Разберем по шагам, как правильно посчитать пени по страховым взносам за работника, если взносы начислялись ежемесячно, но не уплачивались длительное время, а затем были погашены одной датой. По ходу разберем типичные вопросы из обсуждения: когда начинается просрочка, суммируется ли задолженность, начисляются ли «пени на пени», как учитывать смену ключевой ставки и разные правила расчета по дням просрочки.
Пени — это ежедневная «плата» за просрочку исполнения обязанности по уплате обязательных платежей. Для страховых взносов порядок уплаты и общая логика просрочки закреплены в Налоговом кодексе. Формально нам важны два блока правил:
Сроки уплаты страховых взносов за месяц менялись. До 01.01.2023 действовало правило «не позднее 15-го числа следующего месяца», а с 01.01.2023 — «не позднее 28-го числа следующего месяца». Это прямо разъясняется на странице ФНС по страховым взносам. Также в актуальной редакции нормы о 28-м числе это отражено в ст. 431 НК РФ.
Правила расчета пеней (доли ключевой ставки и делитель 300/150) установлены ст. 75 НК РФ. Там же описана «ступенчатость» ставки для организаций по длительности просрочки (первые 30 дней — 1/300, затем 1/150 на определенном интервале и т.д.).
Прежде чем считать пени, зафиксируем важное: срок уплаты берется по правилам, действовавшим в момент, когда взнос должен был быть уплачен, то есть по календарю тех лет, за которые образовалась недоимка.
В вашем примере период начисления взносов — с марта 2018 по февраль 2020 (если работник приступил 1 марта 2018 и уволился 1 марта 2020, то последний месяц начисления обычно — февраль 2020, если не было выплат в марте). Для этих лет применялся срок до 15-го числа следующего месяца (правило «до 01.01.2023 — 15-е число»).
При этом в обсуждении на форуме фигурирует дата «28-е». Такая логика соответствует правилу после 01.01.2023. Поэтому, чтобы не ошибиться, действуем так:
В рамках вашего примера (2018–2020) корректнее использовать срок «15-е число». Но мы дополнительно разберем и «28-е», потому что на практике многие пересчитывают долги и пени уже в современных условиях и важно понимать, откуда взялась эта дата.
Теперь разберем ключевой момент из вопроса: «первый взнос нужно было заплатить до …, первый день просрочки …».
Общее правило такое: если срок уплаты — определенная календарная дата, то первый день просрочки — следующий календарный день после этой даты. То есть:
Применим это к вашим двум вариантам сроков:
В обсуждении на форуме логика «до 28 апреля, с 29 апреля просрочка» верна именно для правила «28-е число». Поэтому сам подход — правильный, но критично верно выбрать срок по году.
Теперь разберем главную «математику» из переписки: «в мае уже 10 000 и с этой суммы пени?»
Да, суммируется именно основной долг (недоимка по страховым взносам) по мере накопления. То есть если за март должен 5 000, за апрель еще 5 000, то после наступления просрочки по апрелю суммарная недоимка становится 10 000, и пени начисляются на эту сумму (до тех пор, пока долг не погашен). Эта идея совпадает с ответами участников обсуждения: суммируется задолженность, пени на пени не начисляются.
Но здесь важно сформулировать аккуратно, чтобы не запутаться:
Именно поэтому в обсуждении корректная формулировка: суммируются только основные долги по мере накопления; пени с основным долгом не суммируются.
Перейдем к формуле. В упрощенном виде (когда не учитываем «ступеньки» 30/90 дней и смену ключевой ставки) часто пишут так:
Пени = Недоимка × Ключевая ставка × Количество дней просрочки / 300
Эта запись встречается в практических материалах и калькуляторах и помогает быстро понять принцип.
Но для точного расчета нам важно помнить, что:
Поэтому правильно мыслить так: пени — это сумма дневных начислений, а дневное начисление считается от недоимки на этот день по действующей ставке.
Рассмотрим подробнее «ступенчатость» пеней, потому что именно она чаще всего приводит к ошибкам при длительных просрочках.
Ст. 75 НК РФ задает правило, что для организаций по налогу (и по аналогичной логике для обязательных платежей) пеня считается:
Важно: разные источники описывают «ступеньки» с небольшими нюансами формулировки, но для практического расчета мы действуем строго по правилу, которое применимо к вашей ситуации и периоду. В официальных материалах ФНС указано: первые 30 дней — 1/300, с 31-го дня — 1/150, а с 91-го — снова 1/300.
Также обратим внимание: для физлиц и ИП часто указывается ставка 1/300 (без «ступенек»), но в вашем кейсе речь про работодателя (организацию/работодателя), поэтому обычно ориентируемся на организационные правила.
При длительной просрочке, которая «захватывает» 2022–2024 годы, появляется еще один критичный момент: в практических разъяснениях указывается, что с 09.03.2022 по 31.12.2024 применялась льготная ставка — 1/300 ключевой ставки независимо от длительности просрочки.
Что это означает для нашего алгоритма:
Мы не будем «угадывать» ставки по каждой дате в вашем примере (потому что ключевая ставка менялась много раз), но мы построим схему расчета так, чтобы вы могли подставить любые ставки и получить корректный результат.
Отдельно закрепим то, что подтвердили участники обсуждения: пени на пени не начисляются. То есть в каждый день просрочки мы берем базу только из основного долга (недоимки по страховым взносам), а сумма ранее начисленных пеней — это отдельная величина, она не «капитализируется» и не увеличивает ежедневную базу расчета. Это соответствует общему смыслу ст. 75 НК РФ: объект начисления — недоимка.
Зато суммируются основные долги: по мере того как новые месяцы взносов переходят в просрочку, они увеличивают недоимку, и с этого момента пени начинают начисляться уже на большую базу.
Теперь разберем по шагам универсальный алгоритм, который можно реализовать хоть вручную, хоть в таблице, хоть в учетной системе.
На практике, чтобы не считать «по каждому дню руками», мы обычно делаем разбиение на интервалы, где одновременно неизменны:
Тогда формула на интервале превращается в «Недоимка × ставка × доля × количество дней», а затем суммируем интервалы.
Посмотрим на пример. Условия:
Сначала построим перечень месяцев начисления. Если начисляли весь период с марта 2018 по февраль 2020 включительно, это 24 месяца:
Итого основной долг: 24 × 5 000 = 120 000 руб.
Теперь определим сроки уплаты для 2018–2020: берем «до 15-го числа следующего месяца».
Тогда первые точки будут такими:
И так далее — каждый месяц прибавляется еще один «транш» долга 5 000 руб., который начинает участвовать в базе для пеней со дня своей просрочки.
Теперь ответим на вопрос «в мае уже 10 000 и с этой суммы?» на конкретной логике дней:
Пени за предыдущие дни никуда не «прибавляются» к базе. Мы продолжаем накапливать сумму пеней отдельно, но база для следующего дня — это только основной долг на этот день.
Теперь посмотрим, что происходит в момент оплаты.
Если долг погашен 01.09.2025 одним платежом, то до этой даты (включая или исключая ее — по принятому правилу) недоимка существует и на нее начисляются пени. С даты погашения остаток недоимки становится 0, и пени перестают начисляться.
В практических калькуляторах и методических материалах расчет строится на количестве дней просрочки за интервал (например, «с 29.01 по 20.02 — 23 дня»), что показывает подход «по календарным дням периода».
Чтобы не спорить с «включительно/исключительно», действуем практично:
При просрочке на несколько лет ключевая ставка менялась много раз, а значит точный расчет вручную «одной формулой» невозможен без разбиения на интервалы. Поэтому сделаем так:
Если делаем расчет в таблице, удобно завести столбцы:
И затем суммировать «Пени за интервал» по всем строкам.
Вот здесь обычно сложнее всего: у нас не один долг, а много ежемесячных «траншей», каждый из которых имеет свою дату начала просрочки. Получается, что «первые 30 дней просрочки» считаются для каждого транша отдельно, если мы считаем абсолютно строго «по каждому обязательству».
Но на практике для крупных долгов чаще всего расчет организуют так, как его воспринимает учет «единым сальдо» по соответствующему обязательству: считается пеня от суммы недоимки с учетом действующих правил по дням. Чтобы не запутаться, разберем два рабочих подхода — и посмотрим, когда какой применять.
Рассмотрим подробнее строгий вариант. Мы считаем пени отдельно по каждому месяцу (каждому траншу 5 000), а потом складываем. Это максимально надежно, потому что:
Как делаем:
Да, это много строк, но зато логика прозрачная и ошибиться сложно (особенно если автоматизировать в таблице).
Второй подход хорошо объясняет идею из форума («в мае уже 10 000 и с этой суммы»). Мы строим календарь, где недоимка растет ступенями по 5 000 в даты начала просрочки каждого месяца, а затем считаем пени как сумму дневных начислений от этого сальдо.
Чтобы этот подход был корректным, важно:
На практике этот подход удобен для:
Если мы считаем долги и пени на современном участке, нужно помнить про ЕНС/ЕНП и уведомления. С 2023 года многие платежи (в том числе страховые взносы) уплачиваются в рамках единого налогового платежа, а суммы к уплате подтверждаются уведомлениями. Для понимания сроков полезно держать в голове: уплата — до 28-го числа, а уведомление часто фигурирует как «до 25-го». Это отражено в памятках и материалах ФНС по порядку представления уведомлений.
В вашем примере долг относится к 2018–2020, но погашение датой 01.09.2025 уже происходит в «современной» реальности, поэтому при реальной сверке с налоговым органом и состоянием расчетов может фигурировать именно логика ЕНС.
Мы для расчета пеней все равно опираемся на даты возникновения обязанности и даты фактического погашения, а также на правила ст. 75 НК РФ по пеням.
Теперь соберем все в понятный «скелет» расчета, который можно перенести в таблицу.
Шаг 1. Список траншей
Создаем 24 строки:
Шаг 2. Интервалы ключевой ставки
Для каждого транша строим интервалы по датам изменения ключевой ставки ЦБ. На каждом интервале ставка постоянна.
Шаг 3. Применяем долю 1/300 или 1/150
Для каждого интервала определяем, какой «день просрочки» идет по счету для данного транша:
Если интервал попадает в льготный период (например, когда применяется 1/300 вне зависимости от длительности), фиксируем долю 1/300 на этом отрезке.
Шаг 4. Формула по интервалу
Для каждого интервала считаем:
ПениИнтервала = 5000 × КлючеваяСтавка × Доля × ДнейИнтервала
И складываем по интервалам — получаем пени по траншу.
Шаг 5. Итог
Складываем пени по всем 24 траншам — получаем общую сумму пеней.
Чтобы не ошибиться в «границах дней» и применении долей 1/300 и 1/150, полезно сделать контрольный расчет на коротком периоде (например, взять один транш 5 000 и посчитать пени за 40 дней просрочки на одной ставке), а затем сверить с калькулятором/описанием. В материалах 1С:ИТС по расчету пеней приведены ставки 1/300 и 1/150 и логика расчета.
Также полезно помнить, что многие практические статьи показывают «упрощенную» формулу через делитель 300, чтобы объяснить принцип.
Теперь посмотрим, как обычно действуют в учете, когда сумма пеней уже рассчитана (например, по требованию ФНС или по сверке). Важно разделять две задачи:
Если используем типовую 1С для отражения пеней (например, в «1С:Бухгалтерия»), практические инструкции обычно сводятся к тому, что сумму пеней вводим отдельной операцией/документом как прочий расход (или в соответствии с учетной политикой), а уплату показываем платежным документом. В обучающих материалах по 1С встречается пошаговый разбор начисления штрафов и пеней в 1С и пример расчета пеней по формуле.
Здесь зафиксируем принципиальное: в учете пени живут отдельно от основного долга. Это соответствует и расчетной логике из обсуждения: пени не смешиваются с базой долга, не «капитализируются», и их удобнее вести отдельной аналитикой.
Если вам нужно не просто посчитать, а «сопроводить» это в 1С, действуем так:
Объекты 1С, которые полезно держать в голове при автоматизации и контроле расчетов в целом (на уровне подхода): РегламентныеЗадания (если используем регламентные обработки/обмены), Документ (типовые документы начисления/операции), Отчет (сверки, анализ задолженности), ПланСчетов (если отражаем пени проводками). Конкретные названия документов зависят от конфигурации (БП/ЗУП/КА), поэтому в рамках универсальной статьи фиксируем именно методический подход.
Проанализируем ситуацию и перечислим ошибки, которые чаще всего встречаются в таких расчетах:
Подытожим и сделаем короткий чеклист, по которому удобно работать вместе:
Зафиксируем ответы в формулировках, максимально близких к исходным вопросам:
Информация носит справочный характер и предназначена для методического понимания расчета. Для конкретного дела рекомендуем сверять расчет с данными ФНС (сверка расчетов/ЕНС), актуальной редакцией норм и правилами, применимыми к вашему статусу плательщика и виду обязательства.