При работе с физическими лицами по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) бухгалтеры часто сталкиваются со сложной методологической задачей: как правильно отразить выплату аванса (предоплаты) исполнителю. Трудность заключается в противоречии между правилами исчисления НДФЛ и страховых взносов, а также в технических особенностях реализации этого процесса в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1).
В этой статье мы подробно проанализируем законодательную базу, выясним, почему программа 1С:ЗУП 3.1 по умолчанию включает авансы в Расчет по страховым взносам (РСВ), и разберем по шагам три практических способа решения этой проблемы.
Для начала разберем позицию контролирующих органов и нормы Налогового кодекса РФ, которые определяют порядок налогообложения авансовых платежей по договорам ГПХ:
Такое расхождение в правилах учета создает проблему в автоматизированных системах. Если мы начисляем доход для удержания НДФЛ, программа 1С:ЗУП автоматически делает движения по регистрам учета страховых взносов, ошибочно включая аванс в базу для РСВ текущего месяца.
Выясним техническую причину поведения программы. Когда в программе создается документ Начисление по договорам или Начисление зарплаты и взносов (на вкладке "Договоры"), программа выполняет сразу несколько действий:
СведенияОДоходахСтраховыеВзносы.Именно записи из регистра СведенияОДоходахСтраховыеВзносы напрямую попадают в Раздел 3 декларации РСВ (в строки 140 "Сумма выплат и иных вознаграждений" и 150 "База для исчисления страховых взносов"). Даже если страховые взносы физически не рассчитываются (строка 170 равна 0), сам факт отражения суммы в строках 140 и 150 до подписания акта выполненных работ является методологической ошибкой. Налоговые инспекторы при сверке показателей могут потребовать пояснений, почему заявленная база по взносам не соответствует датам подписания актов.
Рассмотрим подробнее три проверенных способа, которые позволяют корректно начислить и выплатить аванс по ГПХ, удержать НДФЛ, но исключить эти суммы из РСВ до момента подписания итогового акта.
Это наиболее красивый и методологически обоснованный способ. Мы создаем в программе специальное начисление, которое облагается НДФЛ, но полностью игнорируется механизмом расчета страховых взносов.
Шаг 1. Настройка нового вида начисления
Прочие начисления и выплаты. В поле "Начисление выполняется" установим значение По отдельному документу (в качестве документа-основания будет использоваться Разовое начисление).2010 (Выплаты по договорам гражданско-правового характера).Прочие доходы от трудовой деятельности.Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами (или "Не является объектом обложения страховыми взносами"). Это ключевая настройка, благодаря которой сумма не попадет в базу РСВ.Шаг 2. Ежемесячное начисление аванса
Ведомость в кассу или Ведомость в банк.Шаг 3. Окончательный расчет в месяце подписания акта
Договор (работы, услуги) или Акт приемки выполненных работ на полную сумму — 50 000 рублей.Начисление зарплаты и взносов (или Начисление по договорам) программа начислит 50 000 рублей, с которых в полном объеме рассчитает страховые взносы и НДФЛ. Сумма ранее выданного аванса (10 000 рублей) будет учтена как предоплата при формировании итоговой ведомости на выплату.Этот способ применяется, если аванс уже был начислен стандартным документом (например, документом Начисление по договорам), попал в базу страховых взносов, и вам необходимо оперативно скорректировать данные текущего месяца перед сдачей отчетности РСВ.
Проанализируем порядок действий по шагам:
Договоры гражданско-правового характера.-10.00 рублей).СведенияОДоходахСтраховыеВзносы для августа, и в Разделе 3 РСВ строка по данному физлицу за этот месяц исчезнет.Операция учета взносов, но уже с положительным значением аванса (10.00 рублей), чтобы восстановить базу для исчисления взносов в периоде признания расходов.Этот метод часто предпочитают опытные бухгалтеры, которые придерживаются строгой позиции: до момента подписания акта выполненных работ никаких начислений в бухгалтерском и налоговом учете расходов быть не должно.
Если мы делаем начисление (даже разовое), сумма попадает в документ Отражение зарплаты в бухучете и уходит на счета затрат (20, 26, 44), уменьшая базу по налогу на прибыль или УСН. Без подписанного акта это является серьезным нарушением правил ведения бухучета. При использовании данного способа начисление в программе не проводится вообще, фиксируется только факт выплаты аванса и удержания НДФЛ.
Разберем алгоритм реализации данного подхода:
2010, сумму аванса (включая НДФЛ).Вознаграждение сотрудникам по договорам ГПХ. Поскольку официального начисления в программе не было, нам необходимо заполнить строку сотрудника вручную: добавить исполнителя, указать сумму к выплате (за вычетом НДФЛ) и сумму удержанного НДФЛ.6-НДФЛ и в ЕНС, так как они зарегистрированы документами учета НДФЛ.Начисление зарплаты и взносов программа исчислит взносы со всей суммы договора, а излишне исчисленный ранее НДФЛ (который мы уже отразили в августе) будет автоматически скорректирован программой во избежание двойного налогообложения.Для облегчения выбора оптимального решения сопоставим предложенные методы в таблице:
| Критерий сравнения | Способ 1 (Разовое начисление) | Способ 2 (Операция учета взносов) | Способ 3 (Операция учета НДФЛ) |
|---|---|---|---|
| Сложность настройки | Низкая (настраивается один раз) | Средняя (требует ежемесячного контроля) | Высокая (требует ручного заполнения ведомостей) |
| Автоматизация расчетов | Высокая (авторасчет НДФЛ и выплат) | Средняя (ручные корректировки базы) | Низкая (все суммы вносятся вручную) |
| Отражение затрат в БУ до акта | Да (требуется ручная корректировка в БУ) | Да (требуется ручная корректировка в БУ) | Нет (идеально с точки зрения бухучета затрат) |
| Чистота РСВ | Идеально (в РСВ пусто до акта) | Идеально (база сторнируется) | Идеально (в РСВ пусто до акта) |
Подводя итог, можно дать следующую рекомендацию: если для вашей организации критически важна автоматизация процессов и вы не хотите заполнять ведомости вручную, используйте Способ 1 (создание разового начисления без облагания взносами). Если же ваша бухгалтерия строго следит за соответствием бухгалтерских затрат подписанным первичным документам (актам) и не допускает признания расходов по авансам ГПХ на счетах затрат, наиболее правильным выбором станет Способ 3.