Как в 1С:Бухгалтерии отразить удержание по займу из зарплаты в КУДиР при УСН?

При совместном использовании конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия предприятия» часто возникает ситуация, когда работодатель выдает сотруднику заем, а затем удерживает суммы основного долга и начисленных процентов непосредственно из заработной платы. Документ Отражение зарплаты в бухучете успешно переносится в бухгалтерию и формирует бухгалтерские проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 73 (субсчета 73.01 «Расчеты по предоставленным займам» и 73.03 «Расчеты по прочим операциям»). Однако в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) эти суммы автоматически не попадают. Разберем, почему так происходит, какие налоговые правила действуют в данном случае и какими способами можно отразить операцию в программе.

Почему удержание по займу не попадает в КУДиР автоматически

Проанализируем поведение типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия». При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) используется кассовый метод признания доходов и расходов. В типовом механизме признание кассовых расходов привязано либо к банковским и кассовым документам (таким как Списание с расчетного счета или Выдача наличных), либо к жестко определенным видам операций в документе Отражение зарплаты в бухучете.

Удержание из заработной платы в счет погашения долга по займу представляет собой зачет взаимных требований (проводка Дт 70 - Кт 73). Поскольку фактического движения денежных средств по счетам 50 или 51 не происходит, а типовой алгоритм общего модуля НалоговыйУчетУСН (в частности, процедура ОтразитьУдержанияИзЗарплаты) обрабатывает только отдельные предопределенные удержания (например, по исполнительным листам или за неотработанный отпуск), система не делает автоматических движений по регистрам УСН.

Если оставить всё как есть, то сумма, выплаченная работнику на руки, окажется меньше начисленной зарплаты, а удержанная часть не попадет в расходы по УСН. Это приводит к занижению расходов на оплату труда и необоснованному завышению налоговой базы.

Налоговые нюансы отражения операции в КУДиР

Рассмотрим, как правильно квалифицировать операцию с точки зрения налогового учета при УСН. При зачете зарплаты в счет погашения займа возникают две независимые части:

1. Расходы на оплату труда (при объекте «Доходы минус расходы»): вся удержанная сумма (как тело займа, так и проценты) признается расходом на оплату труда. В момент проведения зачета обязательство работодателя перед сотрудником по выплате зарплаты считается исполненным. Соответственно, полная сумма удержания должна быть отражена в графе 7 КУДиР («в т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы») на дату выплаты зарплаты или дату проведения взаимозачета.
2. Внереализационные доходы (для объектов «Доходы» и «Доходы минус расходы»): возврат основного долга (тела займа) доходом организации не является и в налоговую базу не включается. Однако удержанные с сотрудника проценты по займу признаются внереализационным доходом на дату их удержания. Следовательно, сумма процентов должна быть включена в графу 4 («Доходы всего») и в графу 5 («в т.ч. доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы»).

Теперь рассмотрим практические способы решения этой задачи в «1С:Бухгалтерии предприятия».

Способ 1. Использование документа «Запись книги доходов и расходов УСН»

Это самый быстрый и доступный способ, не требующий изменения конфигурации или привлечения программиста. Он идеально подходит, если подобные удержания происходят разово или по небольшому количеству заемщиков.

Разберем по шагам заполнение документа:

1. Перейдем в раздел Операции — Записи книги доходов и расходов УСН и создадим новый документ.
2. Установим дату документа, равную дате выплаты заработной платы сотруднику (дате фактического удержания).
3. На вкладке I. Доходы и расходы добавим две строки:
   1. Первая строка (отражение процентов в доходах): в графу «Доходы всего» и «в т.ч. учитываемые» укажем сумму удержанных процентов по займу. В поле описания укажем: «Погашение процентов по договору займа сотрудником (удержание из зарплаты)».
   2. Вторая строка (отражение расходов на оплату труда): в графу «Расходы всего» и «в т.ч. учитываемые» укажем полную сумму удержания (основной долг плюс проценты). В поле описания укажем: «Расходы на оплату труда (удержание по займу из зарплаты)».
4. Проведем документ.

Ограничение способа: данный документ формирует записи исключительно в регистре сведений Книга учета доходов и расходов (раздел I). При этом он не делает движений по вспомогательному регистру накопления Расходы при УСН. В результате в специализированных отчетах, таких как «Анализ учета по УСН», могут возникать расхождения между регистрами расходов и итоговыми данными книги.

Способ 2. Ввод документа «Операция» с подключением регистров УСН

Если необходимо обеспечить полное совпадение данных КУДиР и аналитических регистров налогового учета без программирования, воспользуемся документом ручного учета.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Операции — Операции, введенные вручную и создадим документ Операция.
2. По кнопке Еще в правом верхнем углу выберем пункт Выбор регистров.
3. В появившемся окне перейдем на вкладку «Регистры накопления» и отметим флажками:
   1. Книга учета доходов и расходов (раздел I);
   2. Расходы при УСН.
4. Нажмем ОК. В документе появятся дополнительные вкладки для заполнения регистров.
5. На вкладке Книга учета доходов и расходов (раздел I) заполним строки доходов (проценты) и расходов (общая сумма удержания) аналогично первому способу.
6. На вкладке Расходы при УСН добавим запись:
   1. Вид движения: Расход;
   2. Элемент расхода: Зарплата;
   3. Статус оплаты расходов: Оплачено;
   4. Сумма: полная сумма удержания (тело займа + проценты).

Такой подход позволяет корректно закрыть регистры взаиморасчетов по зарплате в налоговом учете УСН и избежать ошибок при последующем закрытии месяца.

Способ 3. Автоматизация через расширение конфигурации

Если на предприятии займы сотрудникам выдаются регулярно, ручной ввод становится трудоемким и приводит к человеческим ошибкам. В таком случае оптимальным решением является программная доработка.

В типовой конфигурации алгоритм обработки удержаний реализован в общем модуле НалоговыйУчетУСН в процедуре ОтразитьУдержанияИзЗарплаты. Чтобы не снимать конфигурацию с поддержки, создадим расширение конфигурации и переопределим логику проведения документа Отражение зарплаты в бухучете.

Алгоритм работы расширения строится следующим образом:

1. Программа анализирует строки табличной части проводок с дебетом счета 70 и кредитом счетов 73.01 или 73.03.
2. На всю сумму проводки Дт 70 - Кт 73 формируется движение расхода по зарплате в регистры КнигаУчетаДоходовИРасходов и РасходыПриУСН, аналогично тому, как это делается для проводки Дт 70 - Кт 51.
3. Если по кредиту счета 73 отражено погашение процентов (которые предварительно начислены в корреспонденции со счетом 91.01 «Прочие доходы»), алгоритм дополнительно формирует доходную запись в КУДиР на сумму процентов.

Посмотрим на концептуальный пример кода, который добавляется в расширение для обработки таких строк:

// Фрагмент перехвата проводок удержания по займам
Если Проводка.СчетДт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПерсоналомПоОплатеТруда 
   И (Проводка.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыПоПредоставленнымЗаймам 
   Или Проводка.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыПоПрочимОперациям) Тогда

    // 1. Отражаем расходы на оплату труда на полную сумму зачета
    ДвижениеРасход = Движения.РасходыПриУСН.ДобавитьРасход();
    ДвижениеРасход.Период = ДокументОбъект.Дата;
    ДвижениеРасход.СтатусОплаты = Перечисления.СтатусыОплатыРасходовУСН.Оплачено;
    ДвижениеРасход.ЭлементРасхода = Перечисления.ЭлементыРасходовУСН.ОплатаТруда;
    ДвижениеРасход.Сумма = Проводка.Сумма;

    // 2. Если погашаются проценты, отражаем внереализационный доход в КУДиР
    Если Проводка.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыПоПрочимОперациям Тогда
        ДвижениеКУДиР = Движения.КнигаУчетаДоходовИРасходов.Добавить();
        ДвижениеКУДиР.Период = ДокументОбъект.Дата;
        ДвижениеКУДиР.Графа4 = Проводка.Сумма; // Доходы всего
        ДвижениеКУДиР.Графа5 = Проводка.Сумма; // Доходы, учитываемые при расчете базы
        ДвижениеКУДиР.Содержание = "Внереализационный доход: удержание процентов по займу из зарплаты";
    КонецЕсли;

КонецЕсли;

Таким образом, выбор метода зависит от объема операций: для единичных случаев достаточно штатного документа Запись книги доходов и расходов УСН или документа Операция с ручными регистрами, а для постоянных расчетов рекомендуется настроить доработку через расширение конфигурации.