← На главную

При выполнении рекомендованного переноса данных из предыдущих версий программ (например, 1С:ЗУП 2.5 или 1С:УПП 1.3) в программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 сотрудники, уволенные до даты начала эксплуатации новой базы, по умолчанию не переносятся. Это сделано разработчиками для оптимизации объема информационной базы и исключения неактуальных кадровых данных.

Однако на практике часто возникает ситуация, когда по итогам прошедшего периода (например, 1 квартала) согласно трудовому или коллективному договору необходимо начислить производственную премию всем работавшим в этот период сотрудникам, включая тех, кто уже уволился. Разберем возможные пути решения этой задачи и выделим наиболее корректный методический подход.

Способ 1. Ручной ввод кадровой истории и регистрация премии (Рекомендуемый)

Проанализируем самый надежный и правильный вариант с точки зрения дальнейшего расчета налогов, страховых взносов и формирования платежных ведомостей. Для начисления премии за результаты труда уволенный человек должен присутствовать в справочнике сотрудников как штатная единица с корректным кадровым состоянием на момент начисления.

Разберем процесс по шагам:

1. Создание физического лица и сотрудника: перейдем в справочник Сотрудники и создадим нового сотрудника, заполнив его персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные). Если физическое лицо уже есть в базе, выберем его.
2. Оформление приема на работу: создадим документ Прием на работу. В документе укажем реальную историческую дату приема сотрудника, его подразделение, должность и условия оплаты. Критически важный момент: обязательно снимем флаг Отразить в трудовой книжке. Если оставить этот флаг включенным, программа посчитает прием незарегистрированным кадровым мероприятием и автоматически включит сотрудника в текущую форму отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.1), которая за прошлые периоды уже была сдана.
3. Оформление увольнения: создадим документ Увольнение с реальной датой увольнения сотрудника в прошлом периоде. Здесь также обязательно снимем флаг Отразить в трудовой книжке. Проведем документ.
4. Регистрация начисления премии: откроем раздел Зарплата и создадим документ Премия (вид начисления должен иметь настройку «Начисление выполняется по отдельному документу»). В поле Период, по итогам работы за который начисляется премия укажем 1 квартал. При подборе сотрудников в табличную часть нажмем кнопку Подбор и в открывшемся окне настроим отображение уволенных сотрудников (установим период отбора «Работавшие с...» или снимем флаг скрытия уволенных).
5. Учет расчетной базы: если формула расчета премии зависит от расчетной базы за 1 квартал, система не сможет рассчитать сумму автоматически, поскольку начислений за прошлые месяцы у данного сотрудника в новой базе нет. В этом случае введем сумму премии вручную или предварительно внесем расчетную базу с помощью документа Данные для расчета зарплаты.
6. Выплата премии: создадим документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу с характером выплаты Премия или В межрасчетный период. Сотрудник корректно заполнится в ведомости, сформируются проводки по счету 70 и закроются взаиморасчеты.

Способ 2. Повторная выгрузка данных с корректировкой кадровых документов в базе-источнике

Если количество уволенных сотрудников велико и ручной ввод нецелесообразен, рассмотрим вариант их пакетного переноса из старой информационной базы:

1. В исходной базе временно снимем с проведения документы Увольнение по тем сотрудникам, которым требуется начислить премию.
2. Повторно запустим выгрузку данных в 1С:ЗУП 3.1. Поскольку сотрудники числятся работающими на дату среза, обработка переноса перенесет их личные карточки, данные о стаже и приемы на работу.
3. В исходной базе вернем проведение документам увольнения.
4. В новой базе 1С:ЗУП 3.1 вручную проведем документы Увольнение на нужные даты, не забывая снять флаг Отразить в трудовой книжке во избежание искажения регламентированной отчетности.

Почему не подходит документ «Выплаты бывшим сотрудникам»?

Иногда на практике предлагают использовать специализированный документ Выплаты бывшим сотрудникам. Выясним причину, по которой данный способ не подходит для производственных премий:

1. Ограничение взаиморасчетов: этот документ предназначен исключительно для регистрации социальных и компенсационных выплат (материальная помощь, сохраняемый средний заработок на период трудоустройства при сокращении). Начисления по нему не формируют задолженность по заработной плате на 70 счете.
2. Невозможность выплаты через стандартные ведомости: суммы из документа Выплаты бывшим сотрудникам не попадают в зарплатные документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета. Взаиморасчеты закрываются только на стороне бухгалтерской программы по 76 счету через прочие расчеты.
3. Методологическая ошибка: квартальная премия за производственные результаты является неотъемлемой частью системы оплаты труда, облагается страховыми взносами в общем порядке и должна регистрироваться стандартными зарплатными инструментами.

Таким образом, оптимальным и методически верным решением является полное оформление кадровой цепочки (прием и увольнение реальными датами без передачи в ЕФС-1) с последующим начислением через документ Премия и выплатой через стандартную ведомость.