Разберем ситуацию, которая вызывает больше всего сомнений у бухгалтеров: российская организация выплачивает зарплату дистанционному работнику, при этом сотрудница — гражданка Казахстана и фактически работает за пределами РФ (например, из Казахстана). Нужно ли в 2026 году удерживать НДФЛ? Нужно ли начислять страховые взносы (единый тариф в ФНС + «травматизм»)? И как правильно отразить это в 1С, чтобы не получить расхождения в отчетности?
Давайте разберем по шагам: сначала отделим НДФЛ от страховых взносов (у них разные правила), затем выясним, что поменялось в последние годы по доходам дистанционщиков, после этого рассмотрим два практических сценария (работает за границей постоянно или периодически приезжает в РФ), и в конце соберем алгоритм настройки в 1С.
Первое, что важно понять: НДФЛ и страховые взносы зависят от разных «привязок».
НДФЛ зависит от того, является ли доход доходом от источников в РФ (ст. 208 НК РФ) и от налогового статуса физлица (резидент/нерезидент), но для дистанционщиков с 2024–2025 годов действуют специальные правила, которые сильно изменили привычную логику.
Страховые взносы зависят от того, является ли работник застрахованным лицом в системах ОПС/ОМС/ВНиМ и подпадают ли выплаты под объект обложения взносами (ст. 420 НК РФ). Для иностранцев ключевое — их правовой статус и место выполнения работы (в РФ или за рубежом), а также вид договора (трудовой или ГПХ).
Практический вывод: возможна ситуация, когда НДФЛ удерживаем, а страховые взносы (единый тариф) не начисляем, или наоборот — поэтому дальше будем разбирать отдельно.
Раньше бухгалтеры часто опирались на подход «если работа выполняется за пределами РФ — это иностранный источник». Но для дистанционных работников законодательство изменилось.
В НК РФ закреплено правило: к доходам от источников в РФ относятся вознаграждения и иные выплаты, которые получает дистанционный работник при выполнении трудовой функции дистанционно по договору с работодателем, который является российской организацией (или ОП иностранной организации в РФ). Это прямо следует из подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ, и в разъясняющих материалах для бухгалтеров это выделено как базовое правило для 2025 года и далее.
ФНС также отдельно разъясняла, что доходы нерезидентов РФ при дистанционной работе за границей, если они признаны доходами от российских источников, облагаются НДФЛ по ставкам, установленным законодательством, и с 2024–2025 годов подход меняется именно в сторону удержания налога у источника (у работодателя).
Практический вывод: если у вас трудовой договор с российской организацией и сотрудница дистанционно работает из Казахстана, зарплата в 2026 году рассматривается как доход от источников в РФ, а значит работодатель в общем случае выступает налоговым агентом по НДФЛ.
Дальше разберем ставки. С 2025 года для доходов дистанционных работников в общем случае применяется прогрессивная шкала ставок НДФЛ (13%–22%) вне зависимости от статуса работника (резидент или нерезидент). Эту позицию подробно формулируют в профессиональных разъяснениях: указывают и само правило, и градации ставок, и важный нюанс — статус резидентства остается важным в основном для права на вычеты.
То есть в 2026 году логика такая:
НДФЛ удерживаем как налоговый агент с выплат по трудовому договору дистанционному работнику.
Применяем прогрессивные ставки по ст. 224 НК РФ (13/15/18/20/22% в зависимости от суммарного дохода с начала года) — это общий подход для дистанционщиков в актуальных правилах.
Если сотрудница не является налоговым резидентом РФ, то стандартные/социальные/имущественные вычеты, как правило, предоставлять нельзя — это важно для 1С, потому что программа может попытаться применить вычеты автоматически, если не настроить статус.
Практический вывод: в 2026 году по НДФЛ мы чаще всего действуем так же, как по «обычному» сотруднику: удерживаем налог и отражаем его в 6-НДФЛ, но внимательно следим за резидентством только в части вычетов и отдельных нюансов.
Теперь разберем, какие параметры по сотруднице критичны в вашей конкретной задаче.
Налоговое резидентство РФ
Резидентство определяется по фактическому пребыванию в РФ (обычно 183 дня в течение 12 месяцев). Гражданство (Казахстан) само по себе резидентство не определяет. На практике сотрудница, которая живет и работает из Казахстана и редко приезжает, почти всегда будет нерезидентом РФ.
Место работы по трудовому договору
Для дистанционного договора важно, что работа дистанционная и выполняется за рубежом. Для НДФЛ это уже не освобождает от удержания налога (см. правило о российских источниках для дистанционщиков).
Есть ли исключение по ОП за рубежом
В правилах отдельно упоминают исключение: если трудовой договор заключен для работы в обособленном подразделении российской организации за границей, это влияет на квалификацию дохода. Для классического дистанционного сотрудника из Казахстана это чаще всего не ваш случай, но мы должны понимать, что место работы в договоре и структура работодателя имеют значение.
Практический вывод: по НДФЛ в 2026 году чаще всего ответ будет «да, удерживаем НДФЛ», даже если сотрудница иностранка и работает из Казахстана.
Теперь перейдем к страховым взносам. Здесь возникает ключевой вопрос: является ли гражданка Казахстана, которая живет и работает за рубежом, застрахованным лицом в РФ и подпадают ли выплаты под объект обложения.
В разборе страховых взносов для иностранцев важно учитывать:
место выполнения работы (РФ или иностранное государство);
правовой статус иностранца (постоянно проживает в РФ / временно проживает / временно пребывает / ЕАЭС и т. д.);
вид договора (трудовой или ГПХ).
Профессиональные разъяснения по иностранным работникам прямо выделяют блок «страховые взносы при работе иностранцев за рубежом, в т.ч. дистанционно» и формулируют ключевую идею: если предмет договоров — выполнение работ/услуг на территории иностранного государства и иностранные граждане живут и пребывают за рубежом, то выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами (кроме взносов «на травматизм»), со ссылкой на п. 5 ст. 420 НК РФ и письма Минфина.
То есть по единому тарифу (ОПС + ОМС + ВНиМ) в большинстве случаев логика для вашей ситуации такая:
если сотрудница — гражданка Казахстана и фактически живет/пребывает за пределами РФ, а работа выполняется в Казахстане, то выплаты по трудовому договору не попадают под объект обложения единым тарифом страховых взносов (п. 5 ст. 420 НК РФ в связке с правилами о застрахованных лицах).
если сотрудница переезжает в РФ и начинает работать из РФ (даже дистанционно), ситуация меняется: иностранцы, работающие на территории РФ (включая граждан ЕАЭС, в том числе Казахстан), в общем случае считаются застрахованными по всем видам страхования, и выплаты становятся объектом обложения взносами.
Практический вывод: если сотрудница действительно работает из Казахстана и не находится в РФ, то по единому тарифу страховых взносов чаще всего будет ответ «нет, не начисляем» (при правильном оформлении условий).
Теперь рассмотрим самый коварный момент: даже если единый тариф не начисляется, по трудовому договору может остаться обязанность по взносам «на травматизм» (страхование от несчастных случаев и профзаболеваний).
В профессиональном разъяснении по иностранцам сказано следующее:
выплаты иностранцам, работающим за рубежом, не являются объектом обложения страховыми взносами по НК РФ кроме взносов “на травматизм”;
по трудовому договору Закон № 125-ФЗ не содержит исключений для иностранных работников, и обязательному страхованию от несчастных случаев подлежат физлица, с которыми заключены трудовые договоры, независимо от гражданства;
при этом в разъяснении подчеркивают, что законом № 125-ФЗ не определено, что работа должна выполняться на территории РФ, и делается вывод: даже если иностранец дистанционно работает за границей, с выплат по трудовому договору нужно начислять и уплачивать взносы «на травматизм».
Практический вывод: для трудового договора с дистанционным работником-иностранцем за рубежом типовая картинка такая:
единый тариф (ОПС/ОМС/ВНиМ) — чаще всего не начисляем, если работник живет и работает за границей;
взносы “на травматизм” — чаще всего начисляем по трудовому договору.
Давайте сразу отметим важный организационный момент: если вы хотите полностью уйти от «травматизма», некоторые компании пытаются заменить трудовой договор на ГПХ. Но это уже отдельная зона рисков (переквалификация, трудовые отношения, контроль), и действовать так нужно очень аккуратно. Мы в этой статье фокусируемся на вопросе «как правильно начислять при существующем трудовом договоре».
Теперь соберем решение в виде двух понятных сценариев.
НДФЛ: удерживаем как налоговый агент, поскольку выплаты дистанционщику по трудовому договору с российской организацией квалифицируются как доход от источников в РФ; применяем прогрессивные ставки 13–22% по ст. 224 НК РФ; вычеты предоставляем только при резидентстве.
Единый тариф страховых взносов (ОПС/ОМС/ВНиМ): как правило, не начисляем, если работа выполняется на территории иностранного государства и работник живет/пребывает за рубежом; используем логику п. 5 ст. 420 НК РФ и разъяснения Минфина (в части не-объекта).
Взносы “на травматизм”: по трудовому договору чаще всего начисляем, поскольку Закон № 125-ФЗ распространяется на трудовые договоры, без территориального ограничения в логике разъяснений.
НДФЛ: удерживаем в общем порядке; ставка зависит от общей суммы дохода (прогрессия), а вычеты — при резидентстве.
Единый тариф страховых взносов: начисляем в общем порядке, потому что иностранцы, работающие на территории РФ (в том числе граждане ЕАЭС, включая Казахстан), являются застрахованными по всем видам страхования (кроме отдельных исключений для ВКС и нюансов), и выплаты становятся объектом.
Травматизм: начисляем как обычно.
Практический вывод: главный «переключатель» по страховым взносам — не гражданство Казахстана как таковое, а факт работы/пребывания на территории РФ или за рубежом и страховой статус.
Теперь разберем практику в 1С:ЗУП. Наша цель — чтобы расчет шел стабильно и без ручных правок каждый месяц.
Действуем по шагам.
Шаг 8.1. Заполним данные физлица и сотрудника
В карточке ФизическиеЛица и Сотрудники заполняем:
гражданство (Казахстан);
документы, подтверждающие статус (если есть РВП/ВНЖ/миграционный учет — если человек находится в РФ);
адрес и фактическое место пребывания (чтобы не забыть, что сотрудник работает за границей).
Шаг 8.2. Настроим налоговый статус по НДФЛ
В ЗУП есть параметры налогового статуса (резидент/нерезидент) для корректного применения вычетов и некоторых ставок/особенностей. Здесь важно:
зафиксировать фактический статус (чаще всего нерезидент, если постоянно в Казахстане);
следить, чтобы программа не предоставляла стандартные/социальные/имущественные вычеты нерезиденту;
проверить, что удержание НДФЛ идет по актуальным правилам для дистанционщиков (после обновлений конфигурации).
При расчете НДФЛ ориентируемся на то, что с 2025 года применяется прогрессивная шкала независимо от статуса, а статус важен для вычетов.
Шаг 8.3. Настроим способ занятости и место выполнения работы
В кадровых документах (например, ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод) фиксируем дистанционный характер работы и место выполнения работы (другая страна). Это важно для корректной логики по взносам и для внутреннего контроля.
Шаг 8.4. Настроим страховые взносы (единый тариф) в зависимости от статуса
Для иностранцев в ЗУП важен страховой статус (проживает/пребывает в РФ или нет). Наша цель:
если сотрудница живет и работает за рубежом — не включать выплаты в базу по единому тарифу взносов (ОПС/ОМС/ВНиМ), опираясь на подход «не объект» при работе за рубежом;
если сотрудница начинает работать из РФ — наоборот, включить в базу и начислять в общем порядке.
Шаг 8.5. Отдельно проконтролируем “травматизм”
Взносы на травматизм в ЗУП считаются отдельным механизмом. Если у вас трудовой договор, то логика разъяснений ведет к начислению “травматизма” даже при работе за границей.
Шаг 8.6. Проверим расчет документом начисления
Делаем контрольный расчет в НачислениеЗарплатыИВзносов:
НДФЛ должен удерживаться;
единый тариф взносов — либо ноль (при работе за рубежом и корректной настройке), либо начисляется (если сотрудница работает из РФ);
“травматизм” — начисляется по тарифу организации (если применимо по договору/настройкам).
Практический совет: обязательно проверим, что у вас актуальные релизы 1С:ЗУП и установлены патчи по расчету НДФЛ дистанционных работников, потому что изменения 2024–2025 годов были существенными и старые релизы часто считают «по старой логике».
Соберем контрольные точки, которые стоит пройти перед сдачей отчетности в 2026 году.
По НДФЛ: в 6-НДФЛ доходы и удержанный налог должны отражаться как обычно, потому что доход квалифицируется как доход от источников в РФ для дистанционщика по трудовому договору с российским работодателем.
По взносам: если сотрудница работает за рубежом и единый тариф не начисляется, убедимся, что выплаты не попали в РСВ как облагаемые суммы (иначе появятся «лишние взносы» и расхождения).
По травматизму: если начисляете, проверьте базу и корректность тарифа.
По кадровым данным: убедимся, что дистанционный формат и место выполнения работы корректно отражены — это помогает обосновать позицию при вопросах проверяющих.
Сформулируем ответ на вопрос темы максимально прямо.
НДФЛ в 2026 году удерживать нужно, даже если дистанционный работник (гражданка Казахстана) выполняет работу из Казахстана, потому что выплаты дистанционщику по трудовому договору с российской организацией признаются доходом от источников в РФ; применяется прогрессивная шкала ставок 13–22% в общем случае, а резидентство влияет в основном на право на вычеты.
Единый тариф страховых взносов (ОПС/ОМС/ВНиМ) чаще всего начислять не нужно, если сотрудница живет/пребывает за рубежом и работа выполняется на территории иностранного государства, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения (п. 5 ст. 420 НК РФ в логике разъяснений).
Взносы “на травматизм” по трудовому договору чаще всего начислять нужно, потому что обязательное страхование от несчастных случаев распространяется на трудовые договоры, и в разъяснениях делается вывод о начислении даже при дистанционной работе за границей.
Если сотрудница фактически начинает работать из РФ (проживает/временно пребывает в РФ), то единый тариф взносов начисляем в общем порядке, поскольку иностранцы, работающие на территории РФ (включая ЕАЭС), являются застрахованными по всем видам страхования.
Информация носит справочный характер и не заменяет анализ конкретных документов и фактов вашей ситуации (условия трудового договора о месте выполнения работы, фактическое пребывание сотрудницы в РФ/за рубежом, наличие миграционных статусов в РФ, а также настройки и релиз 1С, в котором выполняется расчет).