← На главную

Оформление отпуска с последующим увольнением — одна из самых коварных операций в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, особенно когда отпуск начинается в одном расчетном периоде (месяце), а дата фактического увольнения приходится на следующий. На практике расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда регистры НДФЛ фиксируют излишне удержанный или некорректно распределенный налог в справках о доходах и регламентированных отчетах.

Разберем подробнее, почему возникает эта ошибка, какие законодательные нюансы необходимо учитывать и как правильно настроить документы в программе для корректного учета.

В чем причина ошибки в учете НДФЛ

Проанализируем типовую ситуацию: сотрудник с 24 ноября уходит в отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения является последний день отпуска — 7 декабря. По закону (согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, Определение № 131-О-О) днем фактического расчета и выдачи трудовой книжки является последний рабочий день перед началом отпуска — то есть 21 ноября. Именно в этот день бухгалтерия производит все выплаты: отпускные, зарплату за отработанную часть ноября и компенсацию отпуска, если она осталась.

Когда расчетчики формируют отдельный документ Начисление зарплаты и взносов за ноябрь, а затем документ Увольнение с датой события 7 декабря, в учете возникает конфликт по следующим причинам:

1. Несоответствие реквизита «Месяц» и даты фактической выплаты. Если дата увольнения приходится на декабрь, программа 1С:ЗУП при создании документа Увольнение может автоматически подставить месяц начисления «Декабрь». При попытке выплатить расчет в ноябре (21.11) возникает межпериодный разрыв в служебных регистрах накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Исчисленный налог регистрируется одним периодом, а удержание через ведомость — другим.
2. Ошибочная хронология документов и дат выплаты. Дата самого документа увольнения не может быть позже указанной в нем даты выплаты дохода. Нарушение хронологии приводит к некорректному заполнению аналитики взаиморасчетов.
3. Разделение расчета по разным документам. Если зарплата за месяц рассчитана отдельным документом, а увольнение проведено параллельно, и оба выплачиваются досрочно в один день, программа может дважды пересчитать налоговые вычеты или некорректно распределить удержанный налог между документами-основаниями в ведомости.

Вариант 1. Расчет всех начислений в документе «Увольнение» (Рекомендуемый)

Посмотрим на практическое решение, которое позволяет полностью исключить перекосы в регистрах НДФЛ. Самый стабильный способ — объединить все расчеты увольняемого сотрудника внутри документа Увольнение, отказавшись от его отдельного расчета в документе Начисление зарплаты и взносов.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Оформляем документ «Отпуск». Проводим отпуск сотрудника с 24.11 по 07.12 с датой выплаты не позднее чем за три дня до начала отпуска (например, 20.11 или 21.11).
2. Создаем документ «Увольнение». Устанавливаем дату документа 21.11 (день издания приказа и фактического расчета). Дату увольнения указываем реальную — 07.12 (последний день отпуска).
3. Проверяем реквизит «Месяц». В шапке документа Увольнение принудительно контролируем, чтобы месяц начисления стоял Ноябрь, так как доход фактически признается и выплачивается в ноябре. Планируемую дату выплаты устанавливаем 21.11.
4. Включаем расчет зарплаты. В документе Увольнение активируем флаг Начислить зарплату. Программа самостоятельно начислит оплату по окладу (или тарифу) за фактически отработанные дни ноября с 1 по 21 число включительно.
5. Отменяем отдельное начисление зарплаты. Если ранее на сотрудника был проведен документ Начисление зарплаты и взносов за ноябрь, отменяем его проведение или исключаем сотрудника из списка начисления. В конце месяца при формировании общей зарплаты следим, чтобы данный сотрудник повторно не попал в общий документ.
6. Формируем единую ведомость на выплату. Создаем ведомость в банк или кассу от 21.11 с видом дохода «Зарплата» или «Расчет при увольнении», подбираем документ Увольнение. Налог исчисляется и удерживается строго в рамках ноября.

Вариант 2. Предварительное начисление зарплаты отдельным документом

Если специфика учета на предприятии требует обязательного использования отдельного документа начисления зарплаты (например, при сложной системе бонусов или KPI, рассчитываемых только общим документом), порядок действий будет следующим:

1. Создаем отдельный документ Начисление зарплаты и взносов с месяцем начисления «Ноябрь».
2. По кнопке «Подбор» добавляем только увольняемого сотрудника, рассчитываем его за отработанное время до 21.11 включительно. В поле даты планируемой выплаты обязательно ставим 21.11.
3. В документе Увольнение снимаем флаг Начислить зарплату. Программа рассчитает только компенсацию неиспользованного отпуска или удержание за неотработанные дни.
4. Месяц начисления в документе Увольнение также устанавливаем «Ноябрь», дата выплаты — 21.11.
5. Выплату производим общей ведомостью, куда войдут оба документа-основания с одинаковой датой фактической выплаты дохода.

Особенности подсчета стажа и остатков отпусков

Выясним еще одну важную деталь, на которую часто не обращают внимания расчетчики: влияние периода отпуска на право на отпуск. Согласно трудовому законодательству, время самого отпуска с последующим увольнением не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку трудовые отношения по факту прекращаются в последний рабочий день.

Однако типовой алгоритм 1С:ЗУП 3 рассчитывает стаж строго до указанной даты увольнения (до 07.12 включительно). В результате программа может ошибочно прибавить еще 2.33 дня к остатку отпуска за отработанный месяц. Перед проведением документа Увольнение обязательно перейдем на вкладку Компенсация отпуска, сравним количество дней с актуальной справкой об остатках отпусков и при необходимости скорректируем количество дней компенсации вручную.

Сроки сдачи отчетности в Социальный фонд (ЕФС-1)

При оформлении отпуска с последующим увольнением важно не нарушить сроки сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (кадровые мероприятия):

1. Крайний срок подачи сведений об увольнении исчисляется не от даты увольнения (07.12), а от даты издания приказа. Отчет необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа (в нашем примере — не позднее 22.11).
2. В графе «Дата мероприятия» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при этом указывается фактическая дата прекращения договора — последний день отпуска (07.12).