← На главную

При подготовке статистической отчетности в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом бухгалтеры и специалисты по кадрам часто сталкиваются с ситуацией, когда показатели численности сотрудников в разных отчетах кардинально расходятся. Особенно остро этот вопрос встает во время сдачи Формы № 1 («Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы»), которая сдается один раз в два года за апрель. Сравнивая ее данные с ежемесячной или ежеквартальной Формой № П-4 («Сведения о численности и заработной плате работников»), пользователи обнаруживают колоссальную разницу. Например, в П-4 среднесписочная численность составляет 4300 человек, а в Форме № 1 программа собирает всего 2300 человек.

В этой статье мы подробно разберем, почему показатели численности в этих отчетах принципиально не должны совпадать, как методология Росстата объясняет такие расхождения, какие ошибки в алгоритмах 1С:ЗУП влияли на заполнение отчетов и как проверить правильность данных с помощью современных инструментов программы.

---

1. Разбор методологии: почему показатели П-4 и Формы № 1 отличаются в разы

Главная причина несовпадения данных — абсолютно разное назначение отчетов и, как следствие, принципиально отличающиеся алгоритмы отбора сотрудников, заложенные Росстатом.

Проанализируем ключевые методологические различия между отчетами:

• Форма № П-4: Ее цель — показать общую картину занятости и среднюю заработную плату на предприятии за отчетный период. В среднесписочную численность включаются практически все штатные сотрудники организации. Даже если сотрудник болел, находился в краткосрочном отпуске за свой счет или в учебном отпуске, он продолжает учитываться в среднесписочной численности (хотя для некоторых категорий, таких как декретницы, предусмотрено исключение). Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ также отражаются в П-4, просто в отдельных графах отчета.
• Форма № 1: Этот отчет преследует иную цель — продемонстрировать Росстату распределение «стабильно и полностью отработавших» сотрудников по уровням их заработных плат. Статистикам важно увидеть реальную структуру тарифов и окладов без искажений, вызванных случайными факторами (болезнями, отпусками за свой счет, приемом или увольнением в середине месяца). Поэтому из Формы № 1 жестко исключается огромный пласт сотрудников.

Рассмотрим подробнее, кого именно гарантированно исключают из Формы № 1 согласно официальной инструкции по заполнению:

1. Сотрудники, принятые на работу или уволенные в течение отчетного месяца (апреля). Их заработная плата за неполный месяц исказила бы общую статистику окладов.
2. Сотрудники, находившиеся на больничном (включая больничные по уходу за ребенком или родственником) хотя бы один день в апреле.
3. Сотрудники, находившиеся в отпуске по беременности и родам, а также в отпусках по уходу за ребенком.
4. Работники, бравшие отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) суммарно более чем на 5 рабочих дней в апреле.
5. Сотрудники, не работавшие по причине простоя по вине работодателя или по независящим от сторон причинам более 5 рабочих дней апреля.
6. Работники, трудившиеся в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя, если неотработанное время составило более 40 часов за апрель.
7. Все внешние совместители и лица, выполнявшие работы исключительно по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На любом крупном или среднем предприятии в течение апреля обязательно будут сотрудники на больничных, в декретах, взявшие отпуска за свой счет или уволившиеся/принятые в течение месяца. Из-за этих строгих фильтров численность в Форме № 1 на практике всегда будет существенно меньше, чем среднесписочная численность в П-4. И это абсолютно нормально!

---

2. Программные ошибки в алгоритмах 1С:ЗУП и их решение

Несмотря на методологические различия, пользователи часто сталкивались с ситуацией, когда программа 1С:ЗУП отсекала лишних сотрудников, из-за чего цифры в Форме № 1 занижались еще сильнее и не поддавались логическому объяснению. Причиной тому были зарегистрированные программные ошибки на Bugboard.

Выделим ключевые ошибки прошлых релизов:

• Ошибка 10211007: Некорректный алгоритм отбора в функции СотрудникиДляЗаполненияФормы1(). Программа неверно анализировала кадровые изменения и периоды отсутствия сотрудников. В результате из отчета могли вылетать работники, у которых были короткие внутрисменные отсутствия или незначительные кадровые переводы внутри апреля, не влияющие на их заработок за полный месяц.
• Ошибка 10211034: Проблема с подсчетом дней отпусков за свой счет. Алгоритм программы при оценке пятидневного лимита отпуска без сохранения оплаты труда ошибочно брал календарные дни вместо рабочих дней, приходящихся на период отсутствия по графику сотрудника. Из-за этого отсекались те сотрудники, которые фактически не превысили лимит в 5 рабочих дней отсутствия.

Выясним, как решаются эти проблемы. Разработчики 1С оперативно исправили эти ошибки. Начиная с релиза 3.1.9.227 (и во всех последующих актуальных версиях программы), код функции был полностью переписан.

Если вы столкнулись с некорректным заполнением в старой версии конфигурации, у вас есть два пути:

1. Рекомендуемый: Обновить конфигурацию 1С:ЗУП до актуального релиза. Это позволит автоматически исправить не только алгоритмы заполнения статотчетности, но и обновить сами формы отчетов под актуальные требования законодательства.
2. Для программистов (временное решение без обновления): Найти в модулях конфигурации функцию СотрудникиДляЗаполненияФормы1() и обновить ее код, перенеся изменения из исправленного релиза. Это позволит быстро скорректировать цифры в отчете без проведения полного обновления базы.

---

3. Как проверить и сверить данные Формы № 1 в 1С:ЗУП

Для того чтобы облегчить жизнь бухгалтеру и исключить ручную сверку «по головам», разработчики добавили в программу удобные инструменты анализа.

Рассмотрим по шагам, как проверить, правильно ли заполнилась Форма № 1 в современных релизах программы (начиная с версии 3.1.30.197 и старше):

Шаг 1. Использование встроенной расшифровки

Теперь вам не нужно гадать, почему сотрудник с окладом не попал в отчет. Прямо в форме заполненного отчета выберите интересующую ячейку с численностью и нажмите кнопку «Расшифровать». Программа сформирует детальный отчет, в котором наглядно покажет:

• Полный список сотрудников, принятых к расчету.
• Список исключенных сотрудников с указанием конкретной причины исключения (например, «Наличие больничного листа в апреле», «Отпуск без сохранения оплаты более 5 рабочих дней» или «Прием на работу в течение месяца»).

Этот инструмент позволяет моментально объяснить любые расхождения с отчетом «Штатные сотрудники» или «Полный свод начислений».

Шаг 2. Настройка расчета среднесписочной численности

Чтобы показатели П-4 и других отчетов, использующих среднесписочную численность, рассчитывались максимально корректно, проверьте настройки программы. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и найдем флаг «Рассчитывать среднесписочную численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени».

Если этот флаг включен, программа будет производить расчет численности таких сотрудников пропорционально отработанным часам, что застрахует вас от искусственного завышения численности в форме П-4 и сблизит методику расчетов с требованиями Росстата.

---

4. Кто и когда должен сдавать Форму № 1

Посмотрим на организационные правила подачи этой отчетности, чтобы не делать лишнюю работу:

• Периодичность: Отчет предоставляется один раз в два года и только по четным годам (за апрель 2024 года, за апрель 2026 года и так далее).
• Сроки подачи: Отчет необходимо направить в территориальный орган статистики в период с 5 по 20 мая года, следующего за отчетным апрелем.
• Кого касается отчет: Форму № 1 обязаны сдавать далеко не все организации. Субъекты малого предпринимательства полностью освобождены от этой обязанности. Для средних и крупных предприятий Росстат формирует индивидуальную выборку.

Выяснить, попала ли ваша компания в список обязанных сдавать Форму № 1 в текущем периоде, можно очень просто: зайдите на официальный портал Росстата для информирования респондентов, введите ИНН или ОКПО вашей организации и система выдаст вам актуальный перечень форм, которые от вас ожидают. Если Формы № 1 в этом списке нет, сдавать ее «на всякий случай» не нужно — ведомство просто отклонит отчет.

---

Подведем итоги

Разница между Формой № 1 и Формой № П-4 — это не ошибка программы, а следствие различной методологии Росстата. П-4 собирает общую массу сотрудников, а Форма № 1 фильтрует только тех, кто отработал апрель стабильно и полностью. Если же расхождения кажутся вам аномальными (например, исключается слишком много сотрудников без видимых причин), обязательно проверьте актуальность релиза вашей 1С:ЗУП и воспользуйтесь встроенным механизмом расшифровки отчета для поиска конкретных причин исключения по каждому сотруднику.