При работе в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 на упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы» бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда суммы пособий по временной нетрудоспособности в Разделе IV Книги учета доходов и расходов (КУДиР) не соответствуют фактическим ожиданиям. Программа может завышать или занижать суммы, использовать непонятные коэффициенты или включать в отчет те данные, которые, по мнению специалиста, там быть не должны. Проанализируем ситуацию, разберем методологию программы и выясним, как добиться корректных показателей.
Первый и самый важный вопрос: почему программа использует коэффициенты вместо того, чтобы просто взять выплаченную сумму? Разберем по шагам логику работы налоговых регистров 1С. В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 для целей УСН учет ведется не по документам начисления, а по состоянию взаиморасчетов. Когда мы создаем документ Списание с расчетного счета с видом операции «Выплата заработной платы», программа не «знает», какую именно часть долга она гасит: основной оклад, премию или больничный за счет работодателя.
Рассмотрим алгоритм, который заложен в код программы:
Пример: Сотруднику начислено 20 000 рублей оклада и 2 000 рублей больничного за счет работодателя. Итого 22 000 рублей. В этом же месяце выплачивается аванс в размере 11 000 рублей. Программа распределит этот аванс пропорционально: 10 000 пойдет в счет оклада, а 1 000 — в счет больничного. Именно эта 1 000 рублей попадет в 4-й раздел КУДиР как сумма, уменьшающая налог. Оставшаяся часть больничного попадет в КУДиР только после окончательного расчета и выплаты зарплаты.
Ситуация осложняется, если на начало месяца есть остатки (долги) за прошлые периоды. Программа сначала закрывает старые долги, и если в прошлом месяце не было больничных, а выплата текущего месяца пошла на закрытие «хвостов», сумма текущего больничного в КУДиР может быть нулевой или некорректной. Наоборот, если вы выплачиваете долг за прошлый период, в котором был больничный, сумма в графе 8 может внезапно «раздуться», так как программа добирает неоплаченные ранее расходы.
Если зарплата начисляется в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а затем переносится в Бухгалтерию, возникает дополнительный нюанс. В ЗУП данные максимально детализированы, но после загрузки в Бухгалтерию документом Отражение зарплаты в бухучете, информация попадает в регистры накопления, такие как Прочие расчеты и Расходы при УСН.
Проанализируем ситуацию: в документе Отражение зарплаты суммы больничного за счет работодателя выделены отдельной строкой с особым видом расхода. Однако выплата в Бухгалтерии все равно идет общим итогом. Чтобы программа работала корректно, необходимо следить за тем, чтобы:
Отражение зарплаты в бухучете для сумм больничного за счет работодателя была указана статья затрат с видом расхода «Пособия по страхованию».Второй вопрос автора касается сумм за счет ФСС (ныне СФР), которые попадают в графу 5 (или аналогичные графы в зависимости от версии формы). Здесь важно понимать разницу между «зачетной системой», которая действовала много лет назад, и современной системой «прямых выплат».
Прямые выплаты (действуют сейчас): С 2021 года на всей территории РФ действует механизм, при котором работодатель оплачивает из своих средств только первые 3 дня болезни. Все последующие дни фонд оплачивает сотруднику напрямую. Эти деньги не проходят через бухгалтерию предприятия, не являются его расходом и категорически не должны попадать в КУДиР работодателя.
Если же вы видите эти суммы в отчетах, возможны две причины:
Если вы обнаружили, что 4-й раздел КУДиР заполняется некорректно, рекомендуем выполнить следующие действия:
1. Используйте специализированный отчет: Перейдите в раздел «Отчеты» — «УСН» — «Анализ состояния налогового учета по УСН». В этом отчете можно расшифровать блок расходов и увидеть, какие именно документы программа посчитала оплатой больничного.
2. Проверьте регистр «Расходы при УСН»: Это основной регистр, на котором строится КУДиР. Для этого можно воспользоваться кнопкой «Дт/Кт» в документе Списание с расчетного счета. Найдите закладку «Расходы при УСН». Если там в колонке «Вид расхода» стоит «Пособия...», значит программа пытается признать этот расход.
3. Ручная корректировка: Если автоматический расчет не удается выровнять из-за старых ошибок в базе, воспользуйтесь документом Записи книги доходов и расходов УСН (раздел «Операции»).
Разберем, как внести корректировку:
Записи КУДиР.Помните, что налоговые органы при проверке будут ориентироваться на фактические выплаты первых трех дней больничного. Если программа из-за коэффициентов «нарисовала» сумму больше, чем вы реально начислили и выплатили сотруднику за первые три дня болезни, это приведет к занижению налога УСН и возможным штрафам. Поэтому контроль 4-го раздела КУДиР в 1С при наличии больничных листов обязателен в ручном режиме.