Рассмотрим ситуацию подробно: принимаем сотрудника на работу, а он не помнит, подавал ли раньше заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодателю важно правильно понять, нужно ли вести бумажную трудовую книжку, какие сведения сдавать в СФР и какие действия выполнить в 1С.
Сразу зафиксируем главный вывод: электронные сведения о трудовой деятельности работодатель ведет в любом случае. Для этого по кадровым мероприятиям подается подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Но это не всегда означает, что бумажную трудовую книжку можно не вести. Вопрос именно в том, сохранил ли работник право на бумажную трудовую книжку или уже отказался от нее и перешел на электронный формат.
Разберем по шагам, как поступить работодателю, какие документы запросить у работника, что проверить в бумажной трудовой книжке, какие отчеты сдавать и как отразить ситуацию в 1С.
Начнем с базового правила. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде по каждому работнику. Эти сведения передаются в СФР в составе формы ЕФС-1. То есть электронная часть кадрового учета ведется независимо от того, есть у работника бумажная трудовая книжка или нет.
Но бумажная трудовая книжка ведется не для всех. Здесь нужно разделить работников на несколько групп:
Ключевой вывод: при приеме нового сотрудника не решаем вопрос только со слов работника. Проанализируем документы: бумажную трудовую книжку, сведения по форме СТД-СФР или СТД-Р, а при необходимости уточним информацию через СФР.
Рассмотрим самый практичный алгоритм. Если сотрудник не помнит, подавал ли заявление о бумажной или электронной трудовой книжке, действуем аккуратно и последовательно.
Проанализируем важный момент: работник может сказать «я не помню», но у него на руках есть бумажная трудовая книжка. Если в ней есть запись о переходе на электронную трудовую книжку, это означает, что прежний работодатель выдал книжку на руки после заявления работника. Тогда новый работодатель не должен продолжать вносить в нее записи о приеме, переводах и увольнении.
Если же в трудовой книжке нет записи о переходе на электронную трудовую книжку, а сам документ выглядит как обычная действующая бумажная трудовая книжка, то безопасный вариант — принять ее на хранение и продолжить ведение бумажной трудовой книжки. Одновременно сведения о приеме все равно передайте в СФР через ЕФС-1.
Посмотрим на бумажную трудовую книжку как на главный быстрый источник информации. Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, прежний работодатель должен был выдать ее работнику на руки и внести запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Поэтому при приеме выполните проверку:
Важно: если работник уже выбрал электронную трудовую книжку, вернуться обратно к бумажной трудовой книжке нельзя. Поэтому новый работодатель не должен снова начинать вести бумажный документ только потому, что работник передал его при трудоустройстве.
Разберем пример. Сотрудник приносит бумажную трудовую книжку. Последняя запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В такой ситуации бумажную трудовую книжку не принимаем на ведение и не делаем в ней запись о приеме. Оформляем прием кадровым документом, сдаем ЕФС-1 и ведем сведения только в электронном виде.
Другой пример. Сотрудник приносит бумажную трудовую книжку, в ней есть записи о приеме и увольнении у прежнего работодателя, но нет записи о переходе на электронную трудовую книжку. В этом случае продолжаем вести бумажную трудовую книжку, делаем запись о приеме, а в СФР все равно отправляем сведения о приеме через ЕФС-1.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник не принес бумажную трудовую книжку. Здесь нельзя автоматически считать, что он отказался от бумажного варианта. Причины могут быть разные: книжка утеряна, осталась у прежнего работодателя, работник действительно перешел на электронный формат или устраивается впервые.
Разберем по шагам:
Рассмотрим подробнее форму СТД-СФР. Это сведения о трудовой деятельности, которые работник может получить в электронном виде через Госуслуги, в СФР или через МФЦ. Для работодателя это удобный документ, потому что он позволяет увидеть историю кадровых мероприятий и сведения, связанные с выбором способа ведения трудовой книжки.
Если работник представил СТД-Р от прежнего работодателя, тоже используйте ее для проверки. Но помните: СТД-Р показывает сведения за период работы у конкретного работодателя. Если нужно увидеть более полную картину по данным СФР, лучше ориентироваться на СТД-СФР.
На практике бухгалтеры часто советуют быстрый вариант: позвонить в свое отделение СФР и уточнить информацию по СНИЛС работника. Такой способ действительно может помочь понять порядок дальнейших действий, особенно если в отделении консультируют страхователей по вопросам ЕФС-1.
Но рассмотрим ситуацию аккуратно. По телефону сотрудник СФР может не предоставить персональные сведения, потому что это персональные данные. Поэтому используйте звонок прежде всего как консультацию: как правильно запросить сведения, какой документ может получить работник, как заполнить ЕФС-1 и какие поля в отчете оставить пустыми.
Безопасный порядок такой:
Практический вывод: для быстрой ориентации можно связаться с СФР, но для кадрового дела лучше иметь документальное подтверждение: бумажную трудовую книжку, СТД-СФР, заявление работника или официальный ответ.
Разберем важный вопрос. Новый работодатель не должен каждый раз заново брать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, если работник уже сделал выбор у прежнего работодателя. Право на бумажную трудовую книжку сохраняется при последующих трудоустройствах, если работник ранее выбрал продолжение ее ведения.
Но есть несколько ситуаций:
Если работник действительно относится к тем, кто не имел возможности подать заявление в 2020 году, он может сделать выбор позднее. В этом случае примите заявление и отразите его в ЕФС-1 в установленном порядке.
Не подменяйте заявление объяснительной запиской. Если работник выбирает способ ведения трудовой книжки сейчас, оформите именно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Теперь ответим на вопрос автора темы: кроме ЕФС-1, какие еще отчеты нужно сдавать по поводу ведения трудовой книжки?
По самому факту приема на работу и ведения сведений о трудовой деятельности основной отчет — это ЕФС-1, подраздел 1.1. Отдельная форма СЗВ-ТД с 2023 года не сдается, потому что сведения о трудовой деятельности включены в ЕФС-1.
При приеме работника по трудовому договору подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления документа-основания. Обычно таким основанием является приказ о приеме или другой кадровый документ, который подтверждает оформление трудовых отношений.
Разберем, какие отчеты и документы могут появиться в этой теме:
Итог по отчетам: при обычном приеме сотрудника сдайте ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПРИЕМ». Дополнительных специальных отчетов только из-за того, что работник не помнит заявление о трудовой книжке, обычно нет. Если работник подаст заявление о способе ведения трудовой книжки уже вашему работодателю, отразите это заявление в ЕФС-1.
Рассмотрим порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общий принцип сохраняется.
В 1С для этой задачи обычно используются объекты и документы ПриемНаРаботу, ПриемНаРаботуСписком, Сотрудники, ФизическиеЛица, КадровыеДокументы, СведенияОТрудовойДеятельностиЕФС1Подраздел11 и ЗаявлениеОПредоставленииСведенийОТрудовойДеятельности. Конкретные имена метаданных могут отличаться в зависимости от конфигурации, но в пользовательском интерфейсе ориентируйтесь на разделы «Кадры» и «Электронные трудовые книжки».
Если выяснили, что работник имеет право подать заявление сейчас и он действительно подает его вашему работодателю, зарегистрируйте заявление в 1С. Рассмотрим порядок для 1С:ЗУП.
Важно: если заявление о выборе способа ведения трудовой книжки было подано прежнему работодателю, не создавайте в 1С новое заявление текущей датой только для удобства заполнения. Иначе можно исказить сведения. В программе лучше указать выбранный ранее способ ведения трудовой книжки в реквизитах приема или карточки сотрудника, если такая возможность предусмотрена.
Если работник уже перешел на электронную трудовую книжку, а вы ошибочно зарегистрируете заявление о ведении бумажной трудовой книжки, программа может неправильно заполнить ЕФС-1. Поэтому сначала выясним статус работника, затем оформим документ.
После проведения приема сформируйте отчетность. В 1С:ЗУП подраздел 1.1 ЕФС-1 обычно создается из раздела кадрового учета или из раздела отчетности.
Если сведения о приеме не попали в ЕФС-1, вернитесь в документ «Прием на работу» и проверьте флаг «Отразить в трудовой книжке» или «Отразить трудовую деятельность». Также проверьте, проведен ли документ приема и заполнены ли обязательные кадровые реквизиты.
Практический совет: не ограничивайтесь кнопкой «Заполнить». Всегда проверяйте отчет вручную перед отправкой, особенно по новым сотрудникам, у которых неясен статус бумажной или электронной трудовой книжки.
Рассмотрим отдельную ситуацию: человек впервые устраивается на работу. Если это первое трудоустройство после 1 января 2021 года, бумажную трудовую книжку не оформляйте. Сведения о его трудовой деятельности изначально ведутся только в электронном виде.
В этом случае действуйте так:
Разберем причину. Работники, которые впервые начали трудовую деятельность с 2021 года, не выбирают между бумажным и электронным вариантом. Для них сведения сразу формируются в электронном виде. Поэтому в 1С не нужно создавать документ заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности только из-за первого приема.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник принес бумажную трудовую книжку, в ней есть обычные записи о работе, но нет записи о переходе на электронную трудовую книжку. В таком случае продолжайте вести бумажную трудовую книжку.
Главное: бумажная трудовая книжка и электронные сведения в этом случае существуют параллельно. Наличие бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от сдачи ЕФС-1 по кадровым мероприятиям.
Если в бумажной трудовой книжке уже есть запись о подаче заявления на электронную трудовую книжку, действуем иначе. Такая книжка больше не ведется работодателями. Она остается у работника как документ, подтверждающий стаж и сведения о работе за прошлые периоды, особенно за периоды до начала электронного учета.
В кадровом деле можно сохранить копию подтверждающего документа или сведения, представленные работником, если это предусмотрено вашим локальным порядком и правилами обработки персональных данных.
Разберем более сложный случай. Работник раньше работал, бумажной трудовой книжки у него нет, и он не знает, переходил ли на электронную. Не делайте вывод автоматически. Сначала выясним, потеряна ли бумажная трудовая книжка или она не ведется потому, что работник перешел на электронный формат.
Порядок действий:
Не торопитесь оформлять новую бумажную трудовую книжку, пока не выяснили статус работника. Если работник уже перешел на электронный формат, заводить бумажную трудовую книжку заново нельзя.
Посмотрим на распространенную ошибку. Новый работодатель принимает сотрудника и хочет заполнить в ЕФС-1 дату заявления о способе ведения трудовой книжки. Но если заявление было подано прежнему работодателю, текущий работодатель обычно не должен заново передавать это заявление как свое.
Логика такая:
В 1С для корректного учета ранее выбранного способа может быть отдельная настройка или реквизит в документе приема. Используйте его, если он доступен. Не создавайте фиктивное заявление текущей датой, если работник фактически не подавал его вашей организации.
Если после приема сотрудника сведения не попадают в ЕФС-1, выясним причину. Обычно проблема связана не с трудовой книжкой, а с заполнением кадрового документа или карточки сотрудника.
В 1С важны не только документы, но и справочники. Для ЕФС-1 используются данные из Сотрудники, ФизическиеЛица, Должности, Подразделения, ШтатноеРасписание и кадровых документов. Если один из обязательных реквизитов не заполнен, отчет может сформироваться с ошибками или не пройти проверку.
Если работодатель отправил ЕФС-1 с неверным способом ведения трудовой книжки или ошибочно указал дату заявления, разберем порядок исправления. Конкретный способ зависит от того, что именно было отправлено и принято ли сообщение СФР.
Если ошибка касается только внутреннего реквизита в 1С, который не был отправлен в СФР, достаточно исправить данные в программе. Если ошибка уже ушла в СФР, обязательно оформите корректировку.
Рассмотрим, какие документы лучше собрать, чтобы у работодателя было подтверждение выбранного порядка ведения трудовой книжки.
Такой комплект документов поможет подтвердить, что работодатель действовал добросовестно: запросил сведения, проверил статус работника, правильно оформил прием и передал сведения в СФР.
Соберем решение в простой рабочий порядок.
По поводу ведения трудовой книжки при приеме сотрудника отдельного дополнительного отчета, кроме ЕФС-1, обычно нет. Сведения о приеме, переводе, увольнении и других кадровых мероприятиях передаются через подраздел 1.1 ЕФС-1.
Если работник просит сведения о своей трудовой деятельности, оформите СТД-Р. Но СТД-Р не сдавайте в СФР, а выдайте работнику. Если работник сам хочет подтвердить сведения у нового работодателя, он может получить СТД-СФР через Госуслуги, СФР или МФЦ и предоставить ее вам.
Если работник подает заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку текущему работодателю, отразите это заявление в ЕФС-1. Если заявление было подано у прежнего работодателя, не дублируйте его как новое заявление текущей датой.
Обычные зарплатные, налоговые и страховые отчеты сдавайте в установленные сроки, но они не являются специальными отчетами именно по выбору способа ведения трудовой книжки.
Если сотрудник не помнит, писал ли заявление на ведение трудовой книжки, сначала выясните его статус документально. Попросите бумажную трудовую книжку и проверьте последнюю запись. Если есть запись о переходе на электронную трудовую книжку, бумажную книжку больше не ведите. Если записи нет и бумажная трудовая книжка действующая, продолжайте ее ведение. Если книжки нет, попросите работника получить СТД-СФР или уточните порядок проверки через СФР.
В любом случае оформите прием в 1С документом «Прием на работу», установите флаг «Отразить в трудовой книжке» или «Отразить трудовую деятельность» и сдайте ЕФС-1, подраздел 1.1, с мероприятием «ПРИЕМ» в установленный срок. Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, бумажную трудовую книжку не заводите и заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не берите.
Если работник подает заявление о способе ведения трудовой книжки именно вашему работодателю, зарегистрируйте его в 1С через раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» и отразите в ЕФС-1. Если заявление было подано прежнему работодателю, не создавайте новое заявление текущей датой без фактического заявления работника.
Краткий ответ: при приеме сотрудника сдайте ЕФС-1 по приему. Дополнительный специальный отчет по ведению трудовой книжки не сдавайте. СТД-Р выдавайте работнику только по его заявлению или при увольнении, если бумажная трудовая книжка на него не ведется. Для уточнения прежнего выбора используйте бумажную трудовую книжку, СТД-СФР или официальный порядок обращения в СФР.
Информация носит справочный характер