Проанализируем ситуацию: вы уходите в отпуск по беременности и родам (БиР) в 2026 году и хотите, чтобы при расчете пособий вместо «стандартной пары» расчетных лет (2024 и 2025) были использованы 2023 и 2025. Одновременно вы уточняете, можно ли так же «перенастроить годы» для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет (если в расчетном периоде один год был «декретным»).
Разберем по шагам и с точки зрения законодательства, и с точки зрения того, как это правильно отразить в 1С (чаще всего речь идет о 1С:ЗУП или интеграции с СФР через СЭДО).
По общему правилу пособия по БиР и по уходу до 1,5 лет рассчитываются исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая.
Рассмотрим подробнее на вашем примере:
Страховой случай по БиР наступает в 2026 году (дата начала листка нетрудоспособности по БиР приходится на 2026 год).
Значит «стандартные» годы расчетного периода — 2024 и 2025.
Если один из этих лет (или оба) вы провели в отпуске по БиР и/или по уходу за ребенком, появляется право заменить такой год (или годы) на предшествующие — но при соблюдении условий.
Теперь посмотрим, можно ли «оставить 2025» и заменить только «проблемный 2024» на 2023 — то есть получить расчетный период 2023 + 2025.
Сразу зафиксируем важный момент: закон не требует, чтобы два года расчетного периода шли подряд после замены. Требование другое: заменять можно только те годы расчетного периода, в которых было нахождение в отпуске по БиР и/или по уходу, и заменять можно не на любые выгодные годы, а на годы, которые непосредственно предшествуют годам «декретных периодов».
Посмотрим на логику в вашем кейсе:
Стандартные годы для 2026 — 2024 и 2025.
Если в 2024 году вы были в отпуске по БиР/уходу (или существенную часть года), то этот год потенциально можно заменить.
Год, который непосредственно предшествует 2024, — это 2023. Значит замена 2024 → 2023 в принципе допустима.
Если 2025 год у вас был рабочим (с заработком), его оставляем без замены.
Итог: расчетные годы становятся 2023 и 2025. Такой вариант возможен, если выполнены условия замены и это действительно увеличивает пособие.
Вывод по сути вопроса: да, заменить один год (2024) на 2023 и оставить 2025 возможно, и тогда в расчет попадут 2023 и 2025, но только при корректном оформлении заявления и при соблюдении правил замены.
Чтобы замена была правомерной и ее принял СФР, разберем обязательные условия.
Должно быть основание для замены: в заменяемом году (например, в 2024) вы находились в отпуске по БиР и/или в отпуске по уходу за ребенком.
Замена выполняется только по заявлению застрахованного лица. Автоматически «по умолчанию» годы никто не поменяет, даже если очевидно, что год был без заработка.
Заменять можно один год или оба года расчетного периода. Это важно: вы можете заменить только 2024, а 2025 оставить.
Замена должна приводить к увеличению размера пособия. На практике это означает: мы обязаны сравнить расчет «как есть» (2024–2025) и расчет «с заменой» (2023–2025) и выбрать вариант с большей выплатой.
Заменяемые годы нельзя выбирать произвольно. Мы не «ищем самый выгодный год», а берем именно те годы, которые предусмотрены правилами замены (непосредственно предшествующие годам отпусков по БиР/уходу).
Теперь разберем практический смысл этих условий, чтобы не было типичных ошибок.
Проанализируем ситуацию, когда бухгалтер все сделал «вроде бы правильно», но замена не проходит или пособие рассчитывается не так, как ожидали.
Нет заявления. В 1С можно «поставить годы руками», но если не оформлено заявление установленного формата, то юридически основания нет. Мы обязательно оформляем заявление и прикладываем/храним его по правилам документооборота.
Замена не увеличивает пособие. Например, в 2023 доход был ниже, чем в 2024 (или в 2024 вы хоть и были в отпуске, но работали на неполном времени и имели приличный заработок). Тогда замена может дать меньший средний заработок — и применять ее нельзя.
Путаем «отпуск» и «выплату». Бывает, сотрудница выходит на работу, но продолжает получать пособие до 1,5 лет (по правилам, которые действуют в определенных сценариях). Важно понимать: право на замену привязано к факту нахождения в отпуске по БиР/уходу в конкретном году, а не просто к получению выплат. Мы внимательно проверяем, что именно было оформлено кадровыми документами.
Неверно выбран «год для замены». Если пытаться заменить 2024 не на 2023, а, например, на 2022 «потому что там зарплата была выше», СФР может не принять такой вариант, если он не соответствует правилу «непосредственно предшествующих лет».
В 1С поменяли расчетные годы, но не переотправили корректные сведения в СФР. По СЭДО у пособий есть свои процессы и сообщения. Если мы изменили базу, но отправили «старые» сведения, фонд рассчитает по старому периоду.
Теперь перейдем к самому практичному: как это оформить и проверить в 1С.
Разберем по шагам, как обычно действуем в 1С:ЗУП, когда сотрудница приносит заявление на замену лет для пособия по БиР (страховой случай в 2026 году).
Шаг 1. Собираем исходные данные
Посмотрим, что нам нужно проверить до ввода документов:
Когда начинается больничный по БиР (дата начала — в 2026 году).
Какие «стандартные» годы — 2024 и 2025.
Был ли 2024 год годом отпуска по БиР/уходу (основание для замены).
Есть ли доход в 2023 году, который выгодно включить вместо 2024.
Шаг 2. Получаем от сотрудницы заявление на замену лет
Важно: замена не происходит «по просьбе устно». Оформляем заявление по установленной форме. В практических сценариях 1С позволяет сформировать печатную форму заявления из документов (если замена активирована).
Шаг 3. Вводим документ по БиР и открываем расчет среднего
Обычно используем документ Больничный лист (или соответствующий документ по нетрудоспособности/пособию в вашей конфигурации). Далее нам важно попасть в раздел расчета среднего заработка и отредактировать расчетный период.
Рассмотрим подробнее принцип: мы должны увидеть, что расчетные годы по умолчанию — 2024–2025, и внести замену 2024 → 2023 (при этом 2025 оставить).
Шаг 4. Выполняем замену расчетных лет
В типовом интерфейсе 1С это делается через форму детализации среднего заработка (часто называется «ввод данных для расчета среднего заработка»). Наша задача — добиться, чтобы в расчете фигурировали 2023 и 2025.
Контрольный смысловой пункт: мы меняем именно год расчетного периода, а не просто «исключаем дни». Исключение дней — это другая механика, которая используется для уменьшения числа дней в знаменателе, но она не заменяет год на другой.
Шаг 5. Проверяем, что замена увеличивает пособие
Посмотрим на пример логики проверки (без привязки к конкретным цифрам):
Считаем средний заработок из 2024–2025.
Считаем средний заработок из 2023–2025.
Сравниваем итог пособия. Выбираем больший вариант.
Если «с заменой» меньше — значит замена не применяется, даже если сотруднице субъективно кажется, что «2024 был декретный и его надо убрать».
Шаг 6. Обеспечиваем корректный обмен с СФР (СЭДО)
Теперь важно, чтобы в СФР ушли именно те сведения, которые соответствуют замене лет. В 1С:ЗУП работа идет через блок Кадры – Пособия и связанные документы обмена (в зависимости от сценария: входящие запросы, ответы на запросы, исходящие сообщения о страховом случае и т.д.).
Если фонд уже прислал запрос, а мы меняем годы, надо внимательно проверить, требуется ли перезапуск процесса (в типовой практике при изменении существенных параметров иногда закрывают текущий процесс и инициируют новый через корректные данные).
Таким образом, для пособия по БиР мы вместе выстраиваем корректную цепочку: заявление → настройка расчета среднего → проверка увеличения → передача сведений в СФР.
Теперь разберем вторую часть: можно ли сделать аналогичную замену лет для ежемесячного пособия по уходу до 1,5 лет.
Здесь важно понимать две особенности:
Страховой случай по уходу наступает в момент начала отпуска по уходу (обычно после окончания БиР, но возможны варианты по датам оформления).
В 1С:ЗУП пособие до 1,5 лет чаще всего «выплачивает фонд», а в программе мы в первую очередь отражаем кадровое событие, формируем/передаем сведения и контролируем расчет среднего, который уходит в СФР.
Разберем по шагам типовой путь.
Шаг 1. Оформляем отпуск по уходу документом 1С
Используем документ Отпуск по уходу за ребенком (обычно раздел кадровых документов «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска»).
Шаг 2. Проверяем расчет среднего и доступность замены лет
В документе отпуска по уходу есть блок, где можно посмотреть расчет среднего (детализация) и, при наличии замены, сформировать заявление о замене лет (как печатную форму).
Наша цель та же: если стандартный расчетный период содержит «декретный год» (например, 2024), а 2023 год выгоднее, мы оформляем замену 2024 → 2023 и оставляем 2025, получая 2023 и 2025.
Шаг 3. Формируем и отправляем сведения в СФР
Дальше действуем в логике проактивного назначения: фонд запрашивает сведения или мы отправляем исходящие сообщения/ответы на запросы. Смысл один: в СФР должны уйти данные, учитывающие замену лет.
Шаг 4. Контролируем результат
Если СФР рассчитает пособие без учета замены, значит где-то «разошлась» связка: заявление оформлено, но сведения ушли не те; или замена не соответствует условиям; или замена не увеличивала выплату и потому не применена.
Таким образом, для пособия по уходу до 1,5 лет логика аналогичная, но в 1С мы больше фокусируемся на кадровом документе и корректном обмене с фондом.
Давайте вместе сделаем контрольную проверку, чтобы не ошибиться на уровне «право есть/права нет».
Проверяем 2024 год
Нам нужно подтвердить: в 2024 году вы действительно были в отпуске по БиР и/или по уходу за ребенком (даже если часть года вы работали, но ключевой факт — наличие такого отпуска в году, который хотим заменить).
Проверяем 2025 год
Если 2025 год был рабочим и в нем есть доход, обычно его выгодно оставить. Но мы все равно сравниваем расчеты. Если 2025 год тоже «слабый» по доходу (например, часть года отпуск без заработка), может оказаться выгоднее заменить оба года.
Проверяем 2023 год
Смотрим, есть ли в 2023 году достаточный доход, который даст больший средний заработок, чем 2024 год (который был «декретным» и мог быть без начислений).
Сравниваем два варианта расчета
На практике проще всего сделать это в 1С: сначала дать программе посчитать по умолчанию (2024–2025), затем применить замену 2024 → 2023 и пересчитать (2023–2025). Сравниваем результат пособия.
Если в итоге вариант 2023–2025 дает больший результат, значит мы оформляем заявление, фиксируем замену в 1С и отправляем корректные сведения в СФР.
Иногда сотрудница просит заменить только один год, но при проверке оказывается, что это не самый выгодный вариант. Давайте разберем альтернативы, чтобы вы могли выбрать лучшее решение.
Вариант А: заменить оба года
Если и 2024, и часть 2025 были «слабыми» по заработку из-за отпусков, может быть выгодно заменить оба. Тогда мы подбираем предшествующие годы по правилам замены (не произвольно), сравниваем итог и фиксируем лучший.
Вариант Б: не менять годы, а учитывать исключаемые периоды
Рассмотрим подробнее: при расчете среднего есть механика исключения определенных календарных дней (например, по периодам, которые уменьшают число дней расчетного периода). Но это не то же самое, что замена лет. Иногда исключение дней дает лучший эффект, чем замена, особенно если в «декретном году» все же был доход (работа на неполной ставке и т.п.).
Вариант В: проверить корректность данных о заработке и стаже
Если в 1С не подтянут заработок за 2023 год (например, он был у другого работодателя или есть справки о заработке), средний может считаться неверно. Тогда замена формально есть, но цифры «не те». Мы проверяем полноту сведений о заработке, в том числе по справкам и данным фонда.
Посмотрим на типовой сценарий, максимально похожий на ваш:
2024 — отпуск по уходу (или часть года в уходе/БиР), доход либо нулевой, либо минимальный.
2025 — полноценная работа, стабильный доход.
2026 — новый страховой случай (БиР и далее уход).
В такой ситуации часто самое логичное действие — заменить только 2024 на 2023, потому что 2025 трогать не нужно. Именно так мы и приходим к расчетным годам 2023 и 2025.
Но мы обязательно делаем контрольный расчет, потому что иногда 2023 год тоже «неудачный» (например, была частичная занятость, отпуск без содержания или низкая база). Тогда замена может не увеличить пособие, и мы не имеем права применять ее.
Соберем чек-лист, который удобно использовать в работе.
Запросите заявление на замену лет и храните его в кадровом/расчетном контуре.
Проверьте, что заменяемый год действительно «декретный» (БиР/уход).
Сделайте два расчета: без замены и с заменой.
Выберите вариант с большей суммой и зафиксируйте выбор в документах 1С.
Проверьте, что сведения в СФР уйдут именно с заменой (в связке документов СЭДО).
Контролируйте ответ/результат фонда и при расхождении ищите причину: заявление, корректность периода, корректность отправленных данных.
Подведем итог и зафиксируем решение «по-человечески»:
Если вы уходите в декрет в 2026 году, стандартные годы для расчета — 2024 и 2025.
Если 2024 год был годом отпуска по БиР/уходу, вы вправе по заявлению заменить его на 2023 год, при этом 2025 год оставить.
Тогда расчетные годы действительно могут стать 2023 и 2025 (это допустимо, даже если годы не идут подряд).
Ту же логику можно применить и для пособия по уходу до 1,5 лет, если страховой случай по уходу наступает в 2026 году и стандартный расчетный период включает «декретный» год.
Обязательно проверяем, что замена увеличивает пособие, иначе применять ее нельзя.
Важно: информация на странице носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста с учетом документов, дат и конкретных условий страхового случая.