При работе в конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА 2), где настроен расчет зарплаты, многие пользователи сталкиваются с серьезной методологической сложностью: расходы на оплату труда не попадают в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР), если расчет зарплаты производится во внешней программе, а в 1С:КА данные вводятся документом Отражение зарплаты в финансовом учете с признаком «Сводно». В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как работает механизм УСН в системе и какие существуют способы решения — от «обходных» маневров до корректной настройки учета.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения архитектуры программы. В 1С:КА 2 (и ERP) учет расходов для целей УСН ведется на специальных регистрах накопления, основным из которых является Расходы при УСН. Чтобы сумма оплаты труда была признана расходом, система должна зафиксировать два события:
Отражение зарплаты в финансовом учете).Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета).Главная проблема сводного учета заключается в аналитике. В регистре Расходы при УСН для вида расхода «Зарплата» обязательным полем является Физическое лицо. Когда мы выбираем способ отражения «Сводно», документ начисления записывает общую сумму с пустой аналитикой по сотрудникам. Однако платежные документы при выплате зарплаты (особенно через ведомости) ищут конкретные объекты расчетов. В результате система «не видит» связи между анонимным начислением и конкретной выплатой, из-за чего статус расхода в регистре не меняется на «Оплачено», и сумма не попадает в КУДиР.
Рассмотрим вариант, предложенный пользователями на практике. Этот метод позволяет «обмануть» систему, предоставив ей необходимую аналитику, не перегружая базу детальными данными из внешней программы расчета зарплаты.
Алгоритм действий следующий:
Физические лица одного технического сотрудника, например, с наименованием «Все сотрудники».Прием на работу.Отражение зарплаты в финансовом учете снимите галочку «Сводно по сотрудникам».Ведомость на выплату, заполняя её также на этого одного сотрудника.Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета.В этом случае программа сможет «схлопнуть» начисление и оплату по одному и тому же объекту (сотруднику «Все сотрудники»), и расходы будут признаны автоматически.
Если вы не хотите менять структуру документов и вносить фиктивные данные, можно воспользоваться регламентным механизмом ручной корректировки книги учета.
Для этого в системе предназначен документ Записи Книги учета доходов и расходов (УСН). Рассмотрим подробнее, как с ним работать:
Проанализируем ситуацию со стороны бухгалтерского учета. Часто проблема кроется в том, что на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в настройках параметров учета выбран учет «Сводно по всем сотрудникам». Для корректной работы механизмов УСН в 1С рекомендуется устанавливать признак «По каждому работнику».
Даже если вы вводите данные сводно в Отражении зарплаты, отсутствие субконто «Работники организации» на 70-м счете может мешать алгоритмам закрытия месяца правильно идентифицировать оплату. Посмотрите на состояние счета 70 после проведения выплаты: если по нему висят развернутые остатки (сальдо по дебету на одном сотруднике и по кредиту на «пустом» сотруднике), система не признает расход.
Выясним причину, по которой авансы (зарплата за первую половину месяца) ведут себя иначе, чем окончательный расчет. Согласно НК РФ (статья 346.17), расходы признаются после их фактической оплаты при условии, что обязательство выполнено (т.е. начислено).
Разберем по шагам логику программы:
Отражение зарплаты в финансовом учете.Закрытие месяца) система анализирует: была ли оплата под это начисление? Если была (наш аванс), то именно 31-м числом сумма попадет в расходы.Критический момент: При сводном учете связь между выплатой 20-го числа и начислением 31-го числа теряется чаще всего. Поэтому, если вы видите, что налоги (взносы) признаются (потому что по ним аналитика часто идет в разрезе фондов, а не людей), а зарплата — нет, значит, проблема именно в невозможности сопоставить выплату конкретному «пустому» начислению.
Чтобы окончательно разобраться в причинах сбоя, проанализируем движения документа Отражение зарплаты в финансовом учете. Нажмите кнопку «Движения документа» и найдите регистр накопления Расходы при УСН. Посмотрите на колонку Статус оплаты:
Списание с расчетного счета. Если там нет записи по этому регистру или аналитика (сотрудник) не совпадает с начислением — расход не будет признан.Подводя итог, можно сказать, что наиболее стабильным и автоматизированным (хоть и методически спорным) является Способ 1 с техническим сотрудником. Он позволяет сохранить автоматизацию КУДиР без ручного ввода каждой копейки. Если же объем операций невелик, Способ 2 (ручные записи КУДиР) будет более прозрачным для аудита, так как не потребует создания фиктивных кадровых документов.
Помните, что в последних версиях 1С:КА 2.5 требования к аналитике стали еще строже, поэтому переход на детализированный учет (хотя бы в виде выгрузки фамилий сотрудников из ЗУП) является самым надежным решением в долгосрочной перспективе.