При ведении учета на упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом "Доходы минус расходы" бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда фактически произведенные расходы отражаются в графе 6 Книги учета доходов и расходов (КУДиР) — "Расходы всего", но не попадают в графу 7 — "в т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы".
Особенно часто эта проблема возникает при использовании корпоративных карт и закупке материалов подотчетными лицами. Рассмотрим ситуацию подробно на примере предприятия общепита, где закупаются продукты, но сумма расходов не принимается к налоговому учету сразу после проведения авансового отчета. Разберем причины такого поведения программы, проанализируем настройки учетной политики и определим правильный порядок действий для корректного формирования КУДиР.
Рассмотрим исходные данные. У нас есть перечисление денежных средств подотчетному лицу (или оплата корпоративной картой) и введенный документ Авансовый отчет. В регистрах накопления по УСН мы видим статус расхода "Не списано". Это ключевой индикатор того, почему сумма не попадает в графу 7.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 механизм признания расходов при УСН строго регламентирован настройками программы и требованиями Налогового кодекса. Для того чтобы материальные расходы (к которым относятся продукты в общепите) попали в КУДиР, должно выполниться несколько условий. По умолчанию программа считает, что условия выполнены, когда событие произошло последним в цепочке.
Традиционная цепочка для товаров и материалов выглядит так:
Если в регистре "Расходы при УСН" вы видите статус "Не списано", это означает, что программа видит факт поступления и факт оплаты, но ожидает факт использования материалов. Давайте выясним, почему программа требует именно списания, и как это изменить или выполнить.
Первым делом нам необходимо проверить настройки учетной политики по налоговому учету. Именно здесь скрывается причина требования "списания".
Перейдем в раздел Главное — Налоги и отчеты — УСН. Здесь нас интересует вкладка Порядок признания расходов.
Посмотрим на блок Материальные расходы. Обычно там доступны следующие флажки (условия, которые должны быть выполнены для принятия расхода):
Если у вас установлен флажок напротив пункта "Передача материалов в производство", то расходы на закупку продуктов (сырья, материалов) попадут в графу 7 КУДиР только после оформления документов списания этих материалов. Сам по себе Авансовый отчет лишь фиксирует поступление и оплату, но не передачу в производство.
Вариант решения 1: Изменение настроек (если применимо).
Согласно НК РФ, для признания материальных расходов при УСН достаточно их оприходования и оплаты. Условие списания в производство было исключено из кодекса несколько лет назад. Поэтому, если вы хотите упростить учет и принимать расходы сразу после авансового отчета, вы можете снять галочку "Передача материалов в производство". В этом случае после перепроведения документов расходы начнут попадать в КУДиР сразу после проведения Авансового отчета (при условии, что оплата проведена).
Вариант решения 2: Соблюдение методологии (для производства/общепита).
Если ваша учетная политика предполагает списание материалов по мере их использования (что логично для управленческого учета в общепите, чтобы не завышать расходы единовременно), то галочку следует оставить. В этом случае нам необходимо оформить правильные документы выбытия материалов.
Разберем, какими документами необходимо закрыть статус "Не списано", если мы решили оставить настройку списания в производство.
В общепите продукты — это сырье (обычно счет 10 или 41, в зависимости от того, как вы их учитываете, но для производства блюд корректнее использовать 10 счет или субсчета 41 счета, предназначенные для сырья).
Чтобы программа поняла, что продукты "израсходованы" (настряпаны, как выразились в обсуждении), нам нужно использовать один из следующих документов:
Этот документ используется, если вы просто списываете продукты на затраты (например, на счет 20 "Основное производство" или 44 "Издержки обращения" для питания сотрудников), без выпуска конкретной готовой продукции в программе.
Рассмотрим порядок действий:
Расход материалов (или Требование-накладная).Авансовый отчет.После проведения этого документа запись в регистре УСН изменит статус, и сумма попадет в графу 7 КУДиР.
Это наиболее правильный метод для общепита, если вы ведете учет выпуска блюд (калькуляцию). Когда вы готовите блюда, вы списываете ингредиенты.
Рассмотрим процесс:
Отчет производства за смену.В момент проведения этого документа происходит списание материалов со склада в производство. Это событие удовлетворяет настройке "Передача материалов в производство", и расходы признаются в налоговом учете.
Важно различать материалы (ингредиенты для кухни) и товары для перепродажи (например, бутилированная вода, шоколад в упаковке, который продается как есть).
Если в Авансовом отчете вы оприходовали позиции на счет 41 "Товары", то для них в настройках УСН действует другое правило — "Реализация товаров". Расходы на приобретение товаров для перепродажи принимаются к вычету только после их фактической реализации покупателю.
В этом случае простого списания или выпуска продукции недостаточно. Расход в графу 7 попадет только после проведения документов:
Реализация (акт, накладная, УПД) — при оптовой продаже.Отчет о розничных продажах — при продаже через кассу.Поэтому проверьте счета учета в Авансовом отчете. Если вы купили картофель для пюре, он должен быть на счете 10 (Материалы). Если он попал на 41 счет, программа будет ждать его продажи, а не варки.
В обсуждении также был поднят вопрос: "как правильно закрыть то, что было оприходовано... по 44.01 счету". Разберем этот момент, так как он часто вызывает вопросы у начинающих пользователей.
Счет 44 "Издержки обращения" (или расходы на продажу) не закрывается документами "Расход материалов" или "Выпуск продукции". Этот счет является собирательным для косвенных расходов и закрывается автоматически регламентной операцией.
Рассмотрим алгоритм закрытия 44 счета:
Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 44.Почему 44 счет может не закрываться?
Чтобы сумма расходов подотчетного лица гарантированно попала в КУДиР, выполните следующие шаги:
Авансовый отчет. Убедитесь, что на вкладке "Авансы" выбран документ списания с карты или выдачи наличных (закрыт долг перед подотчетником).Авансовом отчете. Для общепита (ингредиенты) это должен быть счет 10.Отчет производства за смену или Требование-накладная, списав купленные продукты.Авансовый отчет, расход должен появиться сразу.Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно настроить отражение расходов в Книге учета доходов и расходов и избежать вопросов со стороны налоговых органов.