Рассмотрим ситуацию подробно. Организация ведет учет в 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. МУП меняет организационно-правовую форму и становится АО в результате реорганизации путем преобразования. Возникает практический вопрос: как «перевести» работников в новую организацию в 1С ЗУП и как подать сведения для электронной трудовой книжки в СФР.
Главный вывод: при реорганизации путем преобразования работников не нужно увольнять из МУП и принимать в АО, если трудовые отношения продолжаются. В электронной трудовой книжке нужно отразить не увольнение и прием, а кадровое мероприятие, связанное с изменением работодателя при реорганизации, обычно через мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Разберем по шагам, почему документ Перевод к другому работодателю в 1С ЗУП не является полноценным решением для реорганизации путем преобразования, как правильно подойти к оформлению, какие документы использовать в программе и на что обратить внимание при подготовке ЕФС-1.
Проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Реорганизация организации, в том числе преобразование, сама по себе не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками. Это означает, что при преобразовании МУП в АО трудовые отношения с работниками продолжаются, если они не отказались от продолжения работы и если работодатель не проводит отдельные кадровые мероприятия, например сокращение штата или изменение условий трудового договора.
Поэтому в кадровом учете не нужно оформлять обычное увольнение из МУП и обычный прием в АО. Такая схема создает неверную кадровую историю: у работника появляется прекращение трудового договора и новый прием, хотя по существу трудовой договор не прекращался.
Разберем последствия ошибочного варианта:
В электронной трудовой книжке появятся мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ, хотя фактически трудовые отношения продолжались.
Может нарушиться расчет стажа в кадровой истории.
Может некорректно рассчитываться средний заработок, если программа начнет считать период в новой организации как новое место работы.
Могут возникнуть ошибки с остатками отпусков, потому что при увольнении отпускные остатки обычно закрываются компенсацией или переносятся специальным механизмом.
Могут появиться лишние документы Увольнение и Прием на работу, которые не соответствуют реальному кадровому оформлению.
Может потребоваться исправление ранее отправленных сведений в СФР.
Если реорганизация оформлена именно как преобразование и трудовые договоры продолжают действовать, не используйте увольнение и прием как основную кадровую схему. Рассматривайте такую операцию как изменение сведений о работодателе и, при необходимости, как изменение наименования, регистрационных данных, организационной структуры или условий трудового договора.
Рассмотрим подробнее правовую логику. При преобразовании одно юридическое лицо прекращает деятельность и возникает другое юридическое лицо другой организационно-правовой формы. Например, муниципальное унитарное предприятие становится акционерным обществом. При этом права и обязанности реорганизованного юридического лица переходят к правопреемнику.
Для работников это обычно означает, что трудовые отношения продолжаются у работодателя-правопреемника. Работник не становится «новым» сотрудником только потому, что у работодателя изменились наименование, организационно-правовая форма, регистрационные данные или собственник имущества.
Разберем по шагам, что нужно сделать вне программы:
Оформите решение о реорганизации и документы, подтверждающие преобразование.
Получите регистрационные документы по АО, включая сведения из ЕГРЮЛ.
Определите дату, с которой работодатель действует как АО.
Подготовьте приказ или распоряжение о продолжении трудовых отношений в связи с реорганизацией.
Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам, если нужно зафиксировать новое наименование работодателя, новые реквизиты или изменившиеся условия.
Проверьте, меняются ли должности, структурные подразделения, трудовые функции, режим работы, оплата труда или место работы.
Если условия труда не меняются, не оформляйте кадровый перевод только ради смены МУП на АО.
Подготовьте сведения для СФР по электронной трудовой книжке.
Ключевой вопрос: меняется ли только работодатель как правопреемник или одновременно меняются трудовые функции работников. Если меняется только наименование и регистрационные данные работодателя, отражайте это как переименование. Если дополнительно меняются должности или подразделения, понадобится отдельное мероприятие по переводу.
Перевод к другому работодателю не подходит как полноценное оформление реорганизацииПосмотрим на вариант, который часто предлагают в 1С ЗУП. В программе есть документ-помощник Перевод к другому работодателю. Он действительно может быть полезен, если сотрудника нужно уволить из одной организации и принять в другую организацию, которая ведется в этой же информационной базе.
Но разберем, что фактически делает этот документ. Он помогает создать документы Увольнение по прежней организации и Прием на работу по новой организации. Также он может создать нового сотрудника для новой организации. В некоторых настройках он позволяет перенести остатки отпусков при увольнении переводом.
Для обычного перевода к другому работодателю такой механизм логичен. Но при реорганизации путем преобразования он может противоречить сути операции, потому что трудовой договор не прекращается. Именно на это справедливо обращают внимание пользователи: по трудовому законодательству изменение формы или реорганизация не должны автоматически превращаться в увольнение и новый прием.
Используйте Перевод к другому работодателю только тогда, когда у вас действительно оформляется увольнение переводом и последующий прием к другому работодателю. Для реорганизации путем преобразования этот документ можно рассматривать только как технический обходной вариант, но не как корректное кадровое оформление по умолчанию.
Если все же применить этот документ без анализа, в базе появятся кадровые документы, которые затем могут попасть в ЕФС-1 как УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ. Для реорганизации это обычно неверно. Поэтому перед отправкой сведений обязательно проверьте, какие мероприятия сформировались в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Разберем сведения для электронной трудовой книжки. Сейчас сведения о трудовой деятельности подаются в составе формы ЕФС-1, подраздел 1.1. В старой терминологии пользователи часто говорят «СЗВ-ТД», но фактически сейчас речь идет о подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
При реорганизации, когда меняется наименование страхователя или работник начинает числиться у правопреемника, в сведениях о трудовой деятельности обычно отражается кадровое мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. В нем показывают, что прежний работодатель изменился на нового работодателя-правопреемника в результате реорганизации.
В форме важно отразить:
данные работника;
кадровое мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ;
дату события, связанную с началом работы у правопреемника или датой реорганизации;
прежнее наименование работодателя;
новое наименование работодателя;
регистрационный номер прежнего страхователя в СФР;
регистрационный номер нового страхователя в СФР;
реквизиты документа-основания: решение о реорганизации, приказ, распоряжение, лист записи ЕГРЮЛ или иной подтверждающий документ.
Не подавайте по всем работникам мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ, если трудовые отношения продолжаются в силу реорганизации. Подавайте мероприятие, которое отражает изменение работодателя при сохранении трудовых отношений.
Рассмотрим отдельную ситуацию. При преобразовании МУП в АО может измениться не только наименование работодателя, но и структура организации. Например, отдел стал департаментом, должность переименовали, работнику изменили трудовую функцию или перевели его в другое структурное подразделение.
Если меняются условия трудового договора, которые требуют оформления кадрового перевода, тогда одного мероприятия ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ может быть недостаточно. В таком случае дополнительно оформите кадровый перевод и подайте сведения с мероприятием ПЕРЕВОД по тем работникам, у которых действительно изменились сведения, подлежащие отражению в электронной трудовой книжке.
Разберем по шагам:
Если изменилось только наименование работодателя: оформляйте ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
Если изменилась должность работника: дополнительно оформляйте Кадровый перевод и отражайте мероприятие ПЕРЕВОД.
Если изменилось структурное подразделение, которое указано в трудовом договоре и влияет на сведения о трудовой деятельности: также оформляйте Кадровый перевод.
Если меняется только название подразделения без изменения трудовой функции, проанализируйте, нужно ли отражать это в ЕФС-1 с учетом того, как подразделение указано в трудовом договоре и как программа формирует сведения.
Если работник отказался продолжать работу в связи с реорганизацией, тогда оформляйте прекращение трудового договора по соответствующему основанию и подавайте ЕФС-1 с мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ.
Не оформляйте массовый кадровый перевод только ради того, чтобы заменить МУП на АО. Кадровый перевод нужен тогда, когда меняются трудовая функция, должность, структурное подразделение или другие условия трудового договора, а не только реквизиты работодателя.
Теперь рассмотрим самый сложный практический вопрос в 1С: нужно ли создавать новую организацию в базе или изменить реквизиты существующей организации.
В типовой 1С ЗУП нет универсального документа, который полностью оформляет реорганизацию путем преобразования так же, как это происходит юридически. Поэтому выбор зависит от того, как ведется база, какие реквизиты изменились, как настроена отчетность и как ваша организация будет сдавать отчеты после реорганизации.
На практике встречаются два подхода.
Рассмотрим первый вариант. Если в базе можно корректно вести историю реквизитов организации, удобнее продолжить учет в той же карточке организации. Такой подход лучше соответствует кадровой логике: работники не увольнялись, трудовые отношения продолжаются, кадровая история не разрывается.
Разберем порядок действий:
Сделайте резервную копию информационной базы перед изменениями.
Закройте кадровые и расчетные документы по МУП до даты реорганизации.
Проверьте, что за период до реорганизации сформированы и отправлены обязательные отчеты.
Откройте карточку организации в разделе Настройка или Предприятие, в зависимости от интерфейса вашей версии.
Измените наименование организации на новое наименование АО с даты реорганизации.
Заполните новые регистрационные данные: ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в СФР, налоговый орган, если они изменились.
Если программа поддерживает историю регистраций, не затирайте старые данные, а добавьте новую запись с даты реорганизации.
Проверьте настройки Регистрации в налоговом органе и Регистрации в СФР.
Проверьте учетную политику, тарифы страховых взносов, территориальные условия и настройки отчетности.
Сформируйте кадровое мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ для работников.
Преимущество этого подхода — сохранение непрерывной кадровой истории в одной карточке работника и отсутствие искусственных документов Увольнение и Прием на работу. Также обычно проще сохранить остатки отпусков, графики отпусков, кадровые данные, стаж и расчетную историю.
Недостаток — нужно очень аккуратно работать с реквизитами организации. Если просто заменить старые данные без учета истории, можно испортить печатные формы и отчеты за прошлые периоды. Поэтому перед изменением реквизитов обязательно проверьте, как именно ваша версия ЗУП хранит историю наименований, регистраций и налоговых органов.
Если программа позволяет хранить исторические реквизиты, используйте изменение реквизитов с даты реорганизации. Не затирайте старые данные задним числом.
Рассмотрим второй вариант. Иногда бухгалтерия или кадровая служба решает создать в базе новую организацию АО, потому что у правопреемника новые регистрационные данные, новый регистрационный номер в СФР, новый ОГРН, новая отчетность и отдельные настройки. Этот вариант возможен технически, но его нужно применять осторожно.
Если создать новую организацию и принять туда сотрудников через обычный Прием на работу, программа будет считать это новым трудоустройством. Для реорганизации это методологически неверно. Поэтому при таком варианте нужно отдельно решать задачу сохранения кадровой и расчетной истории.
Если выбран вариант с новой организацией, разберем, что потребуется:
Создайте новую организацию АО в справочнике Организации.
Заполните все регистрационные данные правопреемника.
Не создавайте массовые увольнения и приемы, если юридически трудовые отношения продолжаются.
Определите, как программа будет рассчитывать зарплату, отпускные, больничные и средний заработок после даты реорганизации.
Перенесите остатки отпусков документами начального ввода, если учет в новой организации начинается как технически новая учетная единица.
Перенесите данные для расчета среднего заработка, если программа не видит начисления прежней организации.
Перенесите задолженность по зарплате, НДФЛ, страховым взносам и другим расчетам, если это требуется.
Сформируйте ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, а не с массовым увольнением и приемом.
Проверьте, что в отчетность не попали лишние кадровые мероприятия из технических документов.
Этот вариант сложнее, потому что он ближе к переносу данных между учетными контурами. Его нужно использовать только тогда, когда продолжение учета в той же карточке организации невозможно или противоречит принятой учетной архитектуре.
Если создаете новую организацию в 1С только из-за реорганизации, заранее продумайте перенос остатков отпусков, среднего заработка, кадровой истории и отчетности. Не полагайтесь на обычный прием на работу как на корректное отражение преобразования.
Теперь посмотрим на практическое оформление в 1С ЗУП. Для электронной трудовой книжки используйте документ Регистрация трудовой деятельности. В типовой 1С ЗУП он обычно находится в разделе Кадры, блоке Электронные трудовые книжки или в похожем разделе интерфейса.
Разберем порядок действий:
Откройте раздел Кадры.
Перейдите к документам электронной трудовой книжки.
Создайте документ Регистрация трудовой деятельности.
Выберите организацию, по которой оформляется реорганизация.
Укажите дату документа и дату кадрового мероприятия.
Добавьте работников, по которым нужно отразить изменение работодателя.
Выберите мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
Заполните прежнее и новое наименование страхователя, если форма документа или отчет позволяет это сделать.
Заполните прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР, если эти реквизиты предусмотрены.
Укажите документ-основание: приказ, распоряжение, решение о реорганизации, лист записи ЕГРЮЛ или другой документ.
Проведите документ.
Сформируйте отчет ЕФС-1, подраздел 1.1.
Проверьте печатную форму и файл выгрузки перед отправкой.
Если в вашей версии ЗУП документ Регистрация трудовой деятельности не позволяет полностью заполнить все новые реквизиты, сформируйте отчет ЕФС-1 и проверьте возможность ручной корректировки показателей непосредственно в форме отчета. При ручной корректировке обязательно сохраните внутреннее пояснение, почему данные правились вручную.
Основной объект 1С для отражения события в электронной трудовой книжке — Регистрация трудовой деятельности. Именно через него удобнее подготовить мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ без фиктивного увольнения и приема.
После формирования формы ЕФС-1 не отправляйте ее автоматически без проверки. Разберем контрольный список.
Проверьте, что в подразделе 1.1 указан правильный тип мероприятия — ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
Проверьте, что по работникам не сформировались лишние мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ.
Проверьте дату мероприятия. Она должна соответствовать дате реорганизации или дате начала работы у правопреемника по документам.
Проверьте прежнее наименование МУП и новое наименование АО.
Проверьте регистрационные номера СФР прежнего страхователя и правопреемника.
Проверьте реквизиты документа-основания.
Проверьте Ф. И. О. и СНИЛС каждого работника.
Проверьте, что в отчет попали все работники, трудовые отношения с которыми продолжаются.
Проверьте работников в отпусках, на больничных, в отпуске по уходу за ребенком, в командировках и в других кадровых состояниях.
Проверьте совместителей, если они есть.
Проверьте работников по срочным трудовым договорам, если договоры продолжают действовать после реорганизации.
Особое внимание уделите работникам, по которым в период реорганизации были кадровые изменения: перевод, увольнение, отпуск по уходу, изменение должности, изменение подразделения. По ним в ЕФС-1 могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Рассмотрим сроки. Для мероприятия ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ сведения о трудовой деятельности обычно подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло переименование или реорганизационное событие.
Для мероприятий ПРИЕМ и УВОЛЬНЕНИЕ сроки другие — обычно следующий рабочий день после соответствующего события. Но при преобразовании, если трудовые отношения продолжаются, массовых мероприятий ПРИЕМ и УВОЛЬНЕНИЕ быть не должно.
Разберем пример. Если запись о преобразовании МУП в АО внесена в ЕГРЮЛ 10 июня, то событие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ отражайте датой, соответствующей документам о реорганизации, а отчет в СФР подайте в срок для такого мероприятия. Если одновременно по отдельным работникам оформлен перевод на другую должность с 10 июня, то по ним дополнительно подайте мероприятие ПЕРЕВОД в установленный срок для перевода.
Не подменяйте срок для переименования сроком для приема или увольнения. Сначала правильно определите кадровое мероприятие, затем применяйте срок подачи.
Теперь рассмотрим отдельную ситуацию. Работник может отказаться продолжать работу в связи с реорганизацией или изменением подведомственности. В этом случае трудовой договор с ним прекращается по специальному основанию. Это уже не обычное продолжение трудовых отношений.
Разберем порядок действий:
Получите письменный отказ работника от продолжения работы, если такой отказ есть.
Оформите кадровый документ Увольнение.
Укажите правильное основание прекращения трудового договора.
Рассчитайте все выплаты при увольнении.
Сформируйте ЕФС-1 с мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ.
Проверьте, что такой работник не включен в массовое мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ как продолжающий работу после даты реорганизации, если фактически он работу не продолжил.
Если работник увольняется по собственному желанию, по соглашению сторон или по другой причине до реорганизации, отражайте его увольнение по фактическому основанию. Не включайте его в сведения по продолжающим работу работникам, если на дату реорганизации он уже не состоит в трудовых отношениях.
Рассмотрим еще один нюанс. При смене собственника имущества организации для руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера могут действовать специальные правила прекращения трудового договора. Но это не означает, что всех работников можно массово уволить и принять заново.
Для обычных работников реорганизация и смена формы не являются основанием для расторжения трудового договора. Поэтому при преобразовании МУП в АО сначала разделите работников на группы:
работники, которые продолжают работу без изменения трудовой функции;
работники, у которых меняется должность или подразделение;
работники, которые отказались от продолжения работы;
руководитель, заместители и главный бухгалтер, по которым нужно отдельно проверить применимые основания;
работники, с которыми трудовой договор прекращается по иным основаниям.
Для каждой группы применяйте свой кадровый документ и свое мероприятие в ЕФС-1. Не делайте один массовый документ увольнения и приема на всех сотрудников.
Рассмотрим важный расчетный вопрос. Если трудовые отношения продолжаются, право на отпуск также продолжается. Остатки отпусков не должны обнуляться только из-за преобразования МУП в АО.
Если вы ведете учет в той же карточке организации и не создаете новые документы приема, остатки отпусков обычно продолжают учитываться в той же кадровой истории. Это самый безопасный вариант.
Если же вы создали новую организацию в базе и технически начали учет заново, проверьте перенос отпускных остатков. В 1С ЗУП для этого могут использоваться документы начального ввода, например Ввод начальных остатков отпусков. Но помните: такой перенос является технической операцией, а не кадровым увольнением и приемом.
Разберем контрольные действия:
Сформируйте отчет по остаткам отпусков до даты реорганизации.
Сравните остатки после даты реорганизации.
Проверьте работников с дополнительными отпусками.
Проверьте работников с вредными условиями труда, если они есть.
Проверьте работников с ненормированным рабочим днем.
Проверьте отпуска по графику, которые запланированы после даты реорганизации.
Если остатки отпусков исчезли после технического переноса в новую организацию, значит, учетная схема требует доработки. Не оставляйте это до первого отпуска после реорганизации.
Посмотрим на расчет среднего заработка. При обычном документе Перевод к другому работодателю и создании нового сотрудника в новой организации программа может не использовать начисления из прежней организации при расчете среднего заработка. Это прямо влияет на отпускные, командировки, компенсации и другие выплаты.
Если трудовые отношения продолжаются, средний заработок должен рассчитываться с учетом расчетной истории работника. Поэтому при выборе технического варианта с новой организацией нужно отдельно перенести данные для расчета среднего заработка.
В 1С ЗУП для таких задач обычно используют документы ввода начальных данных, связанные с расчетом среднего заработка. Конкретный набор документов зависит от версии и настроек программы, но общий принцип такой:
сохраните расчетную историю по работнику;
проверьте начисления за расчетный период;
перенесите данные для расчета среднего, если новая организация не видит старые начисления;
протестируйте расчет отпускных на одном работнике до массового расчета;
сравните результат с расчетом до переноса.
Если после реорганизации программа считает отпускные только по начислениям АО и не учитывает период работы в МУП, это признак неправильной технической настройки или неполного переноса данных.
Рассмотрим ситуацию, когда в базе уже создали новую организацию АО и начали оформлять сотрудников через Перевод к другому работодателю. В этом случае сначала остановитесь и проверьте, что уже сделано.
Разберем порядок проверки:
Откройте список документов Увольнение и проверьте, были ли созданы массовые увольнения из МУП.
Откройте список документов Прием на работу и проверьте, были ли созданы массовые приемы в АО.
Проверьте, сформировались ли по этим документам мероприятия для электронной трудовой книжки.
Проверьте, отправлялись ли уже сведения ЕФС-1 в СФР.
Если сведения не отправлялись, скорректируйте кадровую схему до отправки.
Если сведения уже отправлены, подготовьте корректировку с учетом фактически допущенной ошибки.
Если документы созданы только технически, но сведения еще не отправлены, лучше отменить или не использовать эти документы для электронной трудовой книжки и сформировать правильное мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Если программа не позволяет удалить документы из-за расчетов, настройте отчетность так, чтобы в СФР не ушли неверные мероприятия.
Если сведения уже ушли как УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ, разберем ситуацию отдельно с методистом по ЗУП или специалистом по отчетности. Обычно потребуется отменить неверные мероприятия и подать правильные сведения. Не исправляйте такую ошибку «на глаз», потому что электронная трудовая книжка является юридически значимой кадровой историей.
Теперь разберем комплект кадровых документов, который обычно нужен при преобразовании.
Подготовьте приказ или распоряжение о реорганизации и продолжении трудовых отношений.
Подготовьте уведомления работникам, если меняются условия трудового договора или если это предусмотрено внутренним порядком.
Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам, если меняются реквизиты работодателя, наименование работодателя или другие условия договора.
Оформите кадровые переводы только по тем работникам, у которых действительно меняется должность, подразделение или трудовая функция.
Оформите увольнения только по тем работникам, с которыми трудовые договоры действительно прекращаются.
Сформируйте сведения ЕФС-1 по электронной трудовой книжке.
Сохраните подтверждение отправки и приема отчета СФР.
В дополнительном соглашении можно указать, что в связи с реорганизацией путем преобразования прежний работодатель МУП преобразован в АО, а трудовой договор продолжает действовать. Если трудовая функция, должность, условия оплаты и режим работы не меняются, прямо зафиксируйте, что остальные условия трудового договора остаются без изменений.
Посмотрим на реквизиты документа-основания. Для мероприятия ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в качестве основания можно использовать документ, которым оформлено изменение работодателя или подтверждена реорганизация.
Возможные документы-основания:
решение собственника или уполномоченного органа о реорганизации;
приказ о реорганизации;
распоряжение о продолжении трудовых отношений;
лист записи ЕГРЮЛ;
свидетельство или уведомление о государственной регистрации, если оно применимо;
дополнительное соглашение к трудовому договору, если именно его используете как кадровое основание.
Разберем практический подход. Для массового мероприятия по всем работникам удобно использовать единый приказ о продолжении трудовых отношений в связи с реорганизацией и указать его в Регистрация трудовой деятельности. А дополнительные соглашения хранить в личных делах работников как подтверждение изменения реквизитов работодателя.
Документ-основание должен объяснять, почему в электронной трудовой книжке появилось мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Не используйте документ Увольнение или Прием на работу, если таких кадровых событий не было.
Перед созданием массового документа Регистрация трудовой деятельности подготовьте список работников. Не ограничивайтесь только активными сотрудниками на основной должности.
Проверьте следующие категории:
основные работники;
внутренние совместители;
внешние совместители;
работники в ежегодном отпуске;
работники на больничном;
работники в отпуске по беременности и родам;
работники в отпуске по уходу за ребенком;
работники в отпуске без сохранения заработной платы;
работники на срочных трудовых договорах;
работники, находящиеся в простое;
работники с приостановленными трудовыми договорами, если такие есть.
Если трудовой договор с работником продолжает действовать, включайте его в сведения по реорганизации. Если работник уволен до даты реорганизации, не включайте его. Если работник принят после даты реорганизации уже в АО, по нему будет обычное мероприятие ПРИЕМ в новой организации.
Рассмотрим отдельный блок по договорам гражданско-правового характера. Если на дату преобразования у организации есть действующие договоры ГПХ, проверьте, как они переходят к правопреемнику и какие сведения уже подавались в СФР.
По договорам ГПХ в ЕФС-1 отражаются события начала и окончания договора. Если договор ГПХ не прекращался, а права и обязанности перешли к АО как правопреемнику, не оформляйте фиктивное окончание договора и новое начало только ради смены реквизитов. Но проверьте текущие разъяснения и техническую возможность отражения правопреемства в вашей программе, потому что по ГПХ правила заполнения могут отличаться от трудовых договоров.
Если договор ГПХ прекращен до реорганизации, подайте окончание договора. Если после реорганизации АО заключает новый договор ГПХ, подайте начало нового договора в обычном порядке.
После всех действий в 1С ЗУП проведите контроль. Разберем, какие отчеты и списки посмотреть.
Сформируйте список сотрудников на дату до реорганизации и на дату после реорганизации.
Проверьте, что сотрудники не исчезли из кадрового учета.
Проверьте кадровую историю работников.
Убедитесь, что нет массовых документов Увольнение и Прием на работу, если они не должны быть оформлены.
Проверьте документ Регистрация трудовой деятельности.
Сформируйте ЕФС-1 и проверьте подраздел 1.1.
Проверьте остатки отпусков.
Проверьте расчет зарплаты за месяц реорганизации.
Проверьте расчет среднего заработка на тестовом отпуске или командировке.
Проверьте настройки НДФЛ и страховых взносов после смены реквизитов.
Особенно важно проверить месяц реорганизации. В нем чаще всего возникают ошибки с регистрацией в налоговом органе, СФР, расчетом взносов, НДФЛ и отчетностью.
Проанализируем распространенные ошибки, чтобы не повторять их в базе.
Ошибка 1. Оформляют всех работников через Увольнение и Прием на работу. Для реорганизации путем преобразования это обычно неверно, потому что трудовые отношения продолжаются.
Ошибка 2. Используют Перевод к другому работодателю как универсальный документ для реорганизации. Этот документ создает увольнение и прием, поэтому не отражает полноценную реорганизацию в правовом смысле.
Ошибка 3. Отправляют в СФР мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ вместо ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Это искажает электронную трудовую книжку работников.
Ошибка 4. Меняют карточку организации без сохранения исторических реквизитов. После этого старые отчеты и печатные формы могут начать показывать новые данные, хотя за прошлые периоды должны использоваться прежние реквизиты.
Ошибка 5. Не переносят остатки отпусков при создании новой организации. Работники теряют накопленные дни отпуска в программе, хотя юридически право на отпуск сохраняется.
Ошибка 6. Не переносят данные для среднего заработка. После реорганизации отпускные и командировки могут рассчитываться неправильно.
Ошибка 7. Не проверяют совместителей и работников в отпусках. Такие сотрудники тоже могут продолжать трудовые отношения и должны попасть в сведения при реорганизации.
Ошибка 8. Массово оформляют кадровый перевод без изменения трудовой функции. Если меняется только наименование работодателя, перевод не нужен.
Ошибка 9. Не отражают реальное изменение должности или подразделения. Если вместе с реорганизацией меняются условия трудового договора, это нужно оформить отдельным кадровым мероприятием.
Ошибка 10. Не проверяют отчет ЕФС-1 перед отправкой. Даже если документы в 1С заполнены, отчет нужно внимательно просмотреть до отправки в СФР.
Соберем решение в единый алгоритм. Используйте его как рабочую инструкцию.
Определите точную дату преобразования по регистрационным документам.
Проверьте, продолжаются ли трудовые отношения со всеми работниками.
Составьте список работников, которые продолжают работу.
Отдельно выделите работников, которые отказались от продолжения работы или увольняются по другим основаниям.
Отдельно выделите работников, у которых меняется должность, подразделение или трудовая функция.
В 1С ЗУП сделайте резервную копию базы.
Решите, будете ли вы продолжать учет в той же карточке организации или создадите новую организацию технически.
Если продолжаете учет в той же организации, внесите новые реквизиты с даты реорганизации, сохранив историю прежних данных.
Если создаете новую организацию, подготовьте перенос остатков отпусков, среднего заработка, задолженности и других начальных данных.
Не создавайте массовые документы Увольнение и Прием на работу, если трудовые договоры не прекращались.
Создайте документ Регистрация трудовой деятельности.
Добавьте работников, продолжающих работу.
Укажите мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
Заполните дату события, прежнее и новое наименование, регистрационные номера СФР и документ-основание.
По работникам с изменением трудовой функции оформите Кадровый перевод и проверьте мероприятие ПЕРЕВОД.
По работникам, которые отказались продолжать работу, оформите Увольнение с правильным основанием.
Сформируйте ЕФС-1, подраздел 1.1.
Проверьте все мероприятия перед отправкой.
Отправьте отчет в СФР.
Сохраните подтверждение приема.
Проверьте расчет зарплаты, отпусков, среднего заработка и отчетности после реорганизации.
Теперь применим вывод к вопросу автора. Если МУП преобразуется в АО и сотрудники продолжают работать, не рассматривайте это как обычный перевод к другому работодателю с увольнением и приемом. По трудовой логике это продолжение трудовых отношений у правопреемника.
Поэтому основной вариант решения такой:
Не используйте Перевод к другому работодателю как основной документ для реорганизации.
Не создавайте массовые документы Увольнение и Прием на работу, если работники не увольняются.
Внесите изменения по организации в 1С ЗУП с даты реорганизации либо организуйте технический перенос данных без искажения кадровой истории.
Для электронной трудовой книжки создайте Регистрация трудовой деятельности с мероприятием ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
Сформируйте ЕФС-1, подраздел 1.1, и проверьте, что в нем нет лишних мероприятий УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ.
Если у отдельных работников меняются должности или подразделения, оформите по ним отдельные Кадровые переводы и отразите ПЕРЕВОД.
Самый безопасный кадровый подход: продолжайте трудовую историю работников, отразите реорганизацию как изменение работодателя через мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, а технические действия в 1С подчините этой правовой логике.
Сделаем итоговый вывод. При преобразовании МУП в АО работников не переводите через обычное увольнение и прием, если трудовые отношения продолжаются. Документ Перевод к другому работодателю в 1С ЗУП создает именно увольнение и прием, поэтому для реорганизации путем преобразования он не является корректным универсальным решением.
В 1С ЗУП используйте один из двух технических подходов: либо продолжайте учет в той же карточке организации с изменением реквизитов с даты реорганизации, либо создавайте новую организацию только как технический учетный контур с обязательным переносом остатков отпусков, данных для среднего заработка и другой истории. В обоих случаях для электронной трудовой книжки ориентируйтесь не на массовый прием и увольнение, а на мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Если вместе с реорганизацией меняются должности, подразделения или трудовые функции работников, дополнительно оформите Кадровый перевод и подайте мероприятие ПЕРЕВОД. Если отдельный работник отказался продолжать работу или действительно увольняется, только по нему оформляйте Увольнение и подавайте соответствующие сведения.
Коротко: при преобразовании МУП в АО работников не увольняйте и не принимайте заново, а отразите продолжение трудовых отношений у правопреемника. В 1С ЗУП используйте Регистрация трудовой деятельности и сформируйте ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, проверив новые реквизиты страхователя и отсутствие лишних мероприятий.
Информация носит справочный характер