← На главную

В процессе ведения хозяйственной деятельности компании часто сталкиваются с ситуацией, когда денежные средства, ранее списанные по статье «Прочие расходы» (например, за услуги сторонних организаций, аренду, связь или транспорт), возвращаются на расчетный счет или в кассу. Бухгалтеры и экономисты управленческого учета часто задаются вопросом: как правильно отразить этот возврат в программе «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (УПП) с положительным знаком или в виде сторно, не прибегая к ручному исправлению прошлых закрытых периодов и не ломая при этом логику расчета себестоимости?

В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм корректировки нематериальных затрат в УПП, проанализируем типовые инструменты конфигурации, а также выясним, почему попытки кастомизировать проведение денежных документов могут привести к фатальным ошибкам при закрытии месяца.

---

Почему нельзя дорабатывать денежные документы для проведения по затратам

У многих разработчиков и аналитиков возникает соблазн добавить движения по регистрам затрат напрямую в документы поступления денег, такие как Платежное поручение входящее или Приходный кассовый ордер. Рассмотрим, почему делать этого категорически нельзя.

Денежные документы в архитектуре 1С:УПП имеют строго определенное назначение — они отражают состояние взаиморасчетов с контрагентами (регистры Взаиморасчеты с контрагентами, Расчеты с контрагентами) и движение денежных средств (регистры Движения денежных средств, Денежные средства). Регистры учета затрат, такие как Учет затрат (управленческий учет) (при использовании РАУЗ) или партионные регистры Прочие затраты, имеют совершенно иную структуру аналитики. Они требуют указания подразделения-получателя затрат, статьи затрат, номенклатурных групп, заказов и способов распределения.

Если мы попытаемся искусственно «привязать» регистры затрат к денежным документам, то столкнемся со следующими проблемами:

1. Нарушение архитектуры РАУЗ. Режим расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ) строит сквозные цепочки движения ценностей и затрат. Добавление записей в эти регистры из непредназначенных для этого документов приведет к разрыву аналитики.
2. Ошибки при закрытии месяца. Документ Расчет себестоимости выпуска анализирует движения по строго определенным регистраторам. При наличии некорректных регистраторов программа либо выдаст ошибку распределения затрат, либо войдет в бесконечный цикл расчета встречного выпуска.
3. Сложность контроля взаиморасчетов. Будет невозможно корректно сопоставить акты сверки с контрагентами и реальное сальдо по затратам.

Поэтому правильным подходом является разделение операций: поступление денег отражается стандартным финансовым документом, а корректировка затрат — специализированным документом в контуре управления затратами.

---

Основной инструмент: Документ «Прочие затраты» с отрицательной суммой

Для корректировки, сторнирования или уменьшения прочих нематериальных расходов в УПП предназначен документ Прочие затраты. Этот документ используется для отражения нематериальных затрат, которые не проходят через склады (амортизация, налоги, услуги сторонних контрагентов). Начисление налогов (например, транспортного или имущественного), которое упоминается нашими коллегами на форумах, также выполняется именно этим документом.

Рассмотрим по шагам, как отразить возврат затрат с помощью этого документа:

1. Откроем интерфейс «Управление производством» и перейдем в меню «Затраты» -> «Прочие затраты».
2. Создадим новый документ.
3. В шапке документа настроим отражение в учете. Если нам необходимо скорректировать данные исключительно для управленческого учета (УУ), установим флаг «Отразить в упр. учете» и обязательно снимем флаги «Отразить в бух. учете» и «Отразить в налог. учете». Это позволит избежать конфликтов с регламентированной отчетностью бухгалтерии, если они используют другие методы корректировки.
4. Заполним табличную часть документа на вкладке «Затраты» следующим образом:
   • Подразделение / Подразделение организации: укажем то подразделение, на которое изначально были списаны расходы.
   • Статья затрат: выберем исходную статью прочих расходов, по которой прошел возврат.
   • Номенклатурная группа / Проект: укажем аналитику, если затраты были адресными.
   • Сумма (упр.): введем сумму возврата со знаком «минус».
5. Проведем документ.

После проведения документ сформирует отрицательные движения (сторно) по регистру Учет затрат (управленческий учет) (или по регистру Прочие затраты в случае использования партионного учета). При расчете себестоимости в конце месяца система автоматически уменьшит накопленные затраты по указанной аналитике на данную сумму.

---

Альтернативный вариант: Перенос затрат документом «Корректировка прочих затрат»

Бывают ситуации, когда затраты не просто возвращаются, а их требуется перенаправить с одной статьи расходов (или подразделения) на другую без перепроведения первичных документов прошлых периодов. Для этого идеально подходит документ Корректировка прочих затрат.

Проанализируем порядок заполнения этого документа:

1. Документ находится в том же разделе меню «Затраты».
2. В шапке документа также определяем его принадлежность к видам учета (в нашем случае оставляем только «упр. учет»).
3. Табличная часть документа содержит две ключевые вкладки:
   • Вкладка «Затраты»: здесь мы указываем старую аналитику (источник), с которой нужно списать неверно отраженные или возвращенные расходы. Сумму указываем с положительным знаком.
   • Вкладка «Получатели»: здесь указывается новая аналитика (приемник), на которую эти затраты должны лечь. Это может быть другое подразделение, другая статья затрат или проект.
4. При проведении документ выполнит перенос расходов между аналитиками внутри управленческого учета. Никаких отрицательных сумм в данном случае вводить не требуется — программа сама сделает расход по старой аналитике и приход по новой.

---

Почему не подходят документы оприходования затрат

Иногда на форумах советуют использовать документы оприходования. Выясним, почему для нашей задачи они не применимы:

• Оприходование материалов из производства. Этот документ предназначен исключительно для возврата на склады материальных ценностей (сырья, полуфабрикатов, возвратных отходов), которые ранее были списаны в производство документом «Требование-накладная». Вернуть им услуги или прочие нематериальные расходы на склад невозможно физически.
• Оприходование незавершенного производства. Этот документ служит для фиксации остатков или излишков ТМЦ непосредственно в незавершенном производстве (НЗП). Он также работает только с материальными затратами и не предназначен для работы со статьями общехозяйственных, коммерческих или общепроизводственных расходов (которые чаще всего и относятся к прочим затратам).

---

Критически важный нюанс: Контроль отрицательного сальдо при РАУЗ

При использовании документа Прочие затраты с отрицательным знаком необходимо быть предельно аккуратными. Рассмотрим главное правило работы со сторнирующими операциями в 1С:УПП:

Итоговый баланс (сальдо) по конкретной аналитике затрат за месяц не должен быть отрицательным!

Если сумма возврата, которую мы ввели с минусом, превышает сумму накопленных затрат по этому же подразделению и этой же статье затрат за текущий месяц, то на конец месяца образуется «чистый минус» (отрицательное сальдо).

При попытке провести документ Расчет себестоимости выпуска система выдаст ошибку вида: «Обнаружена отрицательная сумма затрат...». РАУЗ не умеет распределять отрицательные остатки расходов на выпуск продукции или финансовый результат, из-за чего расчет себестоимости может завершиться аварийно либо исказить финансовый результат.

Как правильно поступить в этом случае?
Если сумма возврата больше, чем текущие расходы по этой статье затрат за месяц, то сумму превышения методически правильнее отражать не как уменьшение затрат (минус на затратах), а как прочий управленческий доход. Для этого сумму превышения проводят документом Прочие затраты, но уже с положительным знаком на специальную статью доходов, либо фиксируют операцией вручную по управленческому учету.