← На главную

Процесс увольнения сотрудника — это не просто кадровое событие, а сложная цепочка бухгалтерских и налоговых действий. Ошибка в последовательности ввода документов или в их датах может привести к некорректному заполнению отчетности 6-НДФЛ, недоимкам по налогам и нарушению трудового законодательства. В данной статье мы разберем, как правильно выстроить процесс в программах семейства 1С (в частности, 1С:ЗУП 3.1 и аналогичных), чтобы избежать ручной правки регистров и претензий со стороны проверяющих органов.

Законодательный контекст: почему порядок важен

Прежде чем переходить к кнопкам в программе, проанализируем правовую базу. Согласно статье 140 ТК РФ, при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику, производится в день его увольнения. Это означает, что к моменту, когда сотрудник забирает трудовую книжку, он должен получить:

1. Заработную плату за фактически отработанное время в месяце увольнения.
2. Компенсацию за все неиспользованные дни отпуска.
3. Выходное пособие (если оно предусмотрено законом или договором).

Если мы нарушим этот срок и выплатим деньги, например, в день общей выдачи зарплаты по предприятию (как это часто делают неопытные бухгалтеры), организация попадает под действие статьи 236 ТК РФ, которая обязывает выплатить компенсацию за задержку в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Разбор типичной ошибки: начисление в конце месяца

Рассмотрим ситуацию из сообщения автора: сотрудник увольняется 10 февраля. Бухгалтер создает документ Увольнение 10-го числа, делает выплату 15-го, а итоговое Начисление зарплаты проводит 28-го февраля. Почему это в корне неверно?

Во-первых, вы начисляете доход позже, чем фактически выплачиваете деньги. Программа 1С при создании документа Ведомость на выплату просто «не увидит» задолженности перед сотрудником, если начисление еще не проведено. В итоге ведомость придется заполнять вручную, что сразу ломает автоматический учет НДФЛ.

Во-вторых, с 2023 года дата дохода по НДФЛ определяется исключительно по дате фактической выплаты. Если выплата прошла 10-го, а начисление датировано 28-м, возникает разрыв в учетных регистрах. Отчет 6-НДФЛ будет заполнен некорректно, так как программа будет искать начисления, соответствующие выплате, и не находить их в нужном периоде.

Правильный алгоритм в современных конфигурациях 1С

В актуальных версиях 1С (например, 1С:ЗУП 3.1) логика процесса значительно упрощена по сравнению с «семеркой» или старыми редакциями «двойки». Проанализируем идеальную последовательность шагов:

Шаг 1: Создание документа «Увольнение»

Этот документ является ключевым. В отличие от старых систем, в 1С:ЗУП 3.1 документ Увольнение является расчетным. Рассмотрим подробнее, что происходит внутри него:

1. На вкладке «Условия увольнения» указывается дата последнего рабочего дня.
2. На вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически рассчитывает зарплату за текущий месяц (с 1-го числа по дату увольнения) и компенсацию отпуска.
3. Здесь же сразу рассчитывается НДФЛ и страховые взносы с этих сумм.

Важный момент: Вам не нужно создавать отдельный документ Начисление зарплаты и взносов в конце месяца для этого сотрудника. Весь расчет фиксируется именно в Увольнении. Если вы все же включите его в общий документ в конце месяца, произойдет задвоение сумм.

Шаг 2: Оформление выплаты

Сразу после проведения документа Увольнение необходимо создать документ выплаты (ведомость в кассу или в банк). В самой форме Увольнение часто есть кнопка «Выплатить». Проанализируем, почему лучше пользоваться именно ей:

1. Программа автоматически создаст Ведомость, где в поле «Выплачивать» будет указано «Увольнение».
2. Сумма к выплате будет строго соответствовать расчету в приказе.
3. НДФЛ будет корректно удержан и привязан к дате выплаты, что критично для раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Шаг 3: Обработка больничных листов

В сообщении №8 обсуждался вопрос о больничных. Здесь действует то же «золотое правило»: начисление всегда предшествует выплате. Выясним причину: программа должна знать, какую сумму удерживать в качестве НДФЛ и какую сумму выдавать на руки. Если бухгалтер сначала платит «примерную» сумму, а потом в конце месяца делает начисление, регистры взаиморасчетов «схлопываются» некорректно. Разберем правильный порядок:

1. Регистрируем документ Больничный лист.
2. Указываем в нем дату выплаты (например, ближайшая дата выплаты зарплаты или специальная межрасчетная выплата).
3. Создаем Ведомость на основании этого больничного.

Работа со срочными договорами и датами

Рассмотрим ситуацию из сообщения №12: нужно уволить сотрудников 30 декабря, но рассчитать всё заранее, 29-го. В 1С это абсолютно допустимо. Вы можете создать документ Увольнение 29-го числа, но в поле «Дата увольнения» поставить 30.12.2022. Программа произведет расчет исходя из того, что 30-е число будет отработано. Если планы изменятся и сотрудник выйдет на работу позже, документ придется пересчитать. Главное — чтобы Ведомость на выплату была создана и проведена не позднее фактического дня увольнения.

Технические нюансы и отчетность (ЕФС-1)

Не забываем про кадровый учет. Сведения об увольнении по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) должны быть переданы в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Посмотрим на пример: Приказ издан 29 декабря об увольнении 30 декабря. У вас есть два варианта подачи ЕФС-1: 29 декабря или 30 декабря. Если вы подадите отчет 31-го (при условии, что это рабочий день) или позже — это будет нарушением срока.

Резюме: идеальная схема

Подведем итог и выстроим финальную цепочку действий для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0:

1. Документ «Увольнение»: Дата документа — день издания приказа. Дата увольнения — последний рабочий день. Внутри документа проверяем вкладку с расчетом зарплаты.
2. Документ «Ведомость...»: Дата документа — день увольнения. Способ выплаты — «Увольнение». Проверяем, чтобы подтянулся НДФЛ.
3. Документ «ЕФС-1»: Формируем сразу после проведения приказа и отправляем в СФР.
4. Общее «Начисление зарплаты» в конце месяца: Уволенный сотрудник не должен в него попадать, так как все его доходы уже зафиксированы документом Увольнение.

Соблюдение этого порядка гарантирует вам «красивое» закрытие месяца, отсутствие сальдо по уволенному сотруднику и автоматическое формирование корректной налоговой отчетности без лишних усилий и ручного сбора данных.