Ситуация, когда сотрудник увольняется до окончания рабочего года, за который он уже полностью отгулял отпуск, — одна из самых трудоемких для бухгалтера. Особенную сложность она приобретает, когда отпускные были выплачены в одном налоговом периоде (например, в декабре прошлого года), а увольнение происходит в другом (в мае текущего). Возникает вопрос: как корректно отразить сторнирование сумм в программе 1С и нужно ли пересдавать отчетность по НДФЛ и страховым взносам за прошлый год? Рассмотрим этот процесс по шагам, опираясь на законодательство и возможности программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8.
Для начала разберем правовую сторону вопроса. Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право (но не обязанность) произвести удержание из заработной платы работника при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Проанализируем важный нюанс, который часто становится камнем преткновения в спорах с аудиторами. Аудитор может заявить, что вы «не имеете права сторнировать начисленные отпускные». С юридической точки зрения это означает следующее: начисление отпускных в прошлом периоде (декабре) было абсолютно законным. На тот момент ошибки не было, расчет был произведен верно. Следовательно, это не является «счетной ошибкой» или «неправомерным действием», которое требует исправления первичных данных прошлого периода.
Однако ст. 137 ТК РФ дает механизм возврата средств. Важно помнить об ограничении: статья 138 ТК РФ ограничивает размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы 20 процентами от суммы, причитающейся работнику «на руки». Если долг за отпуск превышает этот лимит, оставшуюся часть работник может вернуть только добровольно. Взыскать эти деньги через суд в большинстве случаев невозможно (согласно позиции Верховного Суда РФ).
Самый острый вопрос: корректировать ли 6-НДФЛ и РСВ за прошлый год, если отпуск был в декабре, а сторнируем мы его в мае? Разберем позицию контролирующих органов и логику программы 1С.
НДФЛ: Поскольку перерасчет связан с изменением обстоятельств (увольнением), а не с ошибкой в расчете, налоговые органы (ФНС и Минфин) в своих разъяснениях указывают, что пересдавать отчетность за прошлый период не требуется. Корректировка налоговой базы происходит в текущем периоде (в мае). Сумма излишне выплаченных отпускных уменьшает облагаемую базу текущего месяца. Если сумма сторно больше текущих начислений, в учете может возникнуть «отрицательный» доход, который программа 1С должна корректно обработать.
Страховые взносы: Здесь логика аналогична. На момент начисления взносов в декабре база была сформирована верно. При увольнении в мае мы производим перерасчет, который отражается в отчетности (РСВ) текущего периода. База прошлого года остается неизменной. Проанализируем настройки программы, которые позволяют реализовать это технически.
В современных версиях программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом предусмотрена специальная настройка, определяющая, как именно будет производиться расчет при увольнении. Рассмотрим, где она находится: перейдите в меню Настройка — Расчет зарплаты.
Найдите пункт «Удержание за неотработанный отпуск при увольнении». Программа предлагает два варианта:
Увольнение на вкладке «Удержания» или «Начисления» (в зависимости от версии) создаст записи с отрицательными суммами. Это уменьшит базу для расчета НДФЛ и взносов в текущем месяце (мае). Это наиболее популярный вариант, так как он позволяет вернуть переплаченные налоги.Рассмотрим порядок действий при выборе варианта «Сторно», так как он вызывает больше всего вопросов:
Увольнение. На вкладке «Условия увольнения» убедитесь, что программа верно рассчитала количество дней неотработанного отпуска (оно будет со знаком минус в поле «Рабочий год»).Оплата отпуска по календарным дням) с отрицательной суммой и указанием периода (декабрь — январь).Важно: Если вы столкнулись с тем, что программа 1С:ЗУП «не видит» переплату или выдает ошибку, проверьте настройки функциональных опций. В старых редакциях (например, 2.5) логика работы отличалась, и там часто требовалось ручное вмешательство в регистры накопления.
Как отмечалось в обсуждении на форуме (сообщение 3 и 7), работодатель имеет право вовсе не производить удержание. Это позиция «Понять и простить». Если организация принимает такое решение, то:
Увольнение в поле «Порядок компенсации отпуска» выберите «Не компенсировать и не удерживать».Выясним, какие проводки формируются при сторнировании. Если вы используете стандартный механизм сторно, то в Отражении зарплаты в бухучете вы увидите проводку:
Дт 20 (26, 44) — Кт 70 (сумма с минусом).
Если же вы следуете логике аудитора (расчеты по претензиям), то сумма долга должна быть перенесена на счет 73.02:
Дт 73.02 — Кт 70 (в сумме долга).
Затем, при выплате зарплаты, долг погашается:
Дт 70 — Кт 73.02.
Если же сотрудник отказывается возвращать долг сверх 20%-ного лимита, и вы его списываете, оформляется проводка:
Дт 91.02 — Кт 73.02.
Помните, что для целей налогообложения прибыли такие расходы, скорее всего, не будут признаны обоснованными, так как они не направлены на получение дохода.
Подводя итог, можно сказать: технически в 1С:ЗУП 3.1 сторнирование отпускных прошлого периода — это штатная процедура. Главное — определить учетную политику организации (сторнировать налоги или просто удерживать сумму). Подавать уточненные расчеты за прошлый налоговый период по НДФЛ и взносам в большинстве случаев не требуется, так как начисление изначально было верным. Все изменения отражаются в периоде увольнения. Не забывайте контролировать лимит удержания в 20%, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.