Разберем вопрос, который на практике возникает очень часто: работник при приеме сказал, что у него «электронная трудовая книжка», а при увольнении кадровик или бухгалтер не понимает, что делать дальше. Нужно ли вносить какую-то запись в электронную книжку, нужно ли формировать отдельный документ для работника, достаточно ли просто сдать отчет в Социальный фонд, и чем вообще сейчас является бывшая форма СЗВ-ТД?
Сразу зафиксируем главное. В законодательстве используется не столько бытовой термин «электронная трудовая книжка», сколько термин сведения о трудовой деятельности. Именно такие сведения работодатель формирует в электронном виде, хранит в своей системе кадрового учета и передает в СФР в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Поэтому при увольнении мы не «открываем электронную книжку» и не «вносим в нее запись» вручную как в отдельный электронный файл. Мы оформляем кадровое мероприятие «Увольнение», передаем сведения в СФР и выдаем работнику предусмотренный законом документ.
Дополнительно важно учитывать, что старые обсуждения на форумах и в методичках часто оперируют названием СЗВ-ТД. Это не ошибка для старых периодов, но для текущей работы формулировку нужно переводить на современные правила. С 2023 года сведения о трудовой деятельности передаются в составе единой формы ЕФС-1, а с 30.12.2025 действует обновленная форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Поэтому, когда в старой теме спрашивают «достаточно ли сдать СЗВ-ТД», по существу сегодня нужно читать это как вопрос: достаточно ли подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и нужно ли еще что-то выдавать работнику.
Посмотрим на решение в самом сжатом виде, а затем разберем его подробнее.
Не вносите запись в некую отдельную «электронную книжку» вручную. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и передает их в СФР.
При увольнении передайте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1. По общему правилу для увольнения срок составляет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений.
Выдайте работнику документ на руки в зависимости от того, ведется ли на него бумажная трудовая книжка. Если бумажная книжка ведется, выдайте ее с записью об увольнении. Если бумажная книжка не ведется, выдайте сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения.
Не подменяйте СТД-Р копией отчета ЕФС-1. Для работника предусмотрен отдельный документ, а для СФР — отдельная отчетность.
Теперь разберем, почему этот вопрос вообще вызывает споры. Обычно смешиваются сразу три разных действия:
ведение кадрового учета у работодателя;
передача сведений в СФР;
выдача документов работнику при увольнении.
Когда работник говорит «у меня электронная трудовая книжка», это чаще всего означает одно из двух:
либо он ранее подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме, и бумажную трудовую книжку ему больше не ведут;
либо он впервые устроился на работу после 31.12.2020, и бумажная трудовая книжка ему изначально не оформлялась.
Но из этой фразы не следует, что у работодателя есть доступ к какой-то централизованной «карточке ЭТК», в которую можно просто вписать новую строку. По статье 66.1 ТК РФ работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде и представляет их для хранения в информационных ресурсах СФР. Значит, давайте сразу отбросим неверную модель мышления. Мы не редактируем отдельную электронную книжку работника. Мы оформляем юридически значимое кадровое событие и передаем сведения о нем в фонд.
Чтобы не действовать по форумным советам «на глаз», разберем базовые нормы.
Статья 65 ТК РФ говорит о документах, предъявляемых при заключении трудового договора. При приеме на работу лицо предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если иное не установлено законом. Это важно, потому что новый работодатель ориентируется не на бытовые слова работника, а на конкретные документы: бумажную трудовую книжку, СТД-Р, СТД-СФР или их прежние наименования за старые периоды.
Статья 66.1 ТК РФ закрепляет саму систему сведений о трудовой деятельности. Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а затем представляет ее для хранения в информационных ресурсах СФР. Там же установлено правило, что работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя, если бумажная трудовая книжка на работника не ведется: в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения, при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Статья 84.1 ТК РФ регулирует общий порядок оформления прекращения трудового договора. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести окончательный расчет. Там же указано, что запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности об основании и причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на конкретную статью, часть статьи, пункт статьи. Это очень важная норма для правильного заполнения и бумажной книжки, и формы СТД-Р, и подраздела 1.1 ЕФС-1.
Статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает сроки передачи сведений персонифицированного учета. Для случаев приема на работу и увольнения зарегистрированного лица сведения о трудовой деятельности подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, распоряжения, иного документа или принятия решения, подтверждающего прекращение трудовых отношений.
Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н утвердил форму СТД-Р и порядок ее заполнения. Именно этот документ нужно использовать, когда работнику при увольнении требуется выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя.
Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил действующую форму ЕФС-1 и порядок ее заполнения. Именно через подраздел 1.1 этой формы сегодня передают сведения о трудовой деятельности в СФР.
Теперь ответим на главный вопрос прямо и без оговорок. Нет, отдельно вносить запись в некую самостоятельную электронную трудовую книжку не нужно. Такой операции как самостоятельного юридического действия у работодателя нет. Вместо этого нужно сделать три взаимосвязанных шага:
оформить увольнение кадровым документом у работодателя;
передать сведения о кадровом мероприятии «Увольнение» в СФР через подраздел 1.1 формы ЕФС-1;
выдать работнику бумажную трудовую книжку либо форму СТД-Р — в зависимости от того, ведется ли на него бумажная книжка.
Это и есть правильный ответ на исходный вопрос. То есть формулировка «как внести запись в электронную книжку» по сути заменяется на формулировку «как оформить увольнение в кадровом учете, сдать сведения в СФР и какой документ выдать работнику».
Рассмотрим подробнее отчетную часть, потому что именно здесь чаще всего продолжают использовать старое название СЗВ-ТД.
Если мы работаем с текущими правилами, при увольнении нужно сдавать подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. По смыслу это правопреемник старой формы СЗВ-ТД в части сведений о трудовой деятельности. Поэтому в старых темах форума ответ «сдать СЗВ-ТД» по существу был правильным для прошлых лет, но в текущей работе нужно применять актуальное название и актуальный формат.
Разберем важные моменты по срокам и заполнению.
Срок сдачи. Для увольнения сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений.
Что считать датой мероприятия. В сведениях о трудовой деятельности отражается дата кадрового мероприятия — дата увольнения. Но срок представления в СФР привязан не к этой дате, а к дате издания приказа или иного документа. Эту разницу полезно держать в голове, чтобы не ошибиться со сроком сдачи.
Формат сдачи. Если численность работающих застрахованных лиц превышает 10 человек, форму ЕФС-1 нужно представлять в электронном виде. Если численность 10 человек и менее, допускается бумажная форма, хотя при желании можно сдавать и электронно.
Никакой отдельной «записи в ЭТК» сверх ЕФС-1 не существует. Именно переданные работодателем сведения формируют информацию о трудовой деятельности в системе СФР.
Следовательно, отвечая на форумный вопрос современным языком, нужно говорить не «просто сдайте СЗВ-ТД», а так: оформите увольнение, подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР и выдайте работнику положенный ему документ.
Здесь разберем самую частую практическую ошибку. Многие считают, что если работодатель подал сведения в СФР, то на этом все заканчивается. Это неверно. Помимо отчетности в СФР, в день увольнения нужно выдать работнику его документ о трудовой деятельности у данного работодателя.
Но какой именно документ выдавать, зависит от того, ведется ли у работника бумажная трудовая книжка.
Вариант 1. Бумажная трудовая книжка ведется. Тогда в день увольнения нужно внести в нее запись об увольнении по правилам статьи 84.1 ТК РФ и выдать бумажную трудовую книжку работнику. Дополнительно выдавать форму СТД-Р закон в этом случае не обязывает.
Вариант 2. Бумажная трудовая книжка не ведется. Тогда в день увольнения нужно выдать работнику СТД-Р — сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Именно этот документ работник потом предъявляет при последующем трудоустройстве, если потребуется подтвердить работу у вас.
Очень важно не перепутать эти документы. Работнику не выдают «выписку из ЕФС-1» вместо СТД-Р. Для работника предусмотрена самостоятельная форма СТД-Р, а для СФР — отдельная отчетная форма ЕФС-1.
Посмотрим также на способ выдачи. Если бумажная книжка не ведется, сведения по форме СТД-Р можно выдать:
на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, если такая возможность у работодателя есть.
Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получать документ, нужно действовать по правилам статьи 84.1 ТК РФ: направить уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку по почте, а сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе можно направить заказным письмом с уведомлением. Этот блок часто забывают, хотя именно он снимает риск претензий по несвоевременной выдаче документов.
Чтобы не запутаться, посмотрим на типовые сценарии.
Предположим, работник трудоустраивался к вам не впервые, бумажная трудовая книжка у него была, и он не отказывался от ее ведения. При приеме он предъявил бумажную книжку, а возможно, еще и сведения о трудовой деятельности за периоды после 01.01.2020.
В этом случае при увольнении действуем так:
оформляем приказ и кадровый документ об увольнении;
вносим запись об увольнении в бумажную трудовую книжку;
выдаем бумажную трудовую книжку работнику в день увольнения;
передаем в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в установленный срок.
Обратите внимание на логику. Наличие бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от передачи сведений в СФР. Это принципиальный момент. Сведения о трудовой деятельности передаются в СФР независимо от того, ведется бумажная трудовая книжка или нет. Разница только в том, какой документ выдается работнику на руки при увольнении.
Теперь посмотрим на сценарий, который обычно и имеют в виду словами «у сотрудника электронная трудовая книжка». Работник либо отказался от дальнейшего ведения бумажной книжки, либо впервые трудоустроился после 31.12.2020 и бумажной книжки у него нет.
В этой ситуации действуем так:
оформляем увольнение кадровым документом и приказом;
формируем и передаем в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ»;
в день увольнения выдаем работнику форму СТД-Р за период его работы у данного работодателя;
проверяем, чтобы основание увольнения и его формулировка точно соответствовали ТК РФ или иному федеральному закону.
Вот именно этот набор действий и является корректным решением. Никаких дополнительных «ручных записей в ЭТК» здесь не требуется.
Теперь проанализируем фразу из форумной темы: «нужно выяснить, что именно предъявил работник при устройстве на работу». Это действительно очень полезное замечание, потому что именно от этого часто зависит, какую модель увольнения нужно применять.
При приеме работник мог предъявить один из следующих наборов документов:
бумажную трудовую книжку — если она продолжала вестись;
бумажную трудовую книжку плюс сведения о трудовой деятельности за периоды, начиная с 01.01.2020, если часть стажа уже отражалась в электронном виде;
только сведения о трудовой деятельности — если бумажная книжка уже не ведется;
СТД-Р от предыдущего работодателя;
СТД-СФР из информационных ресурсов СФР;
для старых периодов и старых документов — форму со старым названием СТД-ПФР, если документ был получен до переименования фонда.
Поэтому в спорной ситуации полезно не спорить о терминах, а просто поднять кадровое дело и посмотреть, что именно есть в наличии:
есть ли у работодателя бумажная трудовая книжка сотрудника;
есть ли заявление работника о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности;
работник впервые устроился после 31.12.2020 или нет;
какие документы были приложены при приеме.
После такой проверки ответ на вопрос «выдавать бумажную книжку или СТД-Р» обычно становится очевидным.
Если перевести весь вопрос на язык точного кадрового алгоритма, получится следующее.
Работнику с «электронной трудовой книжкой» при увольнении не вносят запись в отдельную электронную книжку. Работодатель обязан оформить увольнение, представить в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и в день увольнения выдать работнику форму СТД-Р, если бумажная трудовая книжка на него не ведется. Если бумажная трудовая книжка ведется, нужно выдать именно ее с записью об увольнении, а в СФР все равно подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Это и есть правильная, современная и юридически точная формулировка ответа.
Теперь посмотрим на практическую сторону и разберем, как организовать этот процесс в 1С. Здесь важно отметить, что конкретные названия разделов и документов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии программы. Наиболее полно работа со сведениями о трудовой деятельности обычно описывается для «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3. Но общая логика остается одинаковой: оформляем кадровый документ, формируем сведения для СФР и, при необходимости, печатаем СТД-Р для работника.
Рассмотрим последовательность действий в 1С по шагам.
Создайте и заполните документ Увольнение. Укажите дату увольнения, основание прекращения трудового договора, статью, часть и пункт закона, если это требуется по основанию увольнения.
Проверьте формулировку основания увольнения. В 1С для этого используются справочники Основания увольнения и, в актуальных версиях, связанные коды и причины для СФР. Это особенно важно, потому что именно эти сведения дальше попадут в форму для фонда и в форму СТД-Р.
Убедитесь, что кадровое мероприятие отражается в сведениях о трудовой деятельности. В разных версиях программы для этого используется флаг Отразить в трудовой книжке или Отразить трудовую деятельность. Если флаг не установлен или установлен неверно, мероприятие может не попасть в ЕФС-1 автоматически.
Проведите документ Увольнение. После проведения программа формирует данные для кадрового мероприятия «Увольнение».
Сформируйте сведения для СФР. В зависимости от версии программы это может быть документ с названием ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД или более новое название Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1. В актуальных релизах 1С используется именно логика подраздела 1.1 ЕФС-1.
Откройте раздел Электронные трудовые книжки. Именно там обычно находятся документы и рабочее место для формирования сведений о трудовой деятельности работников, как для передачи в СФР, так и для подготовки документов сотруднику.
Проверьте автозаполнение мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ». Посмотрите дату кадрового события, основание, формулировку причины увольнения, реквизиты организации и сотрудника.
Передайте сведения в СФР. Это можно сделать через встроенную выгрузку файла или через сервис 1С-Отчетность, если он используется в организации.
Если бумажная трудовая книжка не ведется, сформируйте форму СТД-Р. В 1С для этого обычно используется отдельный документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р, который можно создать из раздела Электронные трудовые книжки или непосредственно из документа Увольнение.
Распечатайте или подготовьте электронную выдачу СТД-Р. Если выдаете бумажный документ, проверьте подпись и реквизиты. Если выдаете электронный документ, убедитесь, что он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Из этого алгоритма видно, что 1С не требует от пользователя «вносить запись в ЭТК» как в отдельный объект. Система работает правильно именно через кадровые документы и специальные формы сведений о трудовой деятельности.
Выделим конкретные объекты и элементы 1С, которые помогают решить задачу без ручных ошибок.
Увольнение — основной кадровый документ, с которого начинается оформление события.
Электронные трудовые книжки — раздел или рабочее место, где обычно формируются сведения о трудовой деятельности.
Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 — актуальный документ или форма для передачи сведений о кадровом мероприятии в СФР.
ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД — название, которое может встречаться в переходных или более ранних версиях интерфейса. Рассматриваем его как тот же функциональный блок для передачи сведений о трудовой деятельности.
Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р — документ для печати и выдачи работнику.
Основания увольнения — справочник, от которого зависит корректная формулировка основания в печатных формах и отчетности.
Причины увольнения СФР — классификатор или связанный реквизит в актуальных версиях 1С, помогающий корректно заполнить сведения для СФР.
Отразить в трудовой книжке или Отразить трудовую деятельность — важный флаг в кадровом документе, без которого автоматическое заполнение может быть неполным.
Импорт сведений о трудовой деятельности — полезный инструмент, если организация переходила с другой программы и нужно подтянуть ранее переданные сведения.
Эти объекты полезно знать даже тем, кто не является техническим специалистом по 1С, потому что именно на этом уровне чаще всего и теряются данные: кадровый документ провели, а сведения для СФР автоматически не подтянулись из-за неверного флага или некорректного основания увольнения.
Отдельно разберем еще одну практическую ситуацию. В зависимости от версии программы, переходных форматов и обновлений вы можете увидеть в интерфейсе 1С старое или комбинированное название документа, например ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Это не означает, что нужно сдавать «старую форму» в старом порядке. Нужно ориентироваться на назначение документа: он должен формировать сведения о трудовой деятельности для передачи в СФР в составе подраздела 1.1 ЕФС-1.
Поэтому в работе полезно придерживаться такого правила: если в вашей версии программы в разделе Электронные трудовые книжки есть документ для формирования сведений о трудовой деятельности работников для СФР, используйте именно его, но обязательно следите за актуальностью релиза и регламентированных отчетов. Для кадровых задач по увольнению это критично, потому что формы и форматы электронного представления меняются, а сроки сдачи остаются жесткими.
Давайте разберем простой практический чек-лист. Перед увольнением зададим себе несколько вопросов.
Есть ли у работодателя бумажная трудовая книжка этого сотрудника? Если да, скорее всего, именно ее и нужно выдать в день увольнения.
Подавав ли сотрудник заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме? Если да, бумажная книжка обычно уже не ведется, и при увольнении нужен СТД-Р.
Впервые ли сотрудник трудоустроен после 31.12.2020? Если да, бумажной книжки у него не должно быть, и при увольнении нужно готовить СТД-Р.
Какие документы сотрудник предъявлял при приеме? Если это были только сведения о трудовой деятельности без бумажной книжки, значит, ориентируемся на СТД-Р.
Есть ли в кадровом деле копия ранее поданного заявления о выборе способа ведения трудовой книжки? Этот документ часто окончательно снимает сомнения.
Если после такой проверки выясняется, что бумажная книжка не ведется, вопрос решается однозначно: при увольнении выдаем СТД-Р.
Рассмотрим подробнее ошибочную позицию «достаточно просто сдать отчет в СФР». Эта позиция выглядит логично только на первый взгляд. Да, сведения действительно попадают в СФР, и работник потом может получить сведения из фонда или через Госуслуги. Но это не отменяет обязанность работодателя выдать работнику документ при увольнении по правилам статьи 84.1 ТК РФ и статьи 66.1 ТК РФ.
Иными словами, сдача ЕФС-1 решает задачу взаимодействия работодателя с государственным фондом, а выдача СТД-Р или бумажной трудовой книжки решает задачу взаимодействия работодателя с работником. Это два разных обязательства, и выполнять нужно оба.
Полезно также помнить, что работник вправе получать сведения о трудовой деятельности не только у работодателя, но и в МФЦ, в СФР или через портал Госуслуг. Но возможность потом самостоятельно запросить сведения из фонда не освобождает работодателя от выдачи документа в день увольнения.
Теперь разберем еще один важный момент, который влияет и на бумажную книжку, и на СТД-Р, и на ЕФС-1. Основание и причина увольнения должны быть сформулированы строго по закону. Нельзя писать расплывчато, сокращенно или «по-человечески», если формулировка расходится с ТК РФ.
Например, если увольнение происходит по инициативе работника, в документах должно быть корректно отражено основание по соответствующей норме ТК РФ. Если увольнение связано с истечением срока договора, соглашением сторон, сокращением штата, прогулом или иным основанием, формулировка и ссылка на закон должны соответствовать именно тому основанию, которое применено документально.
В 1С для этого как раз и важен справочник Основания увольнения. В актуальных версиях 1С:ЗУП разработчики отдельно поддерживают обновление оснований увольнения и кодов причин увольнения для СФР. Это полезно потому, что:
в подраздел 1.1 ЕФС-1 должен попасть корректный код и корректная причина;
в форме СТД-Р должна использоваться стандартная правовая формулировка;
неверная формулировка увольнения может вызвать претензии работника и проблемы при последующем трудоустройстве.
Если в приказе или внутренней печатной форме 1С вы настраиваете нестандартный текст, нужно понимать, что для форм СФР и для СТД-Р по смыслу должна использоваться именно стандартная юридическая формулировка основания увольнения. Поэтому давайте подходить к этому блоку особенно внимательно.
Посмотрим на несколько примеров, чтобы закрепить алгоритм.
Сотрудник в 2021 году отказался от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки. При приеме к вам он предъявил форму СТД-Р от предыдущего работодателя. В 2026 году сотрудник увольняется по собственному желанию.
В этой ситуации действуем так:
оформляем Увольнение;
проверяем основание увольнения;
формируем подраздел 1.1 ЕФС-1 и отправляем его в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа;
в день увольнения выдаем сотруднику СТД-Р.
Бумажную трудовую книжку в этом сценарии выдавать не нужно, потому что она уже не ведется.
Сотрудник не отказывался от бумажной книжки, кадровая служба ведет ее в обычном порядке, а при приеме в организацию бумажная книжка была передана работодателю.
При увольнении:
оформляем приказ и кадровый документ;
делаем запись в бумажной трудовой книжке;
выдаем бумажную трудовую книжку в день увольнения;
дополнительно отправляем подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР.
Форму СТД-Р в обязательном порядке в этом варианте не выдаем.
У такого сотрудника бумажной трудовой книжки изначально нет. Его сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.
При увольнении:
оформляем увольнение в обычном порядке;
передаем подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР;
в день увольнения выдаем СТД-Р.
Это один из самых простых сценариев, потому что сомнений относительно бумажной книжки здесь обычно не возникает.
Соберем в один список наиболее частые ошибки, чтобы сразу их исключить из практики.
Пытаться искать отдельную операцию «записать в ЭТК». Такой самостоятельной процедуры не требуется. Нужны кадровый документ, ЕФС-1 и документ для работника.
Продолжать использовать в текущей работе термин СЗВ-ТД как действующую форму. Для старых обсуждений это допустимо, но сейчас нужно ориентироваться на подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Считать, что при наличии бумажной книжки в СФР ничего сдавать не нужно. Сведения о трудовой деятельности передаются в СФР и по таким работникам тоже.
Считать, что сдача ЕФС-1 заменяет выдачу документов работнику. Это неверно. Работнику нужно выдать либо бумажную книжку, либо СТД-Р.
Выдавать копию отчета в СФР вместо СТД-Р. Для работника предусмотрена отдельная форма.
Не проверять, ведется ли у работника бумажная книжка. Из-за этого часто выдают не тот документ.
Использовать неверное основание увольнения или сокращенную формулировку. Это может привести к ошибкам в ЕФС-1, СТД-Р и бумажной книжке.
Не контролировать флаг Отразить трудовую деятельность или Отразить в трудовой книжке в 1С. Тогда кадровое событие может не попасть в сведения автоматически.
Не обновлять 1С перед формированием регламентированной отчетности. Для ЕФС-1 это особенно критично.
Забывать о правилах выдачи документа, если сотрудник отсутствует в день увольнения. В таком случае нужно правильно оформить уведомление и направление документа по почте.
Иногда проблема обнаруживается уже после того, как сотрудник увольняется. Например, работник приносит замечание: в ранее переданных сведениях неверно указано основание перевода, дата мероприятия или причина увольнения. В этой ситуации не нужно ждать следующего форума или следующей проверки. По статье 66.1 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить или дополнить неверные либо неполные сведения о трудовой деятельности и представить их в установленном порядке для хранения в информационных ресурсах СФР.
На практике это означает, что нужно:
поднять кадровые документы и выяснить источник ошибки;
исправить сведения в кадровом учете;
сформировать корректирующие сведения для СФР в порядке, предусмотренном действующей формой ЕФС-1 и функциональностью вашей версии 1С;
при необходимости выдать работнику корректный документ о его трудовой деятельности.
Эту ситуацию тоже полезно упомянуть, потому что она подтверждает общую логику: работодатель не «редактирует ЭТК» как отдельную книжку, а исправляет и повторно передает сведения о трудовой деятельности.
Иногда нужно не только выполнить процедуру, но и объяснить ее другим участникам процесса. Для внутреннего использования удобно применять такую формулировку:
Если у работника не ведется бумажная трудовая книжка, при увольнении мы оформляем кадровое мероприятие «Увольнение», подаем сведения в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 и в день увольнения выдаем работнику СТД-Р. Если бумажная трудовая книжка ведется, мы выдаем именно ее с записью об увольнении, но сведения в СФР все равно передаем.
Такая формулировка одновременно короткая, точная и понятная для кадровика, бухгалтера, руководителя и самого работника.
Подведем итог и еще раз соберем решение в одну логичную схему.
Когда работник говорит, что у него «электронная трудовая книжка», не нужно искать отдельный раздел, куда вручную вносится запись об увольнении. Давайте смотреть на задачу правильно. Работодатель:
оформляет увольнение кадровыми документами;
передает сведения о кадровом мероприятии в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1;
выдает работнику документ о трудовой деятельности в зависимости от того, ведется ли бумажная трудовая книжка.
Если бумажная книжка ведется, выдаем ее с записью об увольнении. Если бумажная книжка не ведется, выдаем СТД-Р в день увольнения. Следовательно, ответ на исходный вопрос звучит так: не нужно вносить запись в отдельную электронную книжку; нужно оформить увольнение, подать в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 и выдать работнику СТД-Р, если бумажная трудовая книжка не ведется.
Для пользователей 1С практическое решение строится вокруг документов Увольнение, Электронные трудовые книжки, Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 и Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р. Дополнительно нужно контролировать корректность справочников Основания увольнения и Причины увольнения СФР, а также наличие флага Отразить трудовую деятельность или Отразить в трудовой книжке.
Информация носит справочный характер.