Проанализируем ситуацию: ИП применяет АУСН (АвтоУСН) и хочет принять двух сотрудников. Важно понимать ключевую мысль: кадровое оформление работников (трудовой договор, приказы, личные документы, табели и т.п.) не зависит от системы налогообложения. Отличия АУСН в основном касаются того, как считается и уплачивается НДФЛ и какие страховые взносы возникают (на АУСН обычно остаются только взносы “на травматизм”, а пенсионные/медицинские/социальные взносы по общему правилу — нулевые).
Ниже разберем понятный “человеческий” алгоритм — что подготовить, что подписать, что отправить в госорганы, и как дальше жить с сотрудниками на АУСН.
Перед наймом посмотрим на ограничения режима, чтобы не “слететь” с АУСН из-за формальных условий.
Проверьте лимит по численности. Для АУСН действует условие: численность работников не должна превышать 5 человек (учитывают работников по правилам статистики; обычно смотрят среднюю численность по месяцу). При найме двух сотрудников вы укладываетесь, если до этого у вас не было превышения. Это условие прямо указано в материалах ФНС по АУСН и на официальном ресурсе режима.
Убедитесь, что расчётный счёт — в уполномоченном банке. На АУСН принципиально, чтобы расчеты шли через банк, который поддерживает режим (потому что часть “автоматизации” строится на банковских данных).
Проверьте лимиты по доходам и прочие условия режима (например, лимит годового дохода). Это важно, но для вопроса именно “как оформить работника” достаточно помнить: кадровые документы делаем обычные, а налоговые особенности — отдельно.
Чтобы оформить людей без хаоса и споров, заранее подготовим минимальный набор внутренних документов. Часть из них формально может быть “не обязательна в каждой ситуации”, но на практике сильно снижает риски в трудовых спорах и проверках.
Определите должности, обязанности и условия оплаты. Зафиксируем, кого именно нанимаем (например: “менеджер по продажам”, “мастер”), какой функционал и какая система оплаты (оклад, оклад+премия, почасовая ставка, сдельная и т.д.).
Сделайте штатное расписание (желательно). Даже для ИП это удобная “карта” должностей и окладов. Если штатное расписание не делаете — тогда особенно аккуратно пропишите должность и оклад в трудовом договоре.
Подготовьте правила и положения (в зависимости от вашей ситуации):
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — режим рабочего времени, дисциплина, порядок отпусков, ответственность.
Положение об оплате труда и премировании — как начисляем зарплату, премии, удержания, сроки выплат.
Положение о персональных данных — как храните документы сотрудников, кто имеет доступ, сроки хранения.
Инструкции по охране труда (если применимо) и журналы инструктажей.
Определите график работы (5/2, сменный, гибкий, неполный рабочий день и т.д.). Это сразу повлияет на табель, расчеты и формулировки договора.
Назначьте, кто будет вести кадровые документы. Если вы сами — хорошо, но тогда заведем чек-лист действий, чтобы ничего не забыть.
Посмотрим на практичный набор: что запросить до подписания договора, чтобы потом не бегать.
Паспорт (для идентификации).
СНИЛС (нужен для кадровой отчетности и взаимодействия с СФР).
ИНН (желательно — для корректности налоговых данных и вычетов).
Документы об образовании/квалификации — если должность требует.
Сведения о трудовой книжке. Сейчас у многих электронный формат. Наша задача — корректно оформить сведения о трудовой деятельности и своевременно передать кадровое событие в СФР.
Реквизиты для выплаты зарплаты (карта/счет).
Заявления и согласия:
Согласие на обработку персональных данных (в рамках закона о персональных данных).
Заявление на стандартные налоговые вычеты (если работник их хочет применять) и подтверждающие документы (например, на детей). На АУСН это особенно важно, потому что корректность вычетов влияет на расчет НДФЛ.
Медосмотр/медкнижка — если работа относится к категориям, где это обязательно (общепит, медицина, детские учреждения, некоторые производства). Здесь ориентируемся на требования к конкретному виду деятельности.
Разберем по шагам: трудовой договор — это главный документ, и на нем держится почти всё. На АУСН он такой же, как и на любом другом режиме.
Составьте трудовой договор в 2 экземплярах (по одному каждой стороне).
Обязательно пропишите:
Работодатель: ИП (ФИО, ОГРНИП, ИНН, адрес регистрации/ведения деятельности — как вы указываете в реквизитах).
Работник: ФИО, паспортные данные.
Должность и трудовая функция (что конкретно делает сотрудник).
Дата начала работы.
Условия оплаты: оклад/тариф, доплаты, премии, порядок и сроки выплаты (обычно 2 раза в месяц).
Режим рабочего времени и отдыха (график, перерывы, выходные).
Условия труда на рабочем месте (класс условий труда — если у вас проведена спецоценка; если нет — прописываем общие формулировки и планируем спецоценку при необходимости).
Испытательный срок (если нужен) — условия и длительность.
Гарантии и компенсации (если применимо).
Порядок обработки персональных данных и обязанность соблюдать локальные акты (ПВТР, положение об оплате труда).
Приложения (если применимо): должностная инструкция, соглашение о полной материальной ответственности (только для должностей/работ, где это допустимо), соглашение о неразглашении.
Подпишите договор до допуска к работе. Это принципиально: сначала документы — потом фактический выход.
Посмотрим на стандартный кадровый контур.
Издайте приказ о приёме (можно по форме, близкой к Т-1, или вашей внутренней форме). В приказе фиксируем: должность, оклад, дату приема, подразделение (если есть), характер работы.
Ознакомьте работника с приказом под подпись.
Ознакомьте работника под подпись с локальными актами: ПВТР, положение об оплате труда, охрана труда, персональные данные и т.д.
Оформите личную карточку работника (часто используют Т-2 как ориентир, можно вести в своей форме).
Оформите табель учета рабочего времени (даже если маленький бизнес — табель нужен для доказательства отработанного времени и корректного расчета зарплаты).
Это один из самых важных “контрольных” шагов, который часто забывают. С 2023 года кадровые сведения подаются через форму ЕФС-1.
Правило срока: при приёме на работу нужно сдать ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Этот срок прямо указывается в разъяснениях и памятках по отчетности ЕФС-1 и часто обсуждается в профессиональной практике.
Сформируйте кадровое событие “Прием” в вашей учетной программе или сервисе отчетности.
Проверьте данные: СНИЛС, ФИО, дата приема, должность.
Отправьте ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР электронно (обычно через оператора ЭДО/сервис отчетности).
Сохраните подтверждение отправки и приема (квитанции/статусы) — это ваша “страховка” при споре о сроках.
Если сотрудников двое, повторяем шаг для каждого: отдельное событие приема на каждого работника.
На практике задача звучит так: мы фиксируем факт трудоустройства и ведем сведения в том формате, который применяется у работника.
Если у сотрудника электронная трудовая, основная фиксация приема — через ЕФС-1 (подраздел 1.1). Внутренне вы все равно храните кадровые документы (договор, приказ).
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка (встречается у тех, кто не переходил на электронный формат), тогда дополнительно делаем запись о приеме в бумажной книжке по правилам ведения.
Выдайте работнику документы по его запросу (справки о работе, копии приказов и т.п.) — это стандартная обязанность работодателя.
Теперь разберем самое “АУСН-специфичное”: НДФЛ с зарплаты сотрудников. На АУСН вы остаетесь налоговым агентом по НДФЛ, но сам расчет/уплата часто автоматизированы через банк.
Выберите способ уплаты НДФЛ (в рамках АУСН обычно применяют банковский механизм):
Через уполномоченный банк: банк исчисляет/удерживает/перечисляет НДФЛ на основании ваших данных по зарплате и сведениям о вычетах. В разъяснениях ФНС отдельно подчеркивается, что уплату НДФЛ за работодателей на АУСН банки осуществляют по месту регистрации работодателя и в сроки, установленные налоговым законодательством.
Через личный кабинет налогоплательщика (вариант встречается в разъяснениях банков и сервисов) — логика в том, что вы передаете данные, а перечисление проходит по установленным правилам.
Соблюдайте сроки перечисления НДФЛ (ориентируемся на общие сроки налогового агента):
НДФЛ, удержанный с 1 по 22 число текущего месяца, перечисляется не позднее 28 числа этого же месяца.
НДФЛ, удержанный с 23 числа по последнее число месяца, перечисляется не позднее 5 числа следующего месяца.
Эти сроки используются в официальных разъяснениях по НДФЛ для АУСН.
Правильно оформите вычеты. Если сотрудник заявляет стандартные вычеты (например, на детей), соберите заявление и подтверждающие документы. Далее передайте/учтите вычеты в той системе, через которую у вас рассчитывается НДФЛ (банк/сервис/учетная программа). Наша цель — чтобы НДФЛ удерживался корректно, без “доначислений” и претензий со стороны сотрудников.
Организуйте расчет зарплаты:
Определите даты выплаты аванса и окончательного расчета (две выплаты в месяц).
Рассчитывайте начисления: оклад, премии, доплаты, сверхурочные (если есть).
Рассчитывайте удержания: НДФЛ, алименты (если есть исполнительные листы), прочие удержания в пределах закона.
Фиксируйте расчет в расчетных листках и выдавайте работникам расчетные листки.
Проанализируем отличие АУСН от “обычных” режимов с точки зрения взносов.
Страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование (в общем случае) на АУСН не уплачиваются, то есть начисления по ним “нулевые”. В профессиональных разъяснениях отмечают, что для плательщика на АУСН взносы будут нулевыми независимо от базы, и отдельные формы типа расчета по страховым взносам (РСВ) в типовой ситуации не требуются.
Взносы “на травматизм” (НС и ПЗ) обычно остаются обязательными. На практике для АУСН встречается фиксированный подход к сумме (часто приводят фиксированный годовой платеж). При этом важно различать две вещи: платеж и отчетность.
Отчетность по взносам на травматизм (ЕФС-1 раздел 2). Здесь в 2026 году в источниках встречается важная практическая позиция: страхователи на АУСН могут быть освобождены от сдачи раздела 2 ЕФС-1, потому что они не осуществляют самостоятельный расчет таких взносов. В то же время в “общих” памятках по ЕФС-1 часто пишут сроки по разделу 2 для обычных работодателей. Поэтому действуем аккуратно:
Проверьте в вашем сервисе отчетности и в актуальных разъяснениях СФР/ФНС по АУСН, требуется ли именно вам сдавать раздел 2 (зависит от того, как администрируется травматизм в вашей ситуации и какие настройки у вас в учете).
Если раздел 2 не требуется, ограничиваемся платежом травматизма и кадровыми событиями (ЕФС-1 1.1 и др.).
Если раздел 2 требуется (редкие случаи/особые обстоятельства), сдаем его ежеквартально в срок, который установлен для раздела 2.
Наша логика: не спорим с теорией, а делаем так, чтобы у ИП не было ни недоимок, ни “непредставленных” форм — то есть сверяемся с актуальной практикой и требованиями по вашей конкретике.
Даже маленькому ИП важно понимать, что больничные сейчас электронные, и СФР взаимодействует с работодателями через электронный документооборот.
Обеспечьте канал обмена с СФР. В практике по электронным больничным указывают, что работодателю нужен канал информационного взаимодействия (СЭДО) для работы с ЭЛН: получать уведомления и отправлять сведения, когда это требуется.
Настройте электронную подпись (обычно УКЭП) для подписания документов и ответов в электронном обмене.
Выстроим правило “что делаем, если сотрудник заболел”:
Сотрудник сообщает, что открыт электронный больничный (номер часто можно увидеть на Госуслугах, но работодателю важнее факт, что ЭЛН появится в системе).
После закрытия ЭЛН вы получаете информацию через канал обмена/сервис.
Если требуется — отправляете сведения в СФР в установленный срок через электронный обмен.
Наша цель — чтобы больничные “не зависали”, а сотрудники получали выплаты без задержек.
Рассмотрим подробнее частые “дыры”, из-за которых у малого бизнеса появляются штрафы и споры.
Охрана труда:
Проведите вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте (если применимо).
Ведите журнал инструктажей.
Выдайте СИЗ, если требуется по характеру работ.
Персональные данные:
Соберите согласия, утвердите порядок хранения, ограничьте доступ.
Определите, где храните кадровые документы (папки/сейф/электронный архив).
Иностранные граждане (если нанимаете не граждан РФ):
Проверьте патент/разрешение на работу, миграционный учет, сроки.
Выполните обязанности по уведомлениям в уполномоченные органы в установленные сроки (это отдельная зона повышенных штрафов).
Исполнительные документы:
Если пришел исполнительный лист (алименты и т.п.), организуйте удержания и перечисления по правилам.
График отпусков и учет отпусков:
Планируйте отпускной контур заранее, чтобы не оказалось, что отпуск “внезапно” и кассовый разрыв.
Оформляйте приказ на отпуск и вовремя выплачивайте отпускные.
Теперь соберем “алгоритм в одну дорожную карту”, чтобы можно было идти по пунктам и ставить галочки.
Проверяем право на найм на АУСН: численность не более 5, банк поддерживает режим, прочие условия не нарушены.
Готовим условия работы: должность, обязанности, график, система оплаты, документы работодателя (ПВТР/оплата труда/персональные данные/охрана труда).
Собираем документы кандидата: паспорт, СНИЛС, ИНН (желательно), реквизиты, документы об образовании (если нужно), заявления на вычеты (если нужно), согласия.
Подписываем трудовой договор (2 экземпляра) и приложения (если применимо).
Издаем приказ о приеме, знакомим работника под подпись.
Ознакомляем с локальными актами под подпись.
Ведем кадровые формы: личная карточка, табель.
Отправляем ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме — отдельно на каждого сотрудника.
Решаем вопрос трудовой книжки: электронная/бумажная, фиксируем прием корректно.
Настраиваем зарплату и НДФЛ на АУСН: выбираем механизм (обычно через уполномоченный банк), учитываем вычеты, соблюдаем сроки перечисления НДФЛ.
Страховые взносы: помним, что на АУСН взносы по ОПС/ОМС/ВНиМ обычно нулевые, а по травматизму — проверяем платеж и вопрос раздела 2 ЕФС-1 по вашей ситуации.
Настраиваем взаимодействие с СФР по ЭЛН (СЭДО/сервис), чтобы больничные проходили без задержек.
Посмотрим на самые частые проблемы и сразу заложим “защиту”.
Ошибка: работник уже вышел, а договора нет. Решение: подписываем договор и приказ до допуска к работе.
Ошибка: забыли ЕФС-1 (1.1) или отправили поздно. Решение: привязываем правило “приказ подписан — на следующий рабочий день ЕФС-1 отправлен” и фиксируем подтверждения.
Ошибка: вычеты по НДФЛ не учли, потом конфликты. Решение: собираем заявления/документы на вычеты заранее и корректно отражаем их в расчетном контуре.
Ошибка: нет табеля, спор о времени/сверхурочных. Решение: ведем табель ежедневно/еженедельно, утверждаем порядок учета времени.
Ошибка: забыли про охрану труда. Решение: вводный/первичный инструктажи, журналы, при необходимости медосмотры.
Подведем итоги и закрепим ключевые акценты.
Кадровое оформление работников на АУСН — стандартное, как и на других режимах: договор, приказ, локальные акты, табель, кадровые документы.
Главный “срочный” отчет при приеме — ЕФС-1 подраздел 1.1, отправляем на следующий рабочий день после приказа о приёме.
НДФЛ на АУСН часто идет через уполномоченный банк, и важно правильно передать данные по зарплате и вычетам и соблюдать сроки перечисления.
По взносам на АУСН обычно нет стандартных начислений на ОПС/ОМС/ВНиМ, но вопрос травматизма и отчетности по нему проверяем по вашей конкретике и актуальным требованиям.
Не превышайте лимит 5 сотрудников, иначе есть риск утраты права на АУСН.
Информация носит справочный характер и не заменяет проверку вашей конкретной ситуации (вид деятельности, регион, банк, особенности сотрудников и актуальные требования контролирующих органов).