Рассмотрим ситуацию, когда в апреле 2026 года организация обнаружила ошибку при начислении заработной платы за 2025 год. Например, районный коэффициент был фактически включен в оклад сотрудника, хотя по трудовому договору, локальному нормативному акту или условиям оплаты труда он должен был начисляться сверх оклада. В результате работнику недоначислили заработную плату, не исчислили НДФЛ с суммы доплаты и не начислили страховые взносы.
В такой ситуации необходимо одновременно решить несколько задач: правильно оформить перерасчет зарплаты, выплатить работнику недополученную сумму, рассчитать компенсацию за задержку выплаты, удержать НДФЛ, доначислить страховые взносы, скорректировать отчетность за 2025 год при необходимости и отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете.
Разберем по шагам, какие документы и отчеты потребуется исправить, какие показатели должны попасть в 2025 год, а какие необходимо отразить уже в 2026 году.
Прежде всего установим, что именно было рассчитано неправильно. В рассматриваемой ситуации ошибка заключается не в изменении условий труда задним числом, а в неправильном применении уже действующего районного коэффициента.
Например, в трудовом договоре сотруднику установлен оклад 50 000 рублей и районный коэффициент 20 процентов. Правильная сумма начисления должна составлять:
50 000 рублей оклада + 10 000 рублей районного коэффициента = 60 000 рублей.
Если организация начисляла сотруднику только 50 000 рублей, считая, что районный коэффициент уже включен в оклад, возникает недоначисление заработной платы в размере 10 000 рублей за каждый месяц.
Если же в трудовом договоре прямо указано, что оклад установлен с учетом районного коэффициента, перерасчет может не потребоваться. Поэтому сначала внимательно проанализируем документы, которыми определены условия оплаты труда.
Проверим трудовой договор сотрудника.
Проверим дополнительное соглашение к трудовому договору, если оно оформлялось.
Проверим штатное расписание.
Проверим положение об оплате труда.
Проверим коллективный договор, если он действует в организации.
Проверим приказ о приеме на работу и кадровые документы, устанавливающие условия оплаты.
Проверим, каким образом районный коэффициент был настроен в программе 1С.
Важно: районный коэффициент является самостоятельной гарантией работникам, занятым в районах Крайнего Севера, приравненных местностях и других территориях, для которых законодательством или региональными нормативными актами установлен соответствующий коэффициент. Его нельзя произвольно включать в оклад, если из документов следует, что коэффициент должен начисляться сверх установленной тарифной ставки или оклада.
После анализа документов определим точную сумму недоначисления по каждому месяцу 2025 года. Не ограничимся общей суммой за год, поскольку для страховых взносов, РСВ и ЕФС-1 имеет значение месяц начисления и отчетный период, в котором была допущена ошибка.
Перед отражением перерасчета в программе оформим основание для исправления. Для этого подготовим служебную записку, бухгалтерскую справку или иной внутренний документ, в котором зафиксируем причину ошибки, период ошибки, сумму недоначисленной заработной платы, сумму районного коэффициента, расчет НДФЛ, страховых взносов и компенсации за задержку выплаты.
Также целесообразно оформить приказ руководителя о перерасчете заработной платы. В приказе укажем:
фамилию, имя и отчество работника;
период, за который производится перерасчет;
причину перерасчета;
сумму доплаты заработной платы;
сумму районного коэффициента, которая ранее не была начислена;
необходимость удержать НДФЛ;
необходимость начислить страховые взносы;
необходимость выплатить компенсацию за задержку заработной платы;
срок выплаты работнику.
Такое оформление поможет обосновать корректировку при внутренней проверке, при налоговой проверке, при проверке трудовой инспекции и при возникновении вопросов со стороны самого работника.
Не заменяем внутренний приказ только исправлением в 1С. Программа отражает учетную операцию, но не подтверждает правовое основание перерасчета. Основанием для начисления должен быть документ работодателя и расчет, из которого понятно, почему сумма подлежит доплате.
Здесь необходимо разделить трудовые отношения, бухгалтерский учет, налоговый учет и отчетность по страховым взносам. Одна и та же операция может относиться к разным периодам в зависимости от того, какой вопрос мы рассматриваем.
С точки зрения трудовых отношений доплата относится к тому периоду, за который работнику недоначислили заработную плату. Если районный коэффициент не был начислен за январь 2025 года, это недоначисление относится к январю 2025 года, даже если фактическая выплата производится только в апреле 2026 года.
С точки зрения бухгалтерского учета ошибка была допущена в 2025 году, но обнаружена после окончания отчетного года. Поэтому порядок исправления зависит от того, является ли ошибка существенной и была ли бухгалтерская отчетность за 2025 год уже подписана и утверждена.
С точки зрения НДФЛ доход работника возникает при фактической выплате доплаты. Следовательно, НДФЛ с доначисленной суммы зарплаты удерживаем в 2026 году при выплате работнику.
С точки зрения страховых взносов доначисленная заработная плата относится к базе того периода, за который она была начислена. Поэтому необходимо оценить необходимость представления уточненных расчетов за 2025 год.
С точки зрения УСН с объектом «доходы минус расходы» расходы на оплату труда и страховые взносы признаются после фактической оплаты. Поэтому доплата заработной платы и уплата доначисленных взносов, произведенные в 2026 году, учитываются при расчете налога по УСН за 2026 год.
Исправление ошибки прошлых лет в бухгалтерском учете регулируется ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Порядок отражения зависит от существенности ошибки.
Организация должна определить критерии существенности самостоятельно и закрепить их в учетной политике. Нельзя автоматически считать ошибку несущественной только потому, что сумма доначисленных страховых взносов составляет, например, 0,2 процента от общей суммы взносов за год.
Существенность оцениваем не только по проценту от страховых взносов. Проанализируем совокупность обстоятельств:
сумму недоначисленной заработной платы;
сумму доначисленных страховых взносов;
сумму НДФЛ;
влияние ошибки на финансовый результат за 2025 год;
влияние ошибки на показатели бухгалтерского баланса;
влияние ошибки на расчет чистых активов;
влияние ошибки на обязательства перед работниками;
влияние ошибки на обязательства перед бюджетом;
критерии существенности, установленные учетной политикой организации.
Например, если учетная политика предусматривает, что ошибка признается существенной при превышении 5 процентов определенного показателя отчетности, необходимо определить, какой именно показатель указан в учетной политике: выручка, расходы, прибыль, валюта баланса или иной показатель.
Сумма 0,2 процента от общих страховых взносов сама по себе не является универсальным критерием несущественности. Такая величина может быть аргументом при оценке, но окончательное решение должно соответствовать учетной политике и характеру ошибки.
Если ошибка признана несущественной и бухгалтерская отчетность за 2025 год уже подписана, представлена или утверждена, исправляем ее в том периоде, в котором она обнаружена. В рассматриваемой ситуации это апрель 2026 года.
Для недоначисленной заработной платы обычно применяется проводка:
Дебет 91.02 Кредит 70 — доначислена заработная плата за прошлые годы как исправление несущественной ошибки.
Для доначисленных страховых взносов обычно применяется проводка:
Дебет 91.02 Кредит 69 — доначислены страховые взносы на сумму заработной платы, не начисленной в прошлых периодах.
Если организация начисляет компенсацию работнику за задержку выплаты заработной платы, такая компенсация относится к расходам текущего периода, поскольку обязанность по ее выплате возникает в связи с фактической задержкой и рассчитывается на дату выплаты.
В зависимости от применяемой учетной политики и настройки программы компенсация может отражаться проводкой:
Дебет 91.02 Кредит 73 — начислена компенсация за задержку выплаты заработной платы.
Если компенсация отражается через расчеты с персоналом по оплате труда, программа может использовать счет 70. Перед ручным формированием проводок проверим, как настроен учет зарплаты в конкретной базе.
Страховые взносы, начисленные на компенсацию за задержку выплаты при применении консервативного подхода, также отражаются в расходах текущего периода:
Дебет 91.02 Кредит 69 — начислены страховые взносы на компенсацию за задержку выплаты.
Не следует механически вводить ручные операции, если зарплата ведется в программе автоматически. Сначала проверим, формирует ли необходимые проводки документ Начисление зарплаты, документ перерасчета или документ Отражение зарплаты в бухучете.
Если ошибка является существенной, порядок зависит от того, когда она была обнаружена и утверждена ли бухгалтерская отчетность за 2025 год.
Если существенная ошибка обнаружена после утверждения отчетности за 2025 год, обычно применяется ретроспективный порядок исправления. Ошибка исправляется через счет нераспределенной прибыли или непокрытого убытка.
В такой ситуации могут применяться проводки:
Дебет 84 Кредит 70 — доначислена заработная плата прошлых лет при исправлении существенной ошибки.
Дебет 84 Кредит 69 — доначислены страховые взносы, относящиеся к существенной ошибке прошлых лет.
Одновременно необходимо пересчитать сравнительные показатели бухгалтерской отчетности и раскрыть информацию об исправлении существенной ошибки в пояснениях к бухгалтерской отчетности.
Если отчетность за 2025 год еще не утверждена, порядок исправления может отличаться. В таком случае необходимо оценить возможность внесения исправлений в показатели отчетности за 2025 год до ее окончательного утверждения.
Организации, которые вправе применять упрощенные способы бухгалтерского учета, могут использовать упрощенный порядок исправления ошибок. Однако перед применением упрощенного порядка проверим, закреплено ли это право в учетной политике и соответствует ли организация критериям субъекта малого предпринимательства.
Рассмотрим общий алгоритм работы в программах 1С. Конкретный порядок зависит от того, ведется ли расчет зарплаты непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» или в «1С:Зарплате и управлении персоналом» с последующей синхронизацией.
В «1С:Бухгалтерии 8» обычно используем документ Начисление зарплаты. Если программа обнаруживает необходимость перерасчета прошлого периода, она может показать соответствующие данные в разделе перерасчетов. В некоторых случаях потребуется вручную проверить начисления сотрудника и добавить сумму доначисления.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом» перерасчет может быть оформлен через документ Доначисление, перерасчет, через документ Начисление зарплаты и взносов либо через исправление исходного начисления в зависимости от причины ошибки и настроек базы.
Разберем последовательность действий:
Создадим копию информационной базы перед массовым перерасчетом.
Проверим кадровые документы сотрудника.
Проверим настройку начисления Районный коэффициент.
Проверим, правильно ли определена расчетная база для районного коэффициента.
Проверим, указан ли процент районного коэффициента в кадровых документах сотрудника.
Определим месяцы 2025 года, в которых районный коэффициент был рассчитан неверно.
Выполним перерасчет начислений сотрудника.
Проверим сумму доначисленного оклада, районного коэффициента, НДФЛ и страховых взносов.
Проверим отражение перерасчета в бухгалтерском учете.
Сформируем расчетные листки работника до и после исправления.
При настройке начисления районного коэффициента необходимо проверить показатель, от которого рассчитывается начисление. В зависимости от конфигурации и настройки начисление может рассчитываться как процент от оклада, тарифной ставки, оплаты по часовому тарифу или иной расчетной базы.
Не исправляем вручную только итоговую сумму к выплате. Необходимо исправить сам расчет начисления, чтобы программа правильно рассчитала базу для НДФЛ, страховых взносов, средней заработной платы, отпускных, пособий и отчетности.
Поскольку заработная плата и районный коэффициент должны были быть выплачены работнику в 2025 году, при доплате в 2026 году возникает обязанность начислить компенсацию за задержку выплаты.
Компенсацию рассчитываем за каждый календарный день просрочки. Минимальный размер компенсации определяется исходя из одной сто пятидесятой действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.
Рассмотрим общий принцип расчета:
Компенсация = сумма задолженности × 1/150 ключевой ставки × количество календарных дней задержки.
Если в период задержки ключевая ставка Банка России изменялась, для корректного расчета необходимо разбить период задержки на отрезки с разными значениями ключевой ставки.
Например, если работнику не доплатили 20 000 рублей районного коэффициента, а задержка составила 300 календарных дней, необходимо определить ключевые ставки Банка России, действовавшие в течение каждого периода задержки, и рассчитать компенсацию отдельно по каждому отрезку.
Работодатель вправе установить в локальном нормативном акте повышенный размер компенсации. В таком случае применяем размер, установленный коллективным договором, трудовым договором, положением об оплате труда или другим внутренним документом, если он больше минимального размера.
Не ограничиваем компенсацию только суммой, рассчитанной по минимальной ставке, если внутренними документами организации предусмотрен более высокий размер.
НДФЛ с суммы доначисленной заработной платы удерживаем в момент фактической выплаты работнику. Если доплата производится в апреле 2026 года, НДФЛ удерживаем при выплате в апреле 2026 года.
Поскольку выплата производится в 2026 году, сумма доначисленной заработной платы попадает в налоговую базу работника по НДФЛ 2026 года. При расчете налога используем правила и ставки НДФЛ, действующие в 2026 году.
Рассмотрим последовательность действий:
Начислим сотруднику сумму недоплаченной заработной платы.
Рассчитаем НДФЛ с учетом доходов сотрудника, полученных с начала 2026 года.
Удержим НДФЛ при выплате доплаты.
Перечислим удержанный налог в установленный срок.
Отразим сумму в уведомлении об исчисленных суммах НДФЛ, если уведомление требуется для соответствующего периода удержания.
Включим данные в расчет 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период 2026 года.
Если перерасчет выплачен в апреле 2026 года, удержанный НДФЛ отражаем в отчетности по НДФЛ за второй квартал 2026 года. В расчете 6-НДФЛ эта сумма попадет в показатели дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ за 2026 год.
Не корректируем 6-НДФЛ за 2025 год только из-за выплаты доплаты в 2026 году. В 2025 году работник фактически не получил недоплаченную сумму, поэтому НДФЛ с этой суммы не был удержан. Обязанность удержать налог возникает при фактической выплате в 2026 году.
При этом необходимо проверить, не была ли в 2025 году ошибочно отражена в 6-НДФЛ сумма дохода, которой работник фактически не получил. Если организация по ошибке уже включила недоначисленный районный коэффициент в отчетность 2025 года, хотя фактического начисления и выплаты не было, потребуется отдельный анализ и, возможно, уточнение 6-НДФЛ за 2025 год.
Компенсация за задержку выплаты заработной платы имеет отдельный порядок налогообложения. Налоговые органы придерживаются позиции, что такая компенсация облагается НДФЛ. Поэтому при консервативном подходе необходимо исчислить и удержать НДФЛ с суммы компенсации при ее выплате работнику.
Вместе с тем по вопросу налогообложения компенсации за задержку зарплаты существовала судебная практика, допускающая иной подход. Поэтому при принятии решения необходимо оценить налоговые риски, официальную позицию контролирующих органов и внутреннюю учетную политику организации.
Для минимизации риска обычно применяем следующий порядок:
начисляем компенсацию за задержку заработной платы;
исчисляем НДФЛ с суммы компенсации;
удерживаем налог при выплате компенсации;
отражаем доход и удержанный НДФЛ в отчетности за 2026 год;
включаем сумму в 6-НДФЛ за период фактической выплаты.
Если организация планирует не облагать компенсацию НДФЛ, необходимо заранее получить обоснованную профессиональную консультацию и оценить риск спора с налоговым органом.
Расчет по страховым взносам отражает выплаты, являющиеся объектом обложения страховыми взносами, и суммы начисленных взносов. Если в 2025 году районный коэффициент не был начислен, база по страховым взносам за 2025 год была занижена.
В такой ситуации наиболее безопасный подход — представить уточненный РСВ за 2025 год по тем отчетным периодам, в которых ошибка повлияла на показатели расчета.
Разберем логику. Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений. Районный коэффициент является частью оплаты труда, поэтому на него начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Если районный коэффициент должен был быть начислен, например, в январе, феврале и марте 2025 года, ошибка затрагивает первый квартал 2025 года. Поскольку РСВ формируется с начала года нарастающим итогом, могут быть затронуты и последующие отчетные периоды 2025 года.
Рассмотрим порядок проверки:
Определим месяцы 2025 года, в которых была занижена база по страховым взносам.
Определим, какие расчеты РСВ за 2025 год содержат ошибочные показатели.
Проверим раздел 1 РСВ, в котором отражаются суммы начисленных страховых взносов.
Проверим раздел 3 РСВ по конкретному сотруднику.
Сформируем уточненный РСВ по форме, действовавшей за соответствующий период 2025 года.
Укажем номер корректировки, следующий по порядку после ранее представленного расчета.
Доначислим страховые взносы и уплатим недоимку.
Рассчитаем и уплатим пени, если они возникли.
В уточненном РСВ отражаем не только разницу, а полный расчет за соответствующий период с исправленными показателями. При этом раздел 3 включаем по тем сотрудникам, сведения по которым изменились.
Если ошибка была допущена в первом квартале 2025 года, необходимо проверить, не потребуется ли представить уточненные расчеты за полугодие, девять месяцев и год, поскольку показатели раздела 1 РСВ формируются нарастающим итогом с начала календарного года.
Не следует автоматически ограничиваться только годовым РСВ, если ошибка повлияла на ранее представленные квартальные расчеты. Сначала сопоставим исходные показатели с корректными суммами по каждому периоду.
ЕФС-1 состоит из нескольких разделов, и необходимость корректировки зависит от того, какие именно сведения были искажены.
В рассматриваемой ситуации прежде всего проверим раздел 2 ЕФС-1, в котором отражаются сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если районный коэффициент не был начислен в 2025 году, база для взносов на травматизм также могла быть занижена. Поэтому безопаснее представить уточненный раздел 2 ЕФС-1 за соответствующие периоды 2025 года.
Разберем последовательность действий:
Определим сумму недоначисленного районного коэффициента за каждый месяц 2025 года.
Рассчитаем взносы на травматизм по тарифу, установленному для организации.
Проверим, в каких разделах 2 ЕФС-1 отражены заниженные суммы.
Сформируем корректирующий раздел 2 ЕФС-1 за соответствующий отчетный или расчетный период.
Укажем номер корректировки вместо первичного номера 000.
Проверим, что в корректирующей форме указан 2025 год и правильный код отчетного периода.
Уплатим доначисленные взносы на травматизм и пени при наличии просрочки.
Раздел 1 ЕФС-1, содержащий сведения о трудовой деятельности и страховом стаже, не всегда требует корректировки из-за изменения суммы заработной платы. Если ошибка не влияет на кадровые сведения, периоды работы, стаж, условия труда или специальные коды, автоматически подавать корректировку подраздела 1.1 или подраздела 1.2 не требуется.
Не подаем уточненную ЕФС-1 по всем разделам без анализа. Проверяем, какой конкретно раздел формы был искажен. При доначислении районного коэффициента чаще всего корректировка требуется по разделу 2 ЕФС-1 из-за изменения базы для взносов на травматизм.
Компенсация за задержку выплаты заработной платы начисляется в момент, когда организация признает обязанность выплатить ее работнику. Если доплата заработной платы и компенсация начислены в апреле 2026 года, компенсация относится к 2026 году.
Даже если сама задолженность по заработной плате относится к 2025 году, компенсация за задержку не должна включаться в уточненные РСВ и ЕФС-1 за 2025 год, если она была начислена только в 2026 году.
При консервативном подходе компенсацию включаем в базу страховых взносов и взносов на травматизм в 2026 году. Следовательно, она отражается:
в РСВ за отчетный период 2026 года, в котором компенсация начислена;
в разделе 2 ЕФС-1 за отчетный период 2026 года, если организация начисляет взносы на травматизм на эту выплату;
в 6-НДФЛ за отчетный период 2026 года при удержании НДФЛ с компенсации.
Разделим два вида сумм. Недоначисленная заработная плата и районный коэффициент относятся к 2025 году для целей страховых взносов. Компенсация за задержку выплаты, начисленная в апреле 2026 года, относится к 2026 году.
По вопросу страховых взносов с компенсации за задержку заработной платы существует спорная практика. Контролирующие органы придерживаются позиции, что такая компенсация выплачивается в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами, поскольку она прямо не поименована в перечне необлагаемых выплат.
В то же время в судебной практике встречается подход, согласно которому компенсация за задержку зарплаты является мерой материальной ответственности работодателя, а не оплатой труда, поэтому не должна облагаться взносами на травматизм.
Для снижения риска при подготовке отчетности обычно применяем консервативный вариант:
начисляем страховые взносы на компенсацию за задержку выплаты;
начисляем взносы на травматизм на сумму компенсации;
отражаем эти суммы в отчетности за 2026 год;
учитываем, что отказ от начисления взносов может потребовать защиты позиции при проверке.
Не переносим компенсацию в уточненные РСВ и ЕФС-1 за 2025 год. Даже если организация начисляет на нее взносы, отражаем компенсацию в периоде ее начисления — в 2026 году.
Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Для такого режима действует кассовый метод признания расходов.
Расходы на оплату труда учитываем после фактической выплаты работнику. Страховые взносы учитываем после фактической уплаты. Поэтому сумма заработной платы, доначисленная за 2025 год, но выплаченная сотруднику в 2026 году, включается в расходы при УСН в 2026 году.
Аналогично доначисленные страховые взносы, перечисленные в 2026 году, уменьшают налоговую базу по УСН в 2026 году после их уплаты.
Следовательно, если недоначисленная заработная плата и страховые взносы не были выплачены в 2025 году, уточненную декларацию по УСН за 2025 год подавать не требуется.
Разберем порядок отражения расходов:
Доплату заработной платы включим в расходы по УСН в дату ее фактической выплаты работнику в 2026 году.
Доначисленные страховые взносы включим в расходы по УСН в дату их фактической уплаты в 2026 году.
Пени по страховым взносам и налогам в расходы при УСН не включаем.
Компенсацию за задержку выплаты заработной платы не включаем в расходы по УСН при консервативном подходе, поскольку перечень расходов при УСН является закрытым.
Не уменьшаем налоговую базу УСН за 2025 год на невыплаченную в 2025 году зарплату. Для УСН «доходы минус расходы» важна дата фактической выплаты, а не только дата, к которой относится начисление.
В Книге учета доходов и расходов при УСН необходимо отразить только те расходы, которые соответствуют требованиям налогового законодательства и были фактически оплачены.
В 2026 году при выплате недоначисленной заработной платы работнику отразим расход на оплату труда. При уплате доначисленных страховых взносов отразим расход на страховые взносы.
При этом важно разделить:
сумму доплаты заработной платы;
сумму доначисленного районного коэффициента;
сумму начисленных страховых взносов;
сумму взносов на травматизм;
сумму компенсации за задержку выплаты;
сумму пени по страховым взносам.
Недоначисленный районный коэффициент является частью оплаты труда, поэтому его сумма учитывается в составе расходов на оплату труда после выплаты работнику.
Страховые взносы, начисленные на эту доплату, учитываются после перечисления в бюджет.
Компенсацию за задержку зарплаты и пени следует учитывать отдельно, чтобы не включить их в налоговые расходы автоматически по ошибке.
После начисления и выплаты перерасчета необходимо не только сформировать отчетность, но и своевременно перечислить обязательные платежи.
По НДФЛ удерживаем налог при выплате работнику. Затем перечисляем сумму в составе единого налогового платежа с учетом установленного срока для периода удержания.
По страховым взносам необходимо доначислить сумму, относящуюся к 2025 году, и перечислить ее на единый налоговый счет. Поскольку обязательство относится к прошлому периоду, могут возникнуть пени.
По взносам на травматизм необходимо перечислить сумму в Социальный фонд России в порядке, установленном для этого вида взносов. При просрочке также могут быть начислены пени.
Разберем рекомендуемую последовательность:
Рассчитаем сумму недоначисленной заработной платы.
Рассчитаем районный коэффициент.
Рассчитаем компенсацию за задержку выплаты.
Рассчитаем НДФЛ с выплат, которые облагаются НДФЛ.
Рассчитаем страховые взносы на доплату зарплаты.
Рассчитаем взносы на травматизм.
Подготовим уточненные РСВ и ЕФС-1 за 2025 год.
Перечислим недоимку и пени по страховым взносам.
Выплатим работнику сумму после удержания НДФЛ.
Отразим удержанный НДФЛ в уведомлении и 6-НДФЛ за 2026 год.
Не затягиваем с выплатой работнику после обнаружения ошибки. Чем позже выплачена доплата, тем больше сумма компенсации за задержку выплаты и выше риск претензий со стороны работника и контролирующих органов.
Если в 2025 году организация направляла уведомления об исчисленных суммах страховых взносов, после перерасчета необходимо проверить, были ли в уведомлениях указаны суммы, соответствующие первоначально начисленным взносам.
При обнаружении ошибки в уведомлении может потребоваться представление нового уведомления с корректными реквизитами и суммами. При исправлении суммы по прежним реквизитам обычно указываем правильную сумму по соответствующей строке. Если требуется исправить КБК, ОКТМО или отчетный период, сначала обнуляем ошибочную строку, затем добавляем новую строку с корректными данными.
Однако в ситуации с доначислением страховых взносов за 2025 год основным документом для исправления является уточненный РСВ. Поэтому сначала определим, подлежит ли уточнению расчет, а затем проверим состояние единого налогового счета и необходимость представления уведомления.
Не заменяем уточненный РСВ уведомлением. Уведомление не исправляет сведения персонифицированного учета и не заменяет корректировку расчета по страховым взносам.
Перед подготовкой уточненных форм проведем сверку данных в программе. Для этого используем отчеты по начислениям, НДФЛ и страховым взносам.
В «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:Зарплате и управлении персоналом» могут использоваться отчеты:
Анализ зарплаты по сотрудникам;
Полный свод начислений, удержаний и выплат;
Анализ НДФЛ по месяцам;
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;
Анализ взносов в фонды;
Проверка расчета взносов;
Расчетный листок;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 69.
Проверим, что после перерасчета:
сумма районного коэффициента включена в начисления сотрудника;
сумма НДФЛ рассчитана с учетом доходов сотрудника в 2026 году;
страховые взносы по зарплате отнесены к корректируемому периоду 2025 года;
компенсация за задержку отражена в 2026 году;
взносы с компенсации при консервативном подходе отражены в 2026 году;
в расчетных листках видна сумма доплаты;
итоговая сумма к выплате работнику совпадает с суммой, перечисленной в банк или выданной из кассы;
суммы в РСВ и ЕФС-1 совпадают с расчетами по счету 69.
Посмотрим на пример. Сотруднику установлен оклад 60 000 рублей и районный коэффициент 20 процентов. В течение 2025 года организация ошибочно начисляла только оклад 60 000 рублей, полагая, что коэффициент включен в оклад.
Правильный ежемесячный расчет должен был быть следующим:
60 000 рублей оклад + 12 000 рублей районный коэффициент = 72 000 рублей.
Недоначисление за один месяц составило 12 000 рублей. За 12 месяцев 2025 года недоначисленная сумма составила:
12 000 рублей × 12 месяцев = 144 000 рублей.
В апреле 2026 года организация выявила ошибку и производит доплату.
Рассмотрим последствия:
Работнику необходимо доначислить 144 000 рублей заработной платы.
Необходимо начислить компенсацию за задержку выплаты заработной платы.
НДФЛ с суммы 144 000 рублей необходимо рассчитать и удержать при выплате в апреле 2026 года.
НДФЛ отражается в 6-НДФЛ за второй квартал 2026 года.
Страховые взносы на сумму 144 000 рублей относятся к 2025 году, поскольку районный коэффициент должен был быть начислен в 2025 году.
Необходимо проверить необходимость подачи уточненного РСВ за периоды 2025 года.
Необходимо проверить необходимость представления корректирующего раздела 2 ЕФС-1 за 2025 год.
Доплата зарплаты включается в расходы по УСН в 2026 году после выплаты.
Доначисленные страховые взносы включаются в расходы по УСН в 2026 году после уплаты.
Компенсацию за задержку выплаты не включаем в расходы по УСН при консервативном подходе.
Если ошибка признана несущественной, в бухгалтерском учете 2026 года доначисление заработной платы и страховых взносов отражаем через прочие расходы.
При перерасчете заработной платы прошлых лет часто допускаются ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Исправление только в текущем месяце без расчета по каждому месяцу прошлого года. Такой подход может исказить страховые взносы, средний заработок и отчетность.
Отсутствие внутреннего документа о перерасчете. Без приказа или бухгалтерской справки трудно подтвердить причину доначисления.
Не начислена компенсация за задержку зарплаты. Если работнику недоплатили заработную плату, компенсация должна быть рассчитана независимо от вины работодателя.
НДФЛ отражен в 2025 году, хотя доплата выплачена в 2026 году. Налог удерживаем при фактической выплате и отражаем в 6-НДФЛ 2026 года.
Страховые взносы отражены только в РСВ 2026 года. По недоначисленной зарплате необходимо проанализировать отчетность 2025 года, так как база была занижена именно в 2025 году.
Компенсация за задержку включена в уточненный РСВ за 2025 год. Если компенсация начислена в 2026 году, она относится к отчетности 2026 года.
Подана уточненная декларация УСН за 2025 год. При кассовом методе расходы признаются после выплаты, поэтому доплата отражается в 2026 году.
Существенность ошибки определяется только процентом страховых взносов. Необходимо учитывать критерии учетной политики и влияние ошибки на бухгалтерскую отчетность в целом.
Вручную изменены проводки без исправления начислений в зарплатной подсистеме. Это может привести к расхождениям между бухгалтерским учетом, расчетными листками и регламентированной отчетностью.
Не проверены пени по доначисленным страховым взносам. Поскольку взносы относятся к прошлому периоду, необходимо оценить наличие задолженности и пеней.
Разделим действия по периодам.
За 2025 год:
Проверим и при необходимости подадим уточненные РСВ за периоды, в которых была занижена база по страховым взносам.
Проверим и при необходимости подадим корректирующий раздел 2 ЕФС-1 по взносам на травматизм.
Не корректируем 6-НДФЛ за 2025 год, если доначисленная сумма не была выплачена в 2025 году и не была ошибочно включена в отчетность.
Не уточняем декларацию по УСН за 2025 год, если доплата заработной платы и уплата взносов произведены только в 2026 году.
Оцениваем существенность бухгалтерской ошибки и выбираем порядок исправления по ПБУ 22/2010.
За 2026 год:
Начисляем и выплачиваем сотруднику недоплаченную заработную плату.
Начисляем компенсацию за задержку выплаты заработной платы.
Удерживаем НДФЛ при выплате доплаты.
Отражаем удержанный НДФЛ в уведомлении и 6-НДФЛ за период выплаты.
Отражаем компенсацию за задержку в РСВ и ЕФС-1 2026 года, если применяем консервативный подход к начислению взносов.
Учитываем доплату заработной платы в расходах по УСН после фактической выплаты.
Учитываем доначисленные страховые взносы в расходах по УСН после фактической уплаты.
Не включаем пени и компенсацию за задержку выплаты в расходы по УСН без отдельного обоснования.
Основной вывод: доначисленную зарплату и районный коэффициент необходимо отнести к периоду, за который они должны были быть начислены, поэтому безопаснее уточнить РСВ и раздел 2 ЕФС-1 за 2025 год. НДФЛ удерживаем при фактической выплате в 2026 году и отражаем в 6-НДФЛ 2026 года. Декларацию по УСН за 2025 год обычно не уточняем, поскольку расходы на зарплату и взносы при УСН признаются после оплаты, то есть в 2026 году.
Информация носит справочный характер