← На главную

Часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 (налоговый режим УСН «Доходы минус расходы»), когда при начислении одинаковых сумм премий всем сотрудникам, в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) в колонке «Не принято к расходам» отражаются разные цифры. На первый взгляд это кажется программной ошибкой или «перекосом», однако за этим стоит строгий математический алгоритм распределения оплат. Рассмотрим подробно, почему так происходит и как проверить корректность расчетов.

Суть проблемы и природа начисления

Прежде всего, проанализируем тип начисления. Если премия выплачивается, например, за счет чистой прибыли или к праздничной дате, она зачастую не включается в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по УСН (согласно ст. 255 НК РФ). В программе такие начисления обычно имеют следующие признаки:

1. Отражение по дебету счета 91.02 (Прочие расходы), а не производственных счетов 20, 26 или 44.
2. В справочнике «Начисления» для данного вида выплаты не заполнен Вид расхода на оплату труда или указано, что расход не принимается к налоговому учету.
3. В документе «Отражение зарплаты в бухучете» сумма премии зафиксирована верно, но при анализе КУДиР итоговые суммы по сотрудникам «скачут».

Важно понимать: сама по себе премия «не принимается» не в момент начисления, а в момент ее фактической выплаты (или пропорционально выплате), так как для УСН применяется кассовый метод.

Алгоритм «Пропорции»: почему суммы не сходятся

Главная причина расхождений заключается в том, что 1С не умеет «окрашивать» деньги. Когда мы выплачиваем сотруднику зарплату (оклад + премия), программа видит общую сумму задолженности перед человеком, состоящую из разных частей: принимаемых (оклад) и не принимаемых (наша премия).

Если сумма фактической выплаты за месяц не покрывает общую задолженность (включая остатки прошлых периодов) на 100%, программа применяет метод пропорционального распределения. Разберем это на конкретном математическом примере.

Пример ситуации:

Допустим, на начало апреля у сотрудника нет долгов. В апреле ему начислили:

• Принимаемый расход (Оклад): 100 000 руб.
• Не принимаемый расход (Премия): 20 000 руб.
• Итого начислено: 120 000 руб.

Если в этом же месяце мы выплатили сотруднику ровно 120 000 руб., то в КУДиР попадет 100 000 в «Принято» и 20 000 в «Не принято». Но что будет, если выплачено меньше (например, 110 000 руб.)?

Программа рассчитает доли:

1. Доля принимаемых расходов: 100 000 / 120 000 = 0.8333
2. Доля не принимаемых расходов: 20 000 / 120 000 = 0.1667

Распределение выплаты в 110 000 руб. составит:

• В расходы УСН (Принято): 110 000 * 0.8333 = 91 666.67 руб.
• В колонку «Не принято»: 110 000 * 0.1667 = 18 333.33 руб.

У каждого сотрудника на начало месяца может быть свой «хвост» задолженности (например, невыплаченный остаток оклада за прошлый месяц). Этот «хвост» всегда является принимаемым. Следовательно, пропорция у сотрудника с долгом на начало месяца и у сотрудника без долга будет разной, даже если премия у них одинаковая. Именно это создает иллюзию «перекоса».

Анализ через регистры накопления

Чтобы окончательно убедиться в правильности расчетов, проанализируем «техническое нутро» программы. Основным регистром, который отвечает за формирование записей в КУДиР, является регистр накопления Расходы при УСН. Посмотрим, как в нем отражаются данные.

Рассмотрим порядок действий для проверки:

1. Перейдем в меню «Все функции» (или «Функции для технического специалиста») и найдем Регистр накопления «Прочие расчеты». Этот регистр хранит информацию о взаиморасчетах для целей УСН.
2. Проанализируем записи в разрезе документов возникновения. Если мы видим две незакрытые суммы по выплате от определенного числа, значит, программа разделила платеж на части.
3. Обратим внимание на статус расхода. Для зарплаты важны статусы: Не оплачено (начислено) и Оплачено (факт выплаты).

Выясним причину, почему у одного из сотрудников сумма «Не принято» полностью совпала с начислением, а у другого — нет. Как правило, у первого сотрудника сумма выплаты в периоде оказалась больше или равна сумме всей накопленной задолженности (включая авансы и межрасчетные выплаты). В этом случае пропорция не применяется, и расходы закрываются полностью.

Как сформировать отчет для проверки

Чтобы увидеть картину в цифрах без ручного пересчета на калькуляторе, рекомендуем воспользоваться следующими инструментами:

1. Анализ состояния налогового учета по УСН

Расположен в разделе «Отчеты». В данном отчете можно кликнуть на блок «Оплата труда и налоги (взносы)». Программа откроет детализацию по сотрудникам. Если «провалиться» в конкретного человека, можно увидеть, сколько было начислено и сколько принято к расходам. Разница между начисленным и принятым должна соответствовать вашим непринимаемым премиям с учетом выплаченной доли.

2. Универсальный отчет по регистру «Расходы при УСН»

Рассмотрим настройку этого отчета:

1. Тип объекта: Регистр накопления.
2. Имя объекта: Расходы при УСН.
3. В настройках (вкладка «Группировка») добавим поля: Элемент расхода (это наш сотрудник), Статус оплаты и Отражение в УСН.

В колонке Отражение в УСН мы увидим значения «Принимается» и «Не принимается». Сравнив суммы в разрезе сотрудника, мы увидим те самые копейки и рубли, которые программа распределила согласно алгоритму ФИФО и пропорции выплат.

Резюме

Проанализировав ситуацию, можно сделать вывод: если итоговая сумма не принимаемых расходов по всем сотрудникам за длительный период (например, год) в итоге совпадает с общей суммой начисленных премий, значит, система работает корректно. «Скачки» внутри одного месяца — это нормальное поведение 1С:Бухгалтерия 3.0, связанное с тем, что выплаты закрывают задолженность перед сотрудниками пропорционально видам начислений.

Помните: любая копейка долга по «принимаемому» окладу или отпускным неизбежно изменит коэффициент, по которому будет признана ваша «не принимаемая» премия. Ошибки здесь нет, есть только арифметика взаиморасчетов.