Ситуация, когда сотрудник самостоятельно оплачивает тестирование на COVID-19, а организация затем компенсирует ему эти расходы, часто вызывает вопросы у бухгалтеров. Основная сложность заключается в том, как правильно классифицировать эту выплату в программе 1С и какие налоги необходимо начислить. Рассмотрим подробно методику отражения таких операций, проанализируем налоговые риски и настроим программу для корректного учета.
Прежде всего, разберем принципиальную разницу в терминах, которая напрямую влияет на выбор документа в 1С:Комплексная автоматизация 2 или 1С:Зарплата и управление персоналом 3.
Доход в натуральной форме возникает только в том случае, если организация сама заключила договор с медицинской лабораторией и оплатила услуги напрямую поставщику за конкретных сотрудников. В этом случае сотрудник денег на руки не получает, но получает экономическую выгоду в виде услуги. В 1С это отражается документом Доход в натуральной форме, который фиксирует базу для налогов, но не увеличивает сумму к выплате в ведомости.
Денежная компенсация — это случай, когда сотрудник сам оплатил тест, принес чек, и компания перечисляет ему деньги на карту или выдает из кассы. Здесь использование механизма "натурального дохода" будет методической ошибкой. Мы должны отразить это как обычное начисление денежных средств, которое увеличит сумму задолженности организации перед работником.
Перед настройкой программы выясним позицию контролирующих органов, чтобы минимизировать налоговые риски:
Проанализируем шаги по созданию нового вида расчета в системе. Этот вариант подходит, если вы решили проводить выплату через зарплатный блок.
Заходим в меню Настройки — Начисления и создаем новое начисление "Компенсация расходов на тестирование COVID-19":
Разовое начисление).После настройки создаем документ Разовое начисление, выбираем сотрудника и указываем сумму компенсации. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией данные попадут в соответствующие регистры и сформируют проводки по счету 70.
Рассмотрим альтернативный, более "чистый" с точки зрения бухгалтерского учета способ — оформление через 71 счет. Этот метод позволяет не смешивать компенсацию с оплатой труда.
Алгоритм действий следующий:
Авансовый отчет.Расходный кассовый ордер или Списание с банковского счета с видом операции "Выдача подотчетному лицу".Этот способ хорош тем, что сумма вообще не попадает в отчетность 6-НДФЛ и РСВ, так как рассматривается как прямая закупка услуги организацией через своего представителя (агента). Однако важно, чтобы в документах из лаборатории было понятно, за кого оплачена услуга, и это соответствовало приказу по фирме.
Выясним причины, по которым следует выбрать тот или иной метод:
Если вы хотите избежать любых вопросов со стороны налоговой по поводу страховых взносов, выбирайте Вариант 1 с начислением взносов. Это увеличит затраты предприятия на 30%, но гарантирует отсутствие штрафов.
Если вы уверены в документальном оформлении (наличие приказа, чеков, актов) и хотите сэкономить на налогах, выбирайте Вариант 2 (через авансовый отчет). В этом случае выплата трактуется как компенсация затрат работника, произведенных в интересах работодателя, что согласно ст. 164 ТК РФ не является доходом и не облагается никакими налогами.
Важный нюанс: Если сумма компенсации не превышает 4000 рублей, некоторые бухгалтеры предпочитают оформлять её как Материальную помощь. Посмотрим на этот вариант: он прост в реализации, так как матпомощь до 4000 руб. в год не облагается ни НДФЛ, ни взносами. Однако это не совсем корректно по сути операции (тест — это не материальное затруднение), и такие расходы нельзя будет принять к учету по налогу на прибыль.
Для корректного отражения в 1С:КА 2 и ЗУП придерживаемся следующей логики:
Доход в натуральной форме, если выдаем деньги сотруднику.Таким образом, мы обеспечим прозрачность учета и готовность к любым проверкам со стороны налоговых органов.