (-) и тем же статусом Не оплачено. Именно этот «минус» в регистре закрывает цепочку расчетов. Программа видит, что начисленная сумма совпала с оплаченной по всем аналитическим разрезам, и делает итоговую запись в КУДиР.Если при анализе движений документа Списание с расчетного счета мы видим, что проводки по регистру делаются, но статус остается в значении Не оплачено и движения Расход (-) не происходит, это сигнализирует о том, что программа не смогла сопоставить аналитику оплаты с аналитикой начисления. Это может происходить из-за несовпадения подразделений, счетов учета или перепутанных ведомостей.
Для диагностики таких расхождений можно воспользоваться универсальным отчетом или написать простой запрос в режиме консоли запросов, чтобы сравнить поля записей начисления и оплаты:
ВЫБРАТЬ
РасходыПриУСН.Период КАК Период,
РасходыПриУСН.Регистратор КАК Регистратор,
РасходыПриУСН.ВидДвижения КАК ВидДвижения,
РасходыПриУСН.СтатусОплатыУСН КАК СтатусОплаты,
РасходыПриУСН.ЭлементРасхода КАК ЭлементРасхода,
РасходыПриУСН.Сумма КАК Сумма
ИЗ
РегистрНакопления.РасходыПриУСН КАК РасходыПриУСН
ГДЕ
РасходыПриУСН.Регистратор В (&СписокДокументов)
Раберем ситуацию с выплатой аванса, упомянутую на форуме. Например, аванс выплачивается 30-го числа, а начисление зарплаты (документ Отражение зарплаты в бухучете) проводится последним днем месяца — 31-го числа.
Логика работы программы здесь следующая:
Чтобы программа правильно состыковала эти события «задним числом», простого проведения документов в хронологическом порядке часто бывает недостаточно. Нам в обязательном порядке необходимо выполнить регламентную процедуру Закрытие месяца, а именно операцию Признание расходов при УСН. Только эта процедура производит окончательный расчет, сопоставляет авансы с начислениями и формирует записи в КУДиР.
Каждый способ отражения зарплаты, настроенный в ЗУП, при обмене связывается со справочником Способы отражения зарплаты в бухучете в Бухгалтерии предприятия.
Проверим эти настройки по шагам:
Способы отражения зарплаты в бухучете в 1С:Бухгалтерии.Статьи затрат.Расходы (НУ). В этом поле обязательно должно быть выбрано значение Принимаются. Если там установлено «Не принимаются» или поле оставлено пустым, программа проигнорирует эти суммы при расчете налоговой базы УСН, и они никогда не попадут в КУДиР.Если мы работаем в актуальных версиях программ 1С, то должны учитывать кардинальные изменения в законодательстве, связанные с введением Единого налогового платежа (ЕНП) и Единого налогового счета (ЕНС).
Теперь простая уплата страховых взносов платежным поручением на КБК Единого налогового платежа — это всего лишь перечисление аванса в налоговый орган. Программа больше не признает эти расходы в КУДиР автоматически в момент списания денег с расчетного счета.
Чтобы страховые взносы были приняты к расходам по УСН, программа должна зафиксировать факт зачета этих средств налоговым органом в счет конкретных обязательств. Для этого должны быть выполнены следующие условия:
Уведомление об исчисленных суммах налогов (или сдана регламентированная отчетность, например, РСВ / ЕФС-1), чтобы система знала, какие именно обязательства у нас возникли.Зачет аванса по единому налоговому счету в рамках процедуры Закрытие месяца.Сведения об уплате налогов на едином налоговом счете (раздел Операции — Сведения об уплате налогов), который заполняется автоматически при настроенной интеграции с Личным кабинетом налогоплательщика ФНС.Без выполнения этих регламентных шагов перечисленные страховые взносы не будут распределены программой и не попадут в состав расходов в КУДиР.