Проанализируем ситуацию: ООО с февраля 2026 года перешло на АУСН и хочет привлекать самозанятых (НПД) по договору подряда/оказания услуг. Возникают два практических страха: (1) как сделать так, чтобы ИФНС не восприняла оплату самозанятому как выплату обычному физлицу (с обязанностью удержать НДФЛ), и (2) как не превысить ограничение АУСН по средней численности работников (не более 5 человек).
Разберем по шагам правильную логику: выплаты самозанятому по договору ГПХ — это не зарплата и не “выплата работнику”. Это обычные расчеты с контрагентом за услуги/работы, при условии что исполнитель действительно применяет НПД и формирует чек. Тогда НДФЛ не удерживаем, а ограничения по “5 сотрудникам” не должны считаться через таких исполнителей, если нет признаков трудовых отношений.
Рассмотрим подробнее, почему в реальной жизни ИФНС иногда “видит” оплату физлицу как доход, облагаемый НДФЛ:
Статус самозанятого не подтвержден (исполнитель снялся с НПД, не зарегистрирован, превысил лимиты по НПД или временно утратил право).
Нет чека НПД или чек оформлен неверно (не на ту сумму, не на ту дату, не тому заказчику).
Оплата по сути похожа на зарплату (регулярные платежи “как оклад”, подчиненность, график, рабочее место, должность, внутренние регламенты). Это повышает риск переквалификации отношений в трудовые.
Исполнитель — бывший работник (в течение 2 лет после увольнения заказчик платит ему как “самозанятому” — это типовой риск, при котором НПД применять нельзя, и выплаты должны идти по правилам НДФЛ/взносов).
На АУСН добавляется своя специфика: по зарплате и “выплатам работникам” сохраняются обязанности налогового агента по НДФЛ, но процесс в значительной части автоматизирован через банк/ЛК АУСН. Поэтому важно развести два потока:
Выплаты сотрудникам (трудовой договор) → попадают в “зарплатный” контур АУСН и формируют обязательства по НДФЛ по правилам АУСН.
Оплаты контрагентам за работы/услуги (в т.ч. самозанятым) → это “покупки услуг”, которые не должны попадать в “зарплатный” контур и не должны формировать НДФЛ, если соблюдены условия НПД.
Чтобы ИФНС “правильно распознала” платежи, в 1С и в первичке действуем единообразно: оформляем самозанятого как контрагента-исполнителя, а операции отражаем как приобретение услуг/работ, а не как начисление дохода физлицу.
В 1С:Бухгалтерии это означает:
Заводим исполнителя в Справочник.Контрагенты (можно как физлицо-контрагент, но по смыслу — это именно контрагент).
Создаем договор в Справочник.ДоговорыКонтрагентов с видом “С поставщиком” (или “Прочее”, в зависимости от вашей методологии), чтобы расчеты шли по счетам расчетов с контрагентами.
Отражаем факт выполнения работ/услуг документом приобретения услуг: как правило, это Документ.ПоступлениеАктНакладная (вид операции “Услуги”/“Работы”).
Оплату проводим банковским документом Документ.СписаниеСРасчетногоСчета с видом операции “Оплата поставщику”.
Почему это важно: так мы закрепляем экономический смысл операции как “расчеты с поставщиком услуг”, а не “выплата физлицу”. Это снижает вероятность того, что данные “провалятся” в контур НДФЛ как выплаты работникам.
Посмотрим на пример типовой цепочки: договор подряда с самозанятым, акт, чек НПД, оплата.
Разберем по шагам, что фиксируем в карточке:
В карточке контрагента заполните идентификаторы (ФИО, ИНН при наличии, паспортные данные — если вы их храните по внутренним правилам).
В договоре пропишите предмет (работы/услуги), порядок подтверждения (акт), и обязательно — обязанность исполнителя формировать чек НПД на каждую оплату/аванс и направлять его заказчику.
Сразу договоримся: акт и чек — разные документы. Акт подтверждает факт работ, чек НПД подтверждает налоговый режим и корректность налогообложения дохода исполнителя.
После выполнения работ оформим акт и внесем его в 1С через документ поступления услуг/работ:
Создайте Документ.ПоступлениеАктНакладная с видом “Услуги/Работы”.
Укажите контрагента (самозанятого) и договор.
Заполните номенклатуру услуг (или используйте типовую “Услуги подрядчика”), количество/сумму.
Проведите документ, чтобы сформировались движения по расчетам (например, через регистры расчетов, такие как РегистрНакопления.РасчетыСКонтрагентами, в зависимости от конфигурации и настроек).
Контроль: после проведения проверим задолженность по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости и убедимся, что появилась кредиторка “мы должны самозанятому” именно как поставщику.
Теперь отразим перечисление:
Создайте Документ.СписаниеСРасчетногоСчета с видом операции “Оплата поставщику”.
Выберите контрагента и договор, подберите документ поступления/акт (если у вас включено погашение задолженности по документам).
В назначении платежа сформулируйте понятный текст: “Оплата по договору подряда №… от … за работы/услуги за период …”.
Проведите документ и проверьте закрытие задолженности.
Здесь критично: мы не используем документы, которые отражают “выплаты физлицам” в зарплатном контуре. Самозанятый — не сотрудник, поэтому в типовом корректном сценарии начислять и удерживать НДФЛ мы не должны.
Чтобы у ИФНС не возникло вопросов, соберем доказательную базу:
Договор (подряд/услуги) с условиями о чеке НПД.
Акт выполненных работ/оказанных услуг (если у вас предусмотрен акт).
Чек НПД от самозанятого на каждую оплату/аванс (на правильную сумму, с указанием заказчика).
Платежка/выписка банка с назначением платежа.
Давайте сразу зафиксируем рабочее правило: нет чека — нет спокойствия. Внутренним регламентом закрепим: бухгалтерия принимает к закрытию расчеты только при наличии чека НПД (и при необходимости — акта).
Проанализируем страх автора: “не превысить лимит сотрудников в 5 человек”. На практике тут важно понимать, что ограничение АУСН относится к средней численности работников. В типовой логике контролей численности самозанятые по ГПД не должны автоматически считаться работниками, если с ними нет трудовых отношений.
Чтобы минимизировать риски, действуем в двух плоскостях:
Юридическая плоскость: не создаем признаков трудовых отношений (оклад, подчинение, должность, график, внутренний распорядок, постоянная функция “как у штатного сотрудника”).
Учетная плоскость: не проводим выплаты самозанятым через зарплатные механизмы и не включаем их в кадровые документы.
Дополнительно закрепим “гигиену договора”: предмет — результат работ/услуг, приемка — актом, оплата — за результат/этап, а не “как зарплата 2 раза в месяц”.
Давайте разберем, как на АУСН формируется НДФЛ “по работникам”, чтобы не перепутать потоки:
НДФЛ возникает по выплатам работникам (в рамках трудовых отношений) и по “обычным физлицам” по договорам ГПХ, если они не НПД.
На АУСН значимая часть расчетов НДФЛ автоматизирована через банк: работодатель передает сведения о выплатах работникам, банк исчисляет НДФЛ и перечисляет его в бюджет по установленным срокам.
Самозанятый (НПД) платит налог сам, а заказчик при корректных условиях НПД не выступает налоговым агентом по НДФЛ по этой выплате.
Следовательно, в “сведения о выплатах работникам” включаем только сотрудников, а выплаты самозанятым держим в контуре расчетов с контрагентами. Тогда и “сумма обязательств по НДФЛ” будет формироваться только там, где ей положено формироваться — по сотрудникам.
Теперь посмотрим на ситуацию, когда все ломается: исполнитель перестал быть самозанятым или вы не имеете права платить ему как НПД (например, он был вашим работником недавно). Тогда выплата превращается в выплату обычному физлицу по ГПХ, и возникают обязанности по НДФЛ (и в общем случае — по страховым взносам).
Чтобы не “прилетело” задним числом, действуем так:
Проверяем статус самозанятого до оплаты и повторяем проверку при регулярной работе.
Если статуса нет — оформляем отношения как ГПХ с физлицом без НПД и учитываем налоги/взносы по правилам такого договора.
Не пытаемся “замаскировать” выплату под оплату поставщику, если статуса НПД нет: при проверке отсутствие чека НПД и статуса быстро выявится.
В 1С это означает, что вместо контуров “расчеты с контрагентами” может понадобиться зарплатный/кадровый функционал для ГПХ с физлицом (конкретный механизм зависит от вашей конфигурации и того, ведете ли вы зарплату в 1С:Бухгалтерии или в отдельной 1С:ЗУП). Важно не смешивать два сценария в одном и том же договоре и по одному и тому же контрагенту без четкого разграничения периодов и документов.
Соберем в один список то, что реально работает на практике. Разберем по шагам и закрепим как внутренний регламент:
Оформляйте самозанятого как контрагента в Справочник.Контрагенты, а не как сотрудника.
Ведите договор как договор с поставщиком услуг в Справочник.ДоговорыКонтрагентов.
Оформляйте факт работ/услуг документом поступления (Документ.ПоступлениеАктНакладная / “Поступление услуг”).
Оплату проводите как оплату поставщику через Документ.СписаниеСРасчетногоСчета, а не как “выплату физлицу” в зарплатном блоке.
Всегда получайте чек НПД (на аванс — чек на аванс; на окончательный расчет — чек на окончательный расчет). Храните чек вместе с актом и платежкой.
Не включайте самозанятых в кадровые документы и не отражайте их в списках работников.
Не делайте выплаты “как зарплату”: избегайте фиксированных ежемесячных “окладов”, привязывайте оплату к результату/этапу, фиксируйте приемку.
Проверяйте запретные случаи (например, бывший работник) и сразу переключайтесь на корректный сценарий ГПХ без НПД, если НПД применять нельзя.
Давайте посмотрим на контрольные точки, которые удобно использовать ежемесячно:
Контроль 1: сверяем, что самозанятый “сидит” в расчетах с контрагентами. Откроем Отчет.ОборотноСальдоваяВедомостьПоСчету по счету расчетов с поставщиками/подрядчиками (в вашей учетной политике это может быть 60/76). Убедимся, что обороты и остатки по самозанятому отражены именно там.
Контроль 2: проверяем, что по самозанятому нет начислений/удержаний НДФЛ. Сформируем отчеты по НДФЛ (в той подсистеме, где вы ведете НДФЛ сотрудников) и убедимся, что самозанятый не фигурирует в регистрах налогового учета НДФЛ.
Контроль 3: контролируем комплект документов. По каждой оплате самозанятому в папке периода должны лежать: договор, акт (если применимо), чек НПД, платежка/выписка.
Контроль 4: проверяем регулярность и “похожесть на зарплату”. Если платежи ровно два раза в месяц одинаковыми суммами — это сигнал пересмотреть модель взаимодействия, чтобы не создавать риски переквалификации.
Рассмотрим два решения, которые часто используют на практике, и разберем каждое подробно.
Этот вариант подходит, если исполнитель реально работает как внешний подрядчик и стабильно применяет НПД.
В 1С ведем как контрагента: услуги/работы через поступление, оплата через списание с расчетного счета.
В договоре закрепляем обязанность выдавать чек НПД и ответственность за утрату статуса.
Внутренним регламентом запрещаем оплату без чека.
Плюс: НДФЛ по этой операции не возникает, лимит “5 работников” не “раздувается” за счет корректно оформленных внешних исполнителей, учет в 1С прозрачный.
Этот вариант нужен, если статус НПД нестабилен или есть риск, что НПД применять нельзя.
Фиксируем правило: если чека нет или статус не подтвержден — работаем как с обычным физлицом по ГПХ.
Переносим расчеты в контур, где корректно рассчитываются НДФЛ и страховые взносы (в 1С:Бухгалтерии или в связке с 1С:ЗУП — в зависимости от вашей архитектуры).
Отражаем выплаты в сведениях для НДФЛ на АУСН только там, где это действительно выплаты физлицу без НПД.
Плюс: вы не копите “бомбу” в виде необоснованного неприменения НДФЛ. Минус: налоговая нагрузка выше и нужно строго следить за документами и настройками.
Давайте соберем итоговый алгоритм в короткий, но практичный план действий.
Разделим понятия: сотрудники (трудовые) — это одно, самозанятые подрядчики — другое. Не смешиваем учетные контуры.
В 1С отражаем самозанятого как контрагента и ведем через Справочник.Контрагенты, Справочник.ДоговорыКонтрагентов, Документ.ПоступлениеАктНакладная, Документ.СписаниеСРасчетногоСчета.
Не включаем эти выплаты в “зарплатные” сведения и не формируем по ним НДФЛ, если есть чек НПД и статус подтвержден.
Вводим жесткий контроль чека НПД: нет чека — нет закрытия периода и нет повторной оплаты.
Следим за “трудовыми признаками”, чтобы не было переквалификации и спорного включения в численность.
Держим план Б: если НПД применять нельзя — переключаемся на ГПХ с физлицом и учитываем НДФЛ/взносы по правилам.
Главная мысль: чтобы ИФНС корректно идентифицировала оплату самозанятому и не “доначисляла” НДФЛ, нужно не “что-то особенное в ЛК нажать”, а методически правильно выстроить документооборот и учет: самозанятый как контрагент + чек НПД + оплата как поставщику услуг. Тогда и лимит по численности, и НДФЛ будут формироваться там, где им положено.